行政管理費用控制制度：預算、 接待、差旅、車輛費用、報銷單規範

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01 行政管理費用預算制度

02 接待費用控制制度

03 差旅費用控制制度

04 車輛費用控制制度

05 費用報銷單填列規範

行政管理費用預算制度

第1章 總則

第1條 為嚴格控制公司行政管理費用開支，确保公司經營利潤目标的實現，特制定本制度。

第2條 本制度所指的行政管理費用，包括辦公費、修理費、租賃費、物料消耗、郵電費、物業管理費、水電費、總務費用、車輛費用、宣傳費用、會務費用、書報雜志費、檔案工作費用、業務招待費、差旅費、交通費、常年顧問費、工資性支出、董事會費、監事會費等，還包括除生産部、銷售部之外的各部門根據其職能制定的費用預算。

第2章 編制年度行政管理費用預算

第3條 行政管理費用預算堅持以編定支，根據實際工作需求，實行總量控制。

第4條 行政部在每年年初，彙總各部門編制的年度費用預算草案，根據上年度行政管理費用開支的實際情況，結合本年度的費用預算計劃、工作目标、人員配置、消費水平等因素，編制年度行政管理費用預算。

第5條 行政部将“年度行政管理費用預算”報經行政經理審核，審核通過後，提交财務部試算平衡，再報經總經理審批，批準後形成正式的年度行政管理費用預算。

第3章 年度預算執行與費用使用

第6條 行政部在财務部的配合下，編制年度分季度用款計劃，報經行政經理審核，總經理審批。

第7條 行政部根據年度分季度用款計劃，向财務部申請撥款。每項用款均須權限責任人審核，預算外用款須經總經理審批。

第8條 财務部根據行政部的季度用款計劃和上月财務會計報表，結合行政部的業務、資金結存情況予以撥款。

第9條 行政部領取撥款後，應按照資金性質分别設立經費存款和其他存款賬目，在其賬目下進行用款登記。

1．經費存款賬目主要用于登記預算内資金結算項目。

2．其他存款賬目主要用于登記預算外資金結算項目。

第10條 行政管理費用使用部門有權經合法程序按照預算使用費用，對于必須發生的超預算費用有權提出申請，行政部對超額行政管理費用的支出有否決權，超預算費用支出必須由總經理審批後方可支出。

第11條 各單項行政管理費用原則上專款專用，不得随意超支。

第12條 行政部按季度向财務部報送行政管理費用執行情況報表，财務部對行政管理費用使用情況進行監督，當經費使用達到預算計劃的80%時，由财務部發出“預警通知書”。

第13條 行政管理費用預算執行的超額和節支情況與行政部員工績效考核挂鈎，作為獎金發放的考核指标之一。

第4章 總結與改進

第14條 行政部與财務部進行對賬，确保賬賬相符、賬實相符。

第15條 行政部在年底對費用使用情況進行彙總、計算，對比預算與實際費用的差異，查找差異原因。

第16條 行政部總結費用預算執行情況，根據差異原因制定工作改進方案，形成行政管理費用年度預算執行報告，上報行政經理審核、總經理審批。

第5章 附則

第17條 本公司原有規定與本制度定相抵觸時，均以本制度為準.

第18條本制度自發布之日起實施，解釋權歸行政部所有。

接待費用控制制度

第1條 為規範本公司公關接待工作，維護與提升公司形象，特制定本制度。

第2條 本制度所指的接待是指公司對以建立、維護良好關系或重大業務談判為目的，來訪的政府機構、相關公司、客戶、社會團體等的接待。

第3條 财務部根據年度經營預算核定部門接待費用總額，由接待部門分解月度支出額度。

第4條 行政部對接待對象的類型進行區分，并根據公司相關規定，按照接待對象的類型确定接待标準。

第5條 接待對象區分的依據為對方組織對本公司的影響程度及接待對象在對方組織中的地位。具體接待标準如下表所示。

業務規格和接待标準一覽表

第6條 A級接待方案應提前7個工作日拟訂，B級接待方案應提前4個工作日拟訂，C級接待如來不及拟訂的，可進行草拟或口頭彙報。

第7條 陪同來訪人員用餐時，如來訪人員人數在10人以下，本公司作陪人員不得超過3人，如來賓人數在10人以上，每增加5人，則增加1名本公司陪同人員。

第8條 對重要來賓應設立接待卡，詳細記載其愛好、興趣等信息。

第9條 行政部根據接待對象确定接待标準後，填寫接待費用申請單，申請單内容應包括接待費用額度、接待對象、接待原因、接待工作的時間、地點安排等内容，并将申請單上報行政經理審核。

