内審幹貨——合同台賬管理審計，事項雖小但也值得注意
ID：内審師修行與實戰
實際業務中的問題
你能相信：一家老企業，從來沒有做過合同台賬嗎？
不審計不知道，以為集團下屬所有公司都是統一的合同台賬模闆，因為集團财務是集權式，大多的合同台賬也都是财務部門在設計和使用。
但審計過程中發現，真的就有公司沒有設置合同台賬，甚至合同清單都沒有，更不完整。
比如，一家商業公司和建築公司下屬的一家子公司，都是十多年的老企業，但是從來沒有做過合同台賬，甚至不知道有這東西。
如果不是在進行其他審計時，需要合同台賬信息，還真不知道他們壓根兒沒做過台賬。
再加上，各公司台賬模闆不一樣，不是缺這兒就是少那兒。
于是一咬牙，就拟定了一份專項審計計劃：合同台賬管理審計。
事實上，大多公司對于合同台賬，并沒有嚴格和明确的制度要求，也沒有規範統一的模闆，都是各公司财務或專業口自己做的。
所以，審計依據不多，可參照的标準也不甚明确。
但是，為了規範業務，提升效率，改善管理，還是做了審計立項。
出幹貨吧！
問題1：沒有設立台賬
沒有台賬就沒有日常的合同關鍵信息維護，就缺少合同執行節點管控力度（财務和業務部門），更不利于合同付款審核，和不利于信息共享。
可能很多人說：我們已經上了成本和收入系統，不需要單獨建立手工台賬了。
我們要明确一點兒，業務系統的合同内容是基本業務需求的，系統内的數據不利于及時使用，再說，系統内數據的查看更為複雜，也需要更多的權限設置。
總之，不能因為業務系統内有合同信息就放棄設置合同台賬，除非你有專門的合同台賬軟件。
問題2：把“台賬”與“清單”弄混淆
明明是《合同台賬》，硬生生地做成了《檔案清單》，非指着清單稱之為“台賬”。
我們要先明确什麼是台賬？
台賬是一套流水賬，是需要及時更新和登記的，作為合同台賬，并不是把合同名稱一寫就完事兒了。
它必須包括各節點的付款信息，支付一次，或開一次票就要登記一次。
台賬的價值是信息的及時共享，在有部門和人員咨詢時，能夠及時提供他們所需要的信息。
雖然我們不要求把所有信息都弄進台賬裡，但最基本的信息必須要有。
比如：日期、名稱、主體、編号、金額、付款時間節點、實付金額和支付方式、保證金、履約保證金、備注等。
而不是，隻記錄個合同名稱就完事了，那隻能算檔案清單，而不是台賬。
問題3：合同名稱千篇一律
最讨厭一些人在登記合同台賬時，把合同名稱登記成一模一樣，比如：采購合同、招商合同、廣告合同。
你去查合同時，根本分不清哪個是哪個兒。
他們會說：“你可以看乙方名稱啊！”
關鍵他媽的合同台賬内的乙方，不是合同主體中的乙方，而是一個自然人名字。
因為習慣上，他們平時都用乙方老闆或對接人的名稱來登記乙方。
問題4：不含稅點
在營改增之前，是不要求這一點兒的，但營改增之後就不一樣了。
合同台賬内，你總得分清是專項發票、普通發票，稅點是1%，3%,6%,9%,11%或13%吧，總不能讓人再去查發票才知道是稅率多少吧？
問題5：不含合同的收付款節點兒
如果是成本類的合同台賬，其實可以不登記應付款的節點，因為好多是按實際進度來支付的，但是各節點的标準要在台賬内顯示，實際支付的節點一定要包括時間、金額和方式；
如果是收入類的台賬，尤其是租金收取，首付分期款的收取，這些必須設計各個應收節點和實收節點，并且要計算出逾期違約金。
問題6：質保金和履約保證金
這些都屬于合同的經濟條款，最好都納入到合同台賬中，有利于審核各項收支。
問題7：應區别開票金額，和實際收支金額
很多時候，并不是開了多少發票，就一定會收支多少錢，好多是要挂應收應付款的。
所以，台賬内最好區分開票據金額和實際金額。
問題8：合同台賬模闆
我們審計之後，要求集團統一合同台賬模闆，說實話，由于集團名下業務類型差異較大，有地産開發公司、建築公司、商業公司、勞務公司、教育公司、農林公司、廣告公司、服務商留公司、制造加工廠等。
跨行業，跨業務過于明顯，所以，也不合适隻出具一套合同台賬模闆。
合同台賬模闆的最大用戶，是财務部門。
最終，隻得讓不同領域的财務人員，根據各自業務需要，設計自己的台賬。
于是，出現了這麼一種情況：
要麼是台賬信息量過大，做一個總表，後面鍊接各個分表（有人覺得這樣的好用，而事實上，大多數人覺得不好用）。
要麼隻做一張台賬表，所有信息都填列在裡面。
因為關鍵信息都有，我們也不好要求他們必須保持一緻。
但是，我們需要提出一個台賬設計原則：關鍵信息必須有，要盡量簡單易用，可共享，可理解。
問題9：手工登記錯誤
手工台賬，總是避免不了手工登記錯誤，包括名稱、金額、各節點數據等等。
這需要我們抽取一部分合同查看具體的合同信息，以及付款信息。
當然也有其他的一些問題，就不細說了。
結語
雖然合同管理台賬很有用，但并不是所有人都覺得它有用，甚至有人覺得它是累贅。
小編不認為不做合同台賬就是錯誤的，也不認為台賬做得非常詳細就是好的。
仍舊是：與公司規模和業務需求相匹配為佳。
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