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時間管理

(一)原則

1、思考和記憶分離

大腦是用來思考的,不是用來記憶的,用專門工具做記憶

思考外部化,把實時的思考記錄下來,可以有效的防止思考中被打斷導緻的思路中斷

2、規劃和執行分離

規劃完成後,就專注執行,不要再想規劃的事

兩種方式

  • 一種是先做短期規劃,然後執行,再做短期規劃再執行

  • 一種是先做長期規劃,然後執行,再調整規劃

3、核心:盡量壓縮一切必須做的事情,盡力騰出時間去做長遠、價值高的事情。

4、工具:把所有信息彙總到一個平台上,降低觸及的操作成本。

(二)工具

工具:日曆+清單+番茄工作法

設置清單

  • 收集:存放新增加的事情

  • 行動:必須自己完成的事情

  • 思考:需要思考的事情

  • 跟進:安排給别人做的事情

  • 項目:一段時間内的重點項目

  • 夢想:自己的中長期目标

  • 舍棄:不重要,沒時間去做的事情

任務分發流程

  • 1、所有新增任務收集——>收集清單。

  • 2、非必須做的事情——>舍棄清單。

  • 3、必須要做的事情中,未想明白的事情——>思考清單,可以分配給别人的事情——>跟進清單,必須自己做的事情——>行動清單。

  • 4、當前階段重點項目的事情——>項目清單。

  • 5、符合自己的中長期目标的事情——>夢想清單。

  • 6、思考的結果或收集的信息——>收集筆記本。

  • 7、收集筆記本中的筆記,經過整合補充完善——>可遷移筆記本,需要執行的事情——>收集清單。

  • 8、重要信息——>工作日志。

自定義視圖:标簽+時間+優先級

(三)優先級

1、任務分類

第一類,當日重要的整體任務

  • 加工型:需要動腦思考

  • 操作型:不需要思考,直接做

  • 多任務的話,按關鍵鍊(管理學的概念),優先做會影響其他人後續工作的任務。

第二類,每天都完成一部分的長期任務

第三類,溝通對接型事務工作

第四類,其他事項

2、按狀态做任務

狀态好的做第一類任務

狀态不好的做第三類任務

每天留出固定的時間做第二類任務

(四)精力和時間塊

1、時間規劃

每天安排5小時的時間,并以15分鐘為一個時間塊,也就是每天會有20個時間塊。然後,安排任務時預估這個任務大概需要多少個時間塊,一旦填滿這20個時間塊,就視為這一天已經排滿了,接下來的事情就會安排到下一天。

2、時間記錄

在你進行任何活動,包括工作、查詢資料、看新聞、閱讀時,都給自己規定一個時間,告訴自己:我隻能花多少分鐘,時間到了,我就要去做下一個任務。将注意力完全聚焦在任務上,忽略掉其他的幹擾。

方法

  • 在切換任務前,瞥一眼現在的時間;

  • 為即将開始的任務(查資料、看新聞、刷朋友圈、刷知乎等)設定一個時間。這個時間不要太緊,應該允許有一定的盈餘,但也不能太松,否則會起不到壓力的作用。

  • 定一個鬧鐘。直到你已經習慣了這種方式,那麼,就可以把鬧鐘去掉。用内在對時間的感知(時間感),來指導自己的行動。

3、習慣

習慣的要素:暗示、慣常行為、獎賞

習慣不能被消除,隻能夠被替換

改變習慣的黃金法則——僅替換掉慣常行為,保留暗示和獎賞

4、技巧:冥想,持續一個習慣

(五)極簡高效時間管理流程圖

——做個朋友 ——

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