如何組織一場高效的線上會議？8個步驟，6個建議
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疫情的發展，使得我們的工作生活方式乃至商業模式随之變化，許多線下會議也都轉為了線上，諸如騰訊會議等線上會議軟件的用戶呈幾何倍數增長。
在許多公司，線上會議通常是領導者非常擔心的事情之一，甚至很多公司的領導者聽到最多的就是“線上會議沒什麼用”。
但公平地說，面對面的線下會議也收效甚微。
會議時間太長，PPT資料過于繁多，發言人講話沒有重點，與會者參與感不強，每次會議結束都沒有解決實際問題等等，以上這些是很多人不喜歡開會的原因。
顯然開會這件事情不會立即消失，人們還是認可舉辦會議的價值和必要，隻是在會議的執行過程中，所有這些價值似乎都消失了。
在線上會議中，無效會議的弊端更加明顯，如果員工開完會後覺得“整場會完全可以用一封電子郵件解決”，那麼完全可以判定這是一場浪費大家時間的無效會議，也會影響參會人員對整個團隊的看法。
因此，我們有必要去了解如何規劃、開展一場有效的線上會議，并且合理地計劃、組織，以及跟進會議。
01 8個步驟組織高效的線上會議
02 改進線上會議的6個小建議 如果遵循了上述步驟，你的會前時間和會後的很長一段時間，都會被員工認為是有價值的。不過這裡還有一些小建議，可以幫助你更有效地規劃和組織線上會議。 1. 控制發言時間 所有會議真正有價值的地方都在讨論過程中顯現，線上會議尤其如此。一個人演講的時間過長，會讓團隊成員對會議抱有随意、輕視的态度，然後退出去做一些真正的工作，或者去玩手機。因此即使需要發言，你也要鼓勵發言人不時停下來提問，進行簡短的讨論，以重新吸引聽衆的注意力。 2. 鼓勵交流時互提姓名 說到吸引注意力，沒有什麼比聽到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些還沒有參與到談話中的人，讓他們感到自己被重視。但同樣要立好規矩，讓每個人在說話之前都先自報家門(如“我是XX，我們來聊聊……”)。這樣有助于讓發言者有存在感，并讓聽衆清晰明了，還能讓你更容易從參會者中找出誰在發言。 3. 從積極的事情開始讨論 開會和很多事情一樣，都會受到第一印象的影響，最先提到的事情更容易被記住。被記住的不僅有内容，還有情緒。因此以積極的态度開始，人們就會記住這是一次積極的會議。事實上甚至有研究表明，會議也有傳染效應，也就是說，如果團隊的領導者一開始就帶着正能量，那麼随着時間的推移，這種正能量和積極情緒也會傳染給團隊的其他成員。 4. 适當休息 以視頻會議為例，斯坦福大學開展的一項研究發現，視頻會議會擾亂我們的個人空間感，甚至引發恐慌反應。在視頻會議中，我們認為的某人在個人空間中的占比，很大程度上取決于他在屏幕上的臉的大小。大臉會讓人覺得别人離得很近，甚至會讓參與者産生類似于“打還是跑”的應激反應。而滿屏小臉看起來就像遠處的人群，而且全都在盯着自己。這兩種情況對我們的大腦來說都不是那麼舒服。 因此，在長時間的會議中，需要頻繁的休息來舒展身體、放松眼睛，或者分割屏幕，加入幻燈片和其他刺激大腦的視覺元素，這些都有助于減少視頻疲勞。 5. 拆分團隊 如果你的團隊太大，所有人都要參加線上會議，可以考慮留出時間進行分會場讨論。這樣可以提高每個人的參與度，防止過度分享者主導談話。隻要你能夠提綱挈領，注意到每個分會場裡的寶貴想法，并帶回主會場集中讨論即可。 6. 利用聊天對話框 理想情況下，對話框裡的讨論和滾動留言應該越少越好，以便參會者專注于會議。但總有一些時候，有人需要向主持人發送簡訊、即時共享資源，或者解釋他們不得不臨時退出的原因。上述情況最好能在聊天對話框中說明，而不是打斷讨論進程。
01 8個步驟組織高效的線上會議
以下便是組織完美線上會議的8個步驟，無論是團隊的第1次線上會議，還是第47次，你都可以參考它。
1. 帶着目标去規劃。 “定期開會的時間到了”并不是一個開會的充足理由，你還是要提前通知團隊成員開會事項。正确的目标會讓規劃過程更順利，因為參會者能對将要讨論的内容有真切的期望，并可以進行相應的規劃。 召開會議的其他可行理由還包括：對某個問題展開讨論、提出想法、做出決定，或者實時協作完成一份文件。每次會議隻針對一個目标，如果問題不止一個，你就該考慮組織兩次會議，即使在同一天也無妨。 2. 精簡參會人員。 不是團隊中的每個人都要出席所有會議，你每次發出會議邀請，其實都會妨礙他們處理真正想做的工作。請記住，1小時的9人會議的成本不是1個小時，而是9個小時。随着會議人數的增加，會議的有效性通常會下降。所以你要明智地利用員工的時間，參會者名單越短越好。 3. 制定合理的議程。 每次會議都應該準備一份議程，而且要正确合理。研究表明，僅有議程并不會改變任何人對會議有效性的看法，重要的是議程内容是否合理，以及會議是否按照議程舉行。 同時，議程不要使用太抽象的标題，而是用問題的方式呈現。例如，将“營銷問題”改為“如何在減少廣告預算的同時保持收益不變?”，或者是把“随便聊聊”改為“有哪些重要的信息需要分享?”