如果說記工作日志是員工自我的要求,那麼周報和月報很多時候是單位的要求。許多單位都要求員工必須按時報送周報和月報,以便領導更好地掌握工作進展情況,了解每位員工的工作狀态和工作績效。
周報、月報是員工對自己一周或一個月工作的總結和思考,是對下一步工作的安排和打算。主要用來向上級領導彙報自己的工作情況,受衆對象主要是單位領導或上級部門。
為什麼要用周報、月報?它們有什麼樣的存在價值?這可以從兩方面來考慮。
對領導來說,通過周報和月報,可以用最短的時間盡快了解下屬或團隊的工作進展情況,工作中存在的問題,需要協調解決的事項;可以及時向員工進行反饋,使溝通更加順暢,團隊工作效率更高。
對員工而言,通過周報和月報,可以及時報送自己的工作進展和工作狀況;反映工作中存在的問題和困難,以及需要上級領導協調解決的事項;同時還可以幫助自己進行自我反思,改進工作方法,優化工作态度,轉變工作作風,實現持續提升。通過報告的傳閱,還可以及時了解其他員工和整個團隊的工作進展情況,便于相互交流、溝通和學習。
周報的寫作要堅持四個原則。
一是以結果為導向的原則。周報注重結果而不是過程,要告訴别人你做成了什麼,而不是努力在做什麼。千萬不要寫一大堆自己的工作過程和自己付出的努力,而沒有什麼結果。這一方面是你自己心裡沒底或者感覺不自信,另一方面說明你沒有取得什麼成績。那種沒有功勞也有苦勞的想法是不足取的。領導工作很忙,對你的努力有時也心知肚明,沒有時間去關心你的過程,而更多地關注于你的業績。所以周報一定要簡潔明了,開門見山,談結果不談過程。
二是學會換位思考。要從讀者的角度去思考,用讀者能理解的語言、習慣的方式去寫。
如果周報隻面向領導,可以直接寫出團隊中每個人的表現,你對團隊的看法,團隊中存在的問題,改進的建議,也可以向領導請教經驗。如果團隊全體人員都能看到周報,可以重點寫工作進展情況、遇到的問題、如何解決等,千萬不要寫某個人的缺點和問題,最好私下裡進行交流和溝通。
三是運用“倒金字塔”原則。倒金字塔原理就是把最重要、最精華的内容放在最前面去說。周報要把最重要的内容放在最前面來寫,報告中的每一段也要把重點内容放在最前面。重要的内容可以通過小标題來體現,并按照重要程度對小标題進行排序,讓讀者首先看到最重要的内容。每個小标題下面的内容用來論證标題,可以列數據、舉例子、打比方,可以分析原因,指出影響。
四是要有摘要和導言。在主體部分之前,要寫一段摘要作為導言,簡潔清晰地點出報告的全部觀點,形成報告全文的縮影,讓讀者不必讀完整個報告,就可以了解報告的主要内容。
月報寫作與周報寫作相類似,隻不過把寫作的時間跨度從一周拉長到了一個月。
月報可以由周報加工而成,按照周報寫作的原則、角度、導向,把一個月内的所有周報内容進行彙總分析、合并歸納、加工處理,去掉一些不重要的内容和重複性的内容,就可以形成月報。
月報的綜合性比周報更強,重點更加突出。特别是對于一些時間跨度比較長的工作,每周的進度可能很小,但一個月進度就會變大,就需要找到最新的進度。
有些工作在周報中可能存在問題,但随着方案的提出,措施的落實,這些問題可能已經在一個月内得到了解決,此時就可以簡化這些問題,更多地去總結問題改進過程中的經驗和教訓。
總之,月報與周報相比,時間跨度更大,涉及的工作更多,綜合性也更強,所以不能隻是把幾份周報進行簡單地彙總,還應該進行有效地合并和精簡,合并同類項,去除重複項,描述出工作的最新進展情況。
事實上,将時間段放在指定的一段時間去考慮,就可形成這段時間的工作報告。日報、周報、月報、年報的形成就是這個道理。
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