第9條 行政部根據審批通過的接待費用額度和接待方案，編制接待過程各項費用項目的費用計劃，加強對接待費用的控制。

第10條 接待費用項目包括餐飲費、交通費、住宿費、娛樂費、禮品贈送費、車輛使用費、鮮花、水果、飲料等購置費、筆、墨、紙張費用等。

第11條 财務部根據接待費用預支申請單，對比已審批通過的接待費用額度，暫支接待費。

第12條 接待工作結束後3個工作日内，行政部根據實際發生的接待費用支出情況填寫接待費用報銷單，并附上發票或其他憑證，向财務部提交，經财務經理審核後予以報銷。

第13條 财務部根據年度經營預算核定接待費用總額，超額部門由部門經理承擔。

第14條 如接待費用超出接待标準，超額部分由部門經理承擔。

第15條本制度由行政部會同财務部制定，經總經理批準後實施。

差旅費用控制制度

第1章 總則

第1條 為規範本公司差旅費用使用标準，嚴格控制差旅費支出，特制定本制度。

第2條 本制度适用于對公司所有員工差旅費用的控制。

第2章 交通費用控制

第3條 行政部應根據業務的重要程度、緊急程度、出差地點、員工職級等因素為出差人員選擇交通工具。

第4條 出差人員交通工具使用情況如下表所示。

出差人員交通工具分類表

第3章 住宿費用與補助費用控制

第5條 公司員工因出差情況和出差人員的差别，制訂不同等級的住宿級别。

住宿級别标準

第6條 公司員工在不同地區出差，住宿補助費用補助标準如下表所示。

住宿費用補助标準

第4章 差旅費報銷控制

第7條 出差人員在出差返回後3個工作日内，填寫“差旅費報銷單”，經部門領導簽字後，上報财務部審批、總經理審核，審核通過後，予以報銷。

第8條 員工出具的票據應按時間順序粘貼在“差旅費報銷單”背面。

第9條 報銷票據的正規性與合法性要求如下表所示。

報銷票據各項要求

第10條 如員工超過7個工作日未進行報銷，行政部催辦無效的，财務部可通知人力資源部從員工本月或下月薪資中先行扣除。

第5章 附則

第11條 本規定由行政部負責制度與修訂工作，其解釋權歸本公司所有。

第12條本規定報總經理審定後，自年月日起實施。

車輛費用控制制度

第1條 為加強本公司對車輛費用的管理，提高車輛使用效率，降低車輛使用成本，特制定本制度。

第2條 車輛費用是指公司用于公務車輛使用和保養方面的各項支出，具體包括油耗費、維修保養費、洗車費、車險費、停車費、橋路費、審驗費及其他相關費用。

第3條 行政部應按照以下做好車輛費用總額控制工作。

1．用車人提出用車申請，經部門經理批準後，提交行政部，由行政部負責派車。

2．司機根據行政部的派車指示，填寫“出車單”，并與用車人共同在“出車單”上簽字确認。

4．行政部彙總、核定各部門車輛費用剩餘額度。超過額度的，應提醒部門主管，車輛費用由部門自行承擔。未超過額度的，由财務部負責複核、報銷。

第4條 本公司中高層管理人員在辦公常駐地的日常車輛費用标準如下所示。

本公司中、高層管理人員日常車輛費用标準一覽表

第5條 為有效控制油耗費用，行政部車輛管理人員應采取以下控制措施。

1．出車前，司機至行政部領取汽油卡，行政人員根據本次出車的大概曆程供應汽油卡。

2．司機在行車途中用油，司機應在發票背面注明行車起始路程，行政部根據裡程表、加油時間、數量、用車記錄進行複核。報銷時，應首先由車輛使用人簽字，提交行政部審核後，按票據報銷的相關規定進行報銷。

3．行政部每年對不同車輛的使用年限、車輛狀況等影響油耗的因素進行檢查，核定百公裡油耗，司機在用車時，按照行使路程結算，節約歸公，超額自負。

4．行政部定期對司機進行培訓，講解降低耗油量的有效技巧。包括平穩起步、适度熱車、高檔低速行使、按經濟時速駕車、巧借剩餘力、避免發動機空轉、禁止超載行使、嚴禁輪胎氣壓偏低等。

