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以案說法:主張信息不存在,行政機關須證明已履行充分檢索義務(中國自然資源報20211110)

口吳秋禮

案情

  2020年9月,張某因房屋征遷問題向甲市乙街道辦事處提出信息公開申請,要求公開某項目的土地、房屋拆遷及其補償方案明細。辦事處認為其在履行行政管理職能中未獲取過該信息,且以“某項目改造”“某項目改造補償方案”為關鍵詞在檔案系統中檢索未發現上述信息,根據《政府信息公開條例》第三十六條第四項之規定,告知張某該信息不存在。張某不服,向法院提起行政訴訟。

裁判

  法院認為:辦事處僅以“某項目改造”“某項目改造補償方案”為關鍵詞在檔案系統中進行檢索,但未合理說明或提交證據證明其履職過程中制作或獲取的信息均可通過電子數據庫進行檢索,且其提交的檢索證據不能反映所檢索的數據庫或檔案系統名稱,不能證明辦事處盡到了合理檢索義務。對于涉案信息是否存在以及能否予以公開,尚需辦事處進行調查、裁量,故責令被告對原告的政府信息公開申請重新處理。

評析

  本案屬于行政機關以申請人申請的政府信息不存在為由不予公開信息的典型案例。在實務中,行政機關告知政府信息不存在應當盡到合理檢索義務。如何盡到合理檢索義務,筆者認為應當做好以下幾點:一是善用補正制度。在行政機關對申請人所要獲取的政府信息無法判讀、或者申請人描述有歧義的情況下,行政機關應當主動與申請人溝通釋明,引導申請人作出更改、補充。二是履行必要的多渠道檢索義務。由于行政機關和申請政府信息公開的申請人之間掌握的信息并不對稱,所以對于申請人對政府信息的描述的要求不能過于苛刻,不能簡單以申請人對政府信息的描述進行檢索,應當履行必要的多渠道查找、檢索義務。在合理檢索範圍内,對包括題名、檔案主題詞、内容等方面的書面文件和電子文件進行合理、全面的檢索,以充分保障申請人的知情權。三是強化證據意識。檢索是一個行為過程,必須通過某種證據形式予以保存。檢索時,要盡可能以文字、圖片、視頻等形式保存記錄,在條件允許的情況下,可以邀請申請人參加檢索,做好檢索記錄并請申請人簽字确認。

  (作者單位:江蘇省徐州市賈汪區自然資源和規劃局)

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