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學習一本書的結構,清晰有效地傳遞信息


寫作與思維是密不可分的。從思維的層面談寫作,将使我們的思路更加開闊,在寫作的重點放在整體框架的構建上,更關注表達的邏輯性和準确性,更加符合職場寫作的特點和需求。

通過大量的實踐和練習,不僅可以使我們提高職場寫作的技巧,更能促進我們思維能力的提升和改善,這對于職場寫作而言,更具有非常重要的意義。

職場中最重要的一個場景就是信息傳遞,那麼如何實現職場中信息的高效、有效傳遞,是職場寫作的一個重要任務。


一、信息傳遞方式的變遷

古時,人們傳遞信息的方式主要有信件、飛鴿傳書、狼煙烽火、快馬傳遞及暗号等。這些方式比較原始,傳遞的效率也比較低。傳遞的準确率也不是很高。

在一些影視劇中,經常會出現一些橋段,将軍在外打仗,戰報總會以八百裡加急傳回京城。這種八百裡加急,就是以信使騎快馬的形式回傳,通常是換馬不換人。即便如此,這些戰報也會出現一些延遲。

後來電話、電報、電台的出現,使信息的傳遞更加快捷,一些戰争影片中,經常會出現這樣的鏡頭,指揮官在利用電話傳遞命令。而電台也成為戰争雙方争奪的焦點,破解密碼,保護電台,甚至為了保護電台犧牲生命。《永不消失的電波》《聽風者》等電影就反映了電台在戰争中的重要性。

随着科技的發展,手機的出現,打破了有線通訊的魔咒。電子郵件的出現,使信件得到了實時傳遞,QQ、微信等即時通訊工具的出現,更使人們信息交流可以随時進行,并且實現了看着對方說話。這些使信息傳遞變得更加快捷高效。

但是不是我們有了先進的技術,信息傳遞的速度、質量就高了,溝通交流的效果就好了呢?

那倒不一定。信息傳遞質量要想實現高效有效,必須在短時間内快速組織信息并有效傳遞。


二、信息傳遞的困境

在工作中,我們少不了要寫一些郵件,或起草一些報告,對某件事進行說明,或者對某個觀點表達自己的看法,或者提出自己解決某個問題的方案。

這就要求我們必須在短時間内快速理清思路,分析情況,組織語言,提出觀點,找出方法,并且能夠有效地說服别人。

然而在這個過程中,經常會出現下面兩種情況。

一是寫作過程中,大腦突然短路,腦袋裡一片空白,感覺毫無頭緒,完全理不清思路,不知道從何處落筆。

二是感覺自己文思泉湧,指點江山,激揚文字,揮揮灑灑寫了一大篇,結果領導看後極不滿意,打回去重寫;或者把郵件發給客戶後被告知:“對不起,我完全看不懂你想說什麼!”

為了避免陷入這樣尴尬的境地,我們就需要找到一種方法,快速搭建寫作框架,組織素材,最終能夠清晰明了地向領導、同事或客戶傳遞信息,準确表達自己的觀點或想法。

如何找到這種方法呢?最好的辦法就是讀書。

我們都知道,書是作者與讀者之間“神交”的橋梁,作者通過寫一本書,向讀者傳遞自己想要傳遞的信息,表達自己的觀點和思想。

讀者通過讀書,能夠從作者的表達中得到一些有效的信息,從而實現與作者精神的交流,信息的溝通和傳遞。


三、一本書如何傳遞信息

作者是如何通過一本書向讀者傳遞信息的?這個傳遞過程主要包括以下幾個步驟。

首先是“書名”,每一本書的封面上都有一個大大的、非常醒目的書名,這個書名可以告訴我們這本書究竟在講什麼内容。如果把整本書看作一篇文章,那麼這個書名就可以看作是文章的标題。

其次是“序”,序有自序和他序之分,自序一般是作者告訴讀者為什麼要寫這本書,它的前因後果是什麼。他序多是請一些有身份、有聲望、有影響的人,向讀者推薦作者,講述作者如何優秀,這本書如何寫得好。

再次是“目錄”,目錄其實就是整本書的骨架和結構。從目錄中,我們知道這本書是從哪些方面去寫的,都說了哪些方面的内容,書的結構是如何編排的。

最後是書的正文,這才是整本書真正的核心内容所在,是結構的細化過程,内容的充實過程,信息的傳遞過程。

當然還有些書有後記,這一部分是作者寫完整本書後的感受,或者是對寫作過程中得到過的幫助的感謝和感恩。

所以,我們可以參照一本書傳遞信息的方式,總結出通過寫作傳遞信息的方法。

首先設計一個準确的标題,然後寫一段序言介紹背景信息,最後搭建表達的框架。通過這三個步驟可以快速理清思路,組織語言,在短時間内完成一次高質量的書面表達。

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