。 問題式标題有兩個好處。第一，當你提前發布議程時，人們就有了相應的情緒基調。第二，問題式标題可以讓每個人都清楚會議是否真的有效。如果問題得到了解決，那就是一次真實有效的會議。 4. 提前10分鐘開啟會議通道。 善用會前時間有助于提升團隊關系。線下會議中，關系的建立可能是因為參會者能一起從工位走到會議室，也可能是因為他們提前到會議室聊天。而在線上，如果你準時開始會議，就無形中剝奪了團隊的社交時間。所以提前10分鐘開啟會議通道，并告知團隊可以随時進入。在這10分鐘，你還可以問一些問題，鼓勵參會者分享現實經曆。 5. 利用會議記錄。 每次開會應該指派一位記錄者來記錄會議的讨論内容。尤其要記錄下之前沒發現的問題、新的想法和決策，以及相應的解決措施。誰在哪個時間點說了什麼并不重要，重要的是要記錄下參會者提出了什麼想法，以及誰承諾對這些想法采取什麼行動。 6. 不要離題。 随着會議的進行，一定要保證讨論不要離題，并堅持執行計劃好的時間分配。一旦你稍不注意，那些在談話中占據主導地位的過度分享者就會讓讨論迅速跑題;還有些假裝問問題，但實際上隻是想秀出長篇大論的人也會讓會議跑偏。 會議安排有着明确目的，因此你要打斷他們，讓他們克制自己的分享欲。如果有人遲到了，你也不需要浪費時間重複介紹之前讨論的内容。他們有會議議程，也可以随時觀看會議回放或閱讀會議記錄。 7. 結束時進行總結。 随着會議接近尾聲，你要及時拉回所有人的注意力，并快速總結會議内容。如有需要，你可以讓指定的記錄者回顧會議記錄，或者簡單地捋一遍議程中的問題，并詢問每個人是否已經得到了答案。最後，确認需要跟進的員工是否理解。如果可能的話，最好敲定每個行動方案的提交時間。 8. 别急着關閉會議通道。 按時或提前結束會議，但不要立即關閉會議通道。就像你提前幾分鐘開啟會議一樣，結束會議後一樣可以讓人們繼續進行交流。如果你是線上會議的“主持人”，你可能必須等到所有人都離開會議;但如果你需要專注于其他事務，你可以選擇靜音并關閉攝像頭。 另外，會後一定要發送會議記錄，或者讓人們知道如果錯過了會議，可以在哪裡觀看或收聽回放。你也可以向團隊成員詢問會議反饋，這樣可以幫助你根據他們的喜好做出調整，以此改善下一次會議。02 改進線上會議的6個小建議 如果遵循了上述步驟，你的會前時間和會後的很長一段時間，都會被員工認為是有價值的。不過這裡還有一些小建議，可以幫助你更有效地規劃和組織線上會議。 1. 控制發言時間 所有會議真正有價值的地方都在讨論過程中顯現，線上會議尤其如此。一個人演講的時間過長，會讓團隊成員對會議抱有随意、輕視的态度，然後退出去做一些真正的工作，或者去玩手機。因此即使需要發言，你也要鼓勵發言人不時停下來提問，進行簡短的讨論，以重新吸引聽衆的注意力。 2. 鼓勵交流時互提姓名 說到吸引注意力，沒有什麼比聽到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些還沒有參與到談話中的人，讓他們感到自己被重視。但同樣要立好規矩，讓每個人在說話之前都先自報家門(如“我是XX，我們來聊聊……”)。這樣有助于讓發言者有存在感，并讓聽衆清晰明了，還能讓你更容易從參會者中找出誰在發言。 3. 從積極的事情開始讨論 開會和很多事情一樣，都會受到第一印象的影響，最先提到的事情更容易被記住。被記住的不僅有内容，還有情緒。因此以積極的态度開始，人們就會記住這是一次積極的會議。事實上甚至有研究表明，會議也有傳染效應，也就是說，如果團隊的領導者一開始就帶着正能量，那麼随着時間的推移，這種正能量和積極情緒也會傳染給團隊的其他成員。 4. 适當休息 以視頻會議為例，斯坦福大學開展的一項研究發現，視頻會議會擾亂我們的個人空間感，甚至引發恐慌反應。在視頻會議中，我們認為的某人在個人空間中的占比，很大程度上取決于他在屏幕上的臉的大小。大臉會讓人覺得别人離得很近，甚至會讓參與者産生類似于“打還是跑”的應激反應。而滿屏小臉看起來就像遠處的人群，而且全都在盯着自己。這兩種情況對我們的大腦來說都不是那麼舒服。 因此，在長時間的會議中，需要頻繁的休息來舒展身體、放松眼睛，或者分割屏幕，加入幻燈片和其他刺激大腦的視覺元素，這些都有助于減少視頻疲勞。 5. 拆分團隊 如果你的團隊太大，所有人都要參加線上會議，可以考慮留出時間進行分會場讨論。這樣可以提高每個人的參與度，防止過度分享者主導談話。隻要你能夠提綱挈領，注意到每個分會場裡的寶貴想法，并帶回主會場集中讨論即可。 6. 利用聊天對話框 理想情況下，對話框裡的讨論和滾動留言應該越少越好，以便參會者專注于會議。但總有一些時候，有人需要向主持人發送簡訊、即時共享資源，或者解釋他們不得不臨時退出的原因。上述情況最好能在聊天對話框中說明，而不是打斷讨論進程。
将這6個小建議與之前的8個步驟相結合，你就可以利用線上會議挖掘出團隊中每個人的奇思妙想，而不是讓他們覺得隻需要一封電子郵件就能解決問題。
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