職場寫作：會議紀要的寫作技巧
會議在日常工作中十分常見，人在職場，難免要參加各種各樣的會議。
參加會議，一方面要認真做好會議記錄，另一方面作為會議的組織者，還要根據會議内容和精神寫出會議紀要，以便大家學習、貫徹和落實。
會議紀要，顧名思義就是對會議的記錄、總結、提煉，是一種記載、傳達會議内容和精神的文種，在政府部門和企業中常常被使用。作為職場新人，學會寫會議紀要至關重要。
一、會議紀要的基本要求
會議紀要是在會議記錄的基礎上概括、總結、提煉而成的，目的在于反映會議的開展情況，傳達會議的内容、精神和要求。
會議紀要既包括向上級彙報工作落實和進展情況，也包括向下級布置工作，還可以作為開展某項工作的重要依據，同時還可以存檔備查。
會議紀要的受衆可以是上級，也可以是下級。如果是上級，主要想通過會議紀要，了解下級單位和部門的工作進展情況，以及下級單位和部門對某些問題的看法和意見。如果是需要執行會議要求的平級或下級，除了想要了解某些事項的進展外，還需進一步明确下一步的工作計劃和要求。
在構思時，一定要根據會議召開的實際情況，認真總結每一位參會者的主要觀點和意見，列出會議議定的事項，作出的重要決定和決議。
在組織素材上，會議紀要需要明确會議召開的時間、地點、召集人、參加人員，還要記錄每位與會者的重要觀點和意見，會議達成的共識，會議明确的具體要求，會議作出的重要決定等。
二、會議紀要的特點
在撰寫和修改會議紀要時，要把握好會議紀要的幾個重要特點：
一是紀實性。會議紀要必須忠實記錄會議的宗旨、内容和決議，不能修改會議内容，也不能将自己的觀點、意見和主觀情緒帶進會議紀要，不能在會議紀要中評論觀點的正确與否。
二是真實性，會議紀要必須如實記錄每個人的觀點，不能隻記錄某一方觀點，或者隻記錄對自己有利的觀點。
三是紀要性，會議紀要必須在原始會議記錄的基礎上，經過加工整理、歸納總結、提煉凝結而成，隻列出主要觀點，不記錄具體細節。這是會議紀要與會議記錄的最大區别。
四是強制性。會議紀要形成的決議，包括對某個問題的看法、對某項工作的安排等，能夠指導實際工作，必須強制執行，嚴格貫徹落實。
三、會議紀要的撰寫
1.會議前的準備。召開會議前，一定要搞清楚會議召開的時間、地點、人員、主題和流程，初步了解與會人員的發言内容，做到心中有數。
2.開會時一定要做好會議記錄。詳細、準确、完整地記錄每個人發言的觀點，可以用錄音筆進行錄音，以便原汁原味地記錄會議内容。還可以用思維導圖将同類觀點記錄在一起，方便總結重點内容，快速形成各個議題内容。
3.會議紀要主要包括标題、會議的基本情況、會議的主要内容、結尾、落款和發送範圍等幾個主要部分。
4.會議紀要的标題要能清楚地反映會議的主要内容。一般有單式标題和雙式标題兩種寫法。單式标題一般用“部門名稱+會議名稱+會議紀要”的形式。如“XX公司項目管理工作會會議紀要”。雙式标題由“主标題+副标題”構成，主标題主要用來闡述會議的主要精神，副标題主要說明召開會議的部門、内容和文種等，如“貫徹落實職代會精神，推進企業管理再上新台階——XX公司企業管理工作座談會會議紀要”。一般的會議紀要多采用單式标題。
5.會議的基本情況。主要包括會議的時間、地點、主持人、出席人員、列席人員、記錄人等。這一部分内容，可以放在開頭，也可以放在結尾，可根據各單位會議紀要的常用格式來定。會議的時間和地點據實記錄，時間精确到具體幾點; 主持人一般是指會議的召集人；出席人員指參加會議并有表決權的人員；列席人員指參會但沒有表決權的人員；記錄人指從事會議記錄的人員。
6.會議的主要内容。這是會議紀要的核心部分，主要寫清會議研究的問題、讨論的意見、形成的決議、布置的任務、完成的目标等主要内容，也是各單位會後執行的依據。
根據會議特點和會議規模的不同，會議的主要内容一般有三種寫法。
第一種是集中概述法。就是将會議讨論的問題、與會者的觀點、會議議定的事項進行概括、總結、分類叙述，這種寫法适用于小型會議，讨論的主題比較單一，各方意見比較集中統一，便于執行。如果會議讨論了幾個主題，可以将幾個主題分條進行總結提煉。
第二種是分項叙述法。一般适用于大型會議或會議議題較多的會議。将不同議題分開來寫，先用幾個大标題提綱挈領地指出議題，然後再叙述與會者的觀點或形成的決議。這種寫法條理清晰，叙述全面，便于後續執行。
第三種是發言提要法。将每個人的發言内容進行歸納總結，将意見一緻或觀點相同的發言總結在一起，并提煉出觀點。這種寫法能夠如實反映每一位與會者的意見，清楚記錄與會者的主要觀點，在一些讨論性的會議上比較适用。
7.會議紀要的結尾。在總結歸納會議的主要内容之後，要在結尾列出會議達成的共識、形成的決議，提出貫徹落實的号召與要求，明确落實責任和完成任務的時間表。
8.落款和發送範圍。會議紀要的落款是會議的主辦機關或單位，成文日期寫在主辦單位之後。發送範圍包括抄報上級部門或上級領導，抄送與會的各個部門和會議涉及的相關部門，以及需要執行會議決議的下級部門。
9.語言文字風格。會議紀要需要忠實記錄會議的實際情況和每位與會者的觀點，語言要平實，文字要精練，以簡練、清晰的叙述為主，文字不宜過于華麗，層次不宜過于複雜。常用的表達方式有：“會議議定了……”“會議指出了……”“會議達成了……”“會議要求……”等陳述性的表達方式。
四、注意事項
會議召開前做好準備工作，及時了解會議的基本情況，不打無準備之戰。
會議召開時要做好記錄，重點把握會議内容和發言者的觀點。寫會議紀要不能遺漏會議的基本要素，不能把會議紀要寫成會議記錄。
會議紀要是對會議記錄的總結、歸納和提煉，要忠實于會議，不能摻雜任何自己的觀點或發表任何評論，不能擅自改變發言者的觀點。會議紀要在簽發前，一定要請與會人員會簽，以保證觀點的準确性。
會議紀要表達方式不能太過文藝，語言不宜冗長，不要長篇大論，不能夾雜感情色彩，不要出現晦澀難懂的語句，不寫與主題無關的内容。
會議紀要的發送範圍一定要嚴格控制，特别是一些涉及敏感議題的會議紀要一定要控制發送和知悉範圍。
會議紀要内容要重點突出、觀點明确、條理清晰、層次分明，不能面面俱到，切忌主次不分。不要忽視會議紀要的簽發流程。對會議紀要的落實情況要進行督促、檢查，确保會議紀要得到嚴格執行。
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