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公司法律顧問應經常對公司财務風險把控做出提示

文/王良其

“僅懂得法律的律師,無疑是法律的白癡。”作為公司常年法律顧問,應當經常對公司高管及财務人員發出财務風險控制提示。

一.公司應杜絕違規承包經營。特别是違規進行内部承包;杜絕發包後放任管理,派出财務人員以加強财務制度及管理;堅持由公司總部統一結算、總部采購或由總部統一對外支付,嚴格控制分公司賒欠原材料;對人員、特别是農民工工資要加強管理,要建立人員花名冊台賬制度,并監督工資按時發放。

二.付款要有依據。既要對訂立合同、合同履行情況進行審核,又要對憑證單據的真實性、合規性進行審核,同時還要對領導審批、付款至在合同中約定的賬戶進行審核。

三.收款、收入要入公司統一收款賬戶。公司安排的收款人領用收據或發票應實行嚴格登記核查制度,而且在訂立合同時應将收付款銀行賬戶寫在合同文本上。

四.公司應加強對資産特别是資金的管理。堅持日清月結,賬實相符,包括現金、銀行存款、票據等有價證券;固定資産管理;不定期檢查,實行内部輪崗。

五.彙票管理。公司财務人員要特别注意這些有關彙票事項:有價證券;文義證券;無條件支付;背書轉讓;随時貼現;遺失可公示催告但不可以挂失;按現金管理。

六.防止利用彙票詐騙。收到彙票時,可送至銀行确認彙票真僞及有無被人民法院公示催告;即時提示兌付;公司内部建立票據備查賬制度;票據背書過程中要請接收方出具收條;收取彙票時應當加蓋與公司發生真實交易的購買方背書印章;簽訂合同時應約定“遇到惡意挂失或遇人民法院公示催告時,供貨方有權向購買方追索貨款”等内容條款;加強内部管理,制定背書、到期提示兌付制度流程;盡量收取銀行電子承兌彙票。

七.應收賬款管理。公司對應收款應向債務人詢征核對,及時清欠;對于長期不能收回的應收賬款進行賬齡分析,必要時應通過訴訟清收。

對于公司滾動開展的業務,應加強合同管理并逐一編号;業務人員要定期與客戶對賬,每三個月内至少有一次對賬,并由合同雙方書面确認;逐筆核對,并與每份合同進行一一對應,不允許全部業務“打包”裹在一起滾動;餘欠款由公司集中處理,不宜由各部門各自處理。

八.股權、資産處置。公司股權、資産依公司章程規定處置,并辦理批準程序。批準程序一般包括股東會決議處置;董事會或總經理辦公會決定處置;國有資産或股權報國資委審批。

九.審慎對外擔保。除公司章程有規定外,對外擔保要經過公司股東大會批準。

十.加強印章管理與使用。公司印章應安排專人保管、分别保管,并達到“任何一人動用不了任何資産或資金”的印章使用控制标準;業務人員不得保管印章;落實公司印章不出門制度。

十一.防止職務侵占、商業賄賂、挪用資金。防止員工私收業務款,業務人員變動及時告知業務單位;防止僞造業務單據,加強内部審核;私收回扣、挪用資金歸個人使用超過三個月未還的、從事營利活動的、從事非法活動的,要依法向公安機關報案處理。

十二.公文管理。對于收文,每一件都應有人負責處理完畢;對于發文,實行定稿審查和審批制度;對于空白介紹信,嚴格實行編号管理,領用人登記、領導審批。

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