工程項目文件資料的管理包括公司發文、項目對外收發文、418#文件所覆蓋的技術資料、其他質量記錄等四個方面的内容。
項目資料員在項目技術負責人的領導下,具體負責文件資料的管理工作。
項目各專業工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目标是技術資料真實同步,達到長城杯的資料要求;非技術資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、标識明确、裝訂整齊。資料的填寫應做到字迹工整、簽字齊全,符合《XXXXXXX技術資料管理規定》的要求。
二、項目技術負責人應定期檢查各專業工程師内業資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進行内業工作評比、獎優罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術資料要求:
1、項目總工組織各專業工程師和資料員學習418#文件。
2、各專業技術資料由本專業工程師負責收集整理。每月月底将本月技術資料移交項目資料員。
3、項目資料員負責技術資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應按《XXXXXXX技術資料管理規定》的标準來做。如果技術資料不符合要求,資料員做以詳細記錄交給專業工程師,專業工程師應及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規定之外,其它質量記錄由資料員統一管理。
五、各業務口收集、整理本專業質量記錄,定期報送資料員處。資料員進行分類歸檔。
公司發文管理制度
一、對公司發文進行分類收存,類别為黨群類和行政類,行政類分為質量體系文件和非質量體系文件兩類。
二、公司發文由項目資料員統一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件後,根據文件歸屬類别是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單後分别送項目經理或項目書記。項目經理或項目書記學習之後,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員範圍,由資料員送各相關業務人員學習。各相關業務人員必須認真學習文件内容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或學習後,項目的文件資料由資料員統一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分别存放,資料盒内應編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行标識,并單獨存放,同時在原收文記錄上标明作廢存放處或銷毀日期。
六、質量體系投入運行後設立的項目經理部,要及時到企管部申請領用《質量手冊》、《質量體系文件彙編》和《現行有效的受控的質量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關部室補發。
七、項目經理部調出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位後,需要時再要求配發。《質量手冊》、《質量體系文件彙編》的持有人變更後,繼任人應及時安排到企管部辦理文件執有變更手續。
有話要說...