第6條 為有效控制車輛維修費用，行政部車輛管理人員應采取以下措施措施。

1．司機一經發現車輛發生故障，應立即填寫“車輛維修保養單”，上交行政部，行政部在半個工作日内，對車輛進行故障分析，确定是都需求維修、維修項目及維修費用限額。

2．行政部根據車型、維修項目，采用詢價的方式确定車輛送修的廠家，填寫“送修單”，上報行政經理審核。

3．由司機将車輛送至制定廠家進行維修，維修結束後，由行政部對維修車輛進行鑒定，經檢驗合格後，收回更換的舊部件，在維修廠家的單據上簽字。

4．車輛在駕駛途中發生故障需要維修時，司機與行政主管聯系後，就近進行車輛維修，并保存好票據。

5．有以下情形之一的，由司機自行承擔維修費用。

（1）由于司機使用不當或疏于保養，造成車輛損壞的。

（2）未通過行政部對車輛使用情況檢查的。

（3）司機因違反交通規則被交管部門罰款的。

第7條 保險費、橋路費根據司機或用車人提供的合法發票，每月彙總報銷1次，行政部根據派車記錄進行複核。

第8條 在車輛費用借支時，應遵循以下規定。

1．車輛因故需要借款時，由行政部主管填寫“借款申請單”，報經行政經理審核後，到财務部借支報賬。

2．入職滿一年的司機，每年年初可于财務部領取200元的車輛費用備用金，用于緊急情況下的加郵費、維修費、停車費等日常費用的支付。

第9條本制度由行政部負責制定與解釋工作，報總經辦審議通過後，自頒布之日起實施。

費用報銷單填列規範

第1條 為規範費用報銷單的填寫和票據粘貼，規範公司報銷流程，特制定本制度。

第2條 填寫報銷單字迹工整、清晰，金額不得塗改，凡需填寫大小寫金額的單據，大小寫金額必須相符，相關内容填寫完整。

第3條 費用報銷單必須用藍、黑鋼筆或簽字筆書寫，不可使用圓珠筆或鉛筆書寫。

第4條 有以下情形之一的票據财務不予報銷。

1．内容填寫不全，字迹不清或有明顯塗改迹象的票據。

2．無财務專用章的白條票據。

3．數量、單價、金額不明确的票據。

第5條 費用報銷單的具體填寫說明如下。

1．在“報銷部門”處填寫所屬部門——行政部。

2．日期如實填寫報銷時的日期，單據及附件填寫所附單據張數。

3．“報銷項目” 處填寫費用支出的用途，按不同項目分列填寫，在摘要裡可以填寫詳細内容。

4．“金額”處填寫實際發生金額，金額前加上人民币符号“¥”

5．“合計”處填寫阿拉伯數字，“合計”此行上方有空欄的，由左下方斜向上劃對角直線注銷。

6．“金額大寫”此處填寫合計的大寫金額。若報銷金額為千位數時需在萬字前畫圈，圈内打叉，以此類推，若千位數有數值，而百位數為零，需在百位數前寫零。

7．在費用報銷單右下角的“報銷人”處由報銷人簽字。

8．“原借款”與“應退（補）款”處，隻有在屬于沖銷借款時才填寫。

第6條 所附發票應真實、合法，擡頭應為公司的全稱，不要簡寫或漏字多字。

第7條 票據粘貼在粘貼單上，用膠水粘貼。票據粘貼要求平整不要遮蓋左邊裝訂線，粘貼後不能超過粘貼單的範圍。票據分類粘貼并方向朝上。票據粘貼順序和報銷單封面所列的項目順序一緻。

第8條 報銷市内交通費時需在車票背面寫清時間、起止點、事宜。

第9條 發票由後往前貼，先貼小張發票，後貼大張發票，小張發票在下，大張發票在上。

第10條 如果發票量大，要分門别類，按規格大小粘貼。加油票、的士票、火車票、飛機票等，均應在分類後，按照先小後大的原則粘貼。

第11條 發票應按照報銷粘貼單大小疊好。

第12條本細則自發布之日起實施，解釋權歸行政部所有。