6條幹貨建議！讓你的審計報告更有影響力
如果問及内部審計人員寫審計報告的理由，有些人可能會說，這是為了溝通審計業務的目标、範圍和結果；也有人可能會說，這是為了描述審計發現并提出改進建議。我認為，寫内部審計報告的最終目标，不是描述我們的發現或提出改進建議，而是為了說服讀者采取行動。
影響讀者采取行動是必要的。然而，并不是所有的内部審計人員都能意識到，不同寫作風格對實施乃至及時實施糾正措施有關鍵影響。報告的内容讀者很輕易可以獲知，但激勵讀者采取行動的因素是寫作風格。例如，當年美國陸軍作過一個測試，使用兩個不同版本的業務郵件要求收件人執行相同的任務，結果顯示，那些收到認真撰寫并極具感染力郵件的收件人，在收到郵件當天就完成任務的概率是對照組的兩倍。
在我作為内部審計人員的職業生涯中，我編寫或編輯了數百份内部審計報告，其中一些是好的，另一些則可能需要進行新一輪的編輯。下面這些建議，可以幫助大家有效提升審計報告的影響力——它們不僅會改變報告閱讀者的觀念，而且會發出行動的号召，從而達到目的。
1.讓報告變得更為簡短
如果你看過司法部檢察長(IG)關于聯邦官員如何處理希拉裡·克林頓(Hillary Clinton)在擔任國務卿期間使用私人電子郵件服務器的調查報告，你就會發現它與一般的内部審計報告截然不同。它超過25萬字的内容，而建議部分直到500頁左右才開始。
我既不評論這份報告的調查發現，也不讨論與這一事件相關的政治。作為一名前檢查官，我能體會到司法調查對細節的需要。審查的範圍令人生畏，問題很複雜，業務的每個領域都充滿了争議。但是，一定要尊重讀者的需求，對于一個大型的IG調查适用的風格，可能并不适合于内部審計部門。花了整整一個晚上嘗試(也失敗了)閱讀IG報告，讓我想起了偉大的溫斯頓·丘吉爾(Winston Churchill)的名言:“這份報告篇幅很長，可以使自己遠離被閱讀的風險。”
内部審計人員可以吸取的教訓:(1)内部審計報告僅僅在滿足利益相關者需求時才最有說服力;(2)如果我們用太多的信息漫灌讀者，那報告的影響力就會變小。報告中的每個單詞、每個思考甚至整個句子，如果不能直接說明問題，就應當考慮删掉它。
2.讓報告變得更加平實
最好的内部審計報告是用更平實的詞語來表達更繁雜的觀點，而不是用更繁雜的詞語表達更平實的觀點。當我們使用清晰、直接和熟悉的語言時，我們的文章最有說服力。這并不意味着讓我們的報告變得“膚淺”;平實的語言意味着清晰有效的溝通——與法律術語相反。正如我在之前的一篇博文《内部審計報告中不該說的十件事》中提到的。如果這十件事聽起來讓你印象深刻，意味着你的報告可能需要重寫。
令人信服的證據表明，通俗易懂的語言更容易在更短的時間内被人閱讀、理解和關注。1989年，美國海軍對軍官進行了一項調查，他們閱讀的商務備忘錄要麼是簡明平實，要麼是官僚作風。結果顯示，看到這份平實易懂備忘錄的官員們：
明顯有更高的理解力。
閱讀時間減少了17%到23%。
覺得沒必要再讀一遍備忘錄。
許多内部審計師使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid等級測試等工具來确定他們的報告是否可讀。這些測試可以在網上免費獲得。如果你使用Microsoft Word準備報告，你也可以選擇在檢查完拼寫和語法後顯示有關閱讀水平的信息。
内部審計人員可以吸取的教訓：在營銷材料中，很少看到官僚主義語言或法律術語，這是有原因的：平實的語言能更好地推銷觀點。即使你所有的利益相關者都有能力閱讀和理解博士論文，這并不意味着他們想去讀這類文章。如果你的文章既不浮誇，又沒有不必要的繁複，更非充滿了技術詞彙，那麼你的文章更有可能具有說服力。
3.讓報告的重點更加突出
我們需要讓忙碌的高管們更容易閱讀、吸收并根據我們的工作成果采取行動。讓報告變得更為簡短是有幫助的，但我們還必須組織我們的報告，讓最重要的觀點脫穎而出。
消息樣式的标題、副标題和标注框可以吸引他人注意到報告中最重要的信息。不要猶豫使用例子、表格、顔色、圖表或圖片來修飾和強調重要的問題。還可以考慮使用内容摘要、目錄和/或索引來幫助讀者輕松地在報告中找到信息。對于較長的報告，内容摘要是必不可少的。
内部審計人員可以吸取的教訓：不同的利益相關者有不同的需求，我們需要幫助每個讀者快速訪問到他們需要的特定信息。如果關鍵信息被細節所淹沒，我們的文章就不會有說服力。
4.不要忽視細節
曾經收到過包含拼寫或語法錯誤的簡曆或商業計劃書嗎?對于發送這類郵件的個人或公司，你可能會三思而行。審計報告也是如此。如果文章中出現拼寫錯誤、語法或标點符号錯誤，讀者可能會覺得你不注重細節，更糟糕的是，他們會認為你的工作不夠認真。哪怕隻是一個小小的錯誤，都會對你的可信度造成負面影響。這可能不公平，但如果你的報告中有錯誤(粗心或其他)，你理性的論點可能會落空。
内部審計人員可以吸取的教訓：注重細節。如果你因為忽略了最基本的東西而失去了信譽，你就很難有說服力。
5.語言更加客觀公正
我們都試圖不帶偏見，但有時我們忽略了我們的話的含意。如果我們想讓讀者接受我們的想法，我們的語氣需要客觀——即使我們傳達的是負面信息。
在《清晰、影響、速度：提交重要的審計報告》(Clarity, Impact, Speed: deliver Audit Reports That Matter)一書中，我的好朋友薩莉·卡特勒(Sally Cutler) 提供的以下幾個例子，從管理層的角度來看，可能會顯得不必要的偏見或負面影響。
偏見和更負面的表達:
-審計客戶未能編制文件以證明符合政策。
-接受詢問時，經理們對供應商核查過程給出了相互矛盾的解釋。
無偏見和更積極的表達:
-未能提供證明文件以證明該政策的符合性。
-管理人員對供應商驗證過程有不同的解釋。
内部審計人員可以吸取的教訓：我們無法通過讓别人感到敵意或防禦來說服别人。如果我們的報告看起來有偏見或不公平，客戶很可能會忽視我們的存在。
6.記住5C法則
IIA的專題研究《編寫審計報告》針對意見和建議描述了5C法則：
-标準(應該是什麼)。
-條件(當前實際狀态如何)。
-原因(兩者存在區别的原因)。
-後果(當前條件的影響後果)。
-糾正行動計劃/建議。
即使你使用了5C法則，你的報告也可能沒有說服力。但是如果沒有這五個C，你成功的幾率就會直線下降。你對潛在後果的描述尤其重要：一句表達嚴謹的“這将導緻……後果”，表明誰将受益，他們将如何受益，以及為什麼受益。通常，如果用面向業務的術語描述結果，使用可度量的元素和特定的時間框架，說服力就會增強。例如，如果金錢、安全或程序完整性受到威脅，您就應該這樣說。
我的這些建議，可以讓内部審計報告更有說服力。相信您還有其他建議。期待您的觀點。
作者：理查德·錢伯斯
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