在職場中能做中層的人,溝通能力一定不差,你在職場經過多年的錘煉、也經曆了大量的溝通的培訓,為什麼在跨部門溝通時還會力不從心呢?
各種方法都嘗試過但是結果好像仍然不太滿意。我在跟這十幾個高管在探讨時,他們講了一些成功的經驗,今天和大家分享一下,當然行動遠比知識重要,學了知識後一定要去實踐,通過實踐不斷調協方法,最後找到最适合自己的方法。
一、跨部門溝通的前提
要想在跨部門溝通中取得結果,需要先搞明白以下幾個關鍵詞:主動、不推诿、反饋、執行、跟進和确認。溝通的前提是自己先做好,不能被動的工作。要認清以下幾個現實:
1、無形的牆
部門和部門之間有一堵牆,你看不到,你發摸不着,但它真實的存在。比如:平時工作都很開心,當兩個部門選一個優秀員工時,這堵牆就出來了。要想拆掉這面牆,需要全員升級思考問題,站在公司的角度去看問題,如果隻是站在本部門的解角度去思考,那問題會越業越多。
2、個體差異
我要認識到個體與個體一定是有差異的。讓三位同事回答以下三個問題。第一,最喜歡看的一本書是什麼?第二個,你喜歡的顔色是什麼?第三,喜歡的小吃是哪一個?以上三個問題,三個人都會有不同的回答,重疊的可能性很小,這就是個體差異。所以在溝通時,要因人而異,但是怎麼做到因人而異呢?
3、文化養成
很多公司在開會的時候,隻要領導在大家都保持沉默,隻說面子話,不能展開讨論問題。但是等老闆一走,大家都滔滔不絕,這也是一種文化。所以解決跨部門溝通要從文化入手,如果有的企業隻要犯錯了,就是罰,怎麼重怎麼來。但是有的企業不允許罰,隻能獎。
二、換位思考
先講一個開車的事情,丈夫開車,妻子坐後面,妻子經常說:慢點、别着急,前邊有車!明明是丈夫在開車,結果她很累。現在女性地位高了,也能自己開車了,丈夫坐後面,新的問題又來了,丈夫緊張了,在後面指點江山。妻子反過來說了一句話:你怕什麼?我開車比你認真,開車的是我不是你!
研發、生産和市場三個者之間經常出現矛盾,研發的生産不了,研發新産品市場部認為沒有市場;市場部要求的新産品研發部研發不了,生産部沒法生産;生産部生産的關品質量問題影響了市場開發,生産沒有按照研發的要求生産等問題,都是跨部門溝通失敗的原因。
所以我們經常說換位思考,其實換位思考,在跨部門中是最難的。那麼怎麼解決它?企業最常用的方法,第一是培訓,組織中層以上人員參加專業培訓;第二,崗位輪換,讓你去他的崗位體驗一下。這兩種方法都有弊端,培訓學了那麼多依然無法落地,邯鄲學步,培訓後溝通問題更多了;崗位輪換難度比較大,生産、市場和研發知識領域不同也無法輪換。最關鍵的是要理解換位思考的本質是:為别人着想。我剛到一家公司的時候大家都是等着讓别的部門來找自己溝通。現在有所進步,重要的事情,主動去找到相關部門溝通,走到他辦公室,為他人着想。如果你今天為别人着想了,那他就欠你一個人情,讓别人欠你人情是高手最常用的溝通技巧。
三、用數據說話
用數據說話的目的是減小溝通時間,如果每個部門報告都要用4頁紙,那會議可能要開一上午,總經理審閱更需要花費大量的時間。在三星有開會是111原則,提前一天通知會議,會議時間1小時,會議記錄1頁紙,大大提高了會議效率。所以跨部門溝通要簡單化,簡單化是就是要數字化。
要做到數字化,需要前期收集大量的信息,比如人力資源部做績效考核,需要收集大量的業績信息,不然考核結果大家都不服。沒有數字,大家都不認可,你不買你的帳。十個部門差錯率進行排序,這樣的結果每個部門都沒有意見。如果把數字做到極限,那溝通就簡單多了。
四、借力使力
借力使力不費力我們都懂,但是怎麼用呢?平級溝通時,提前和上級溝通一下,得到了分管領導的認可,再去和平行部門去溝通,不行帶着分管領導一起去。溝通也要用到ABC法則,直接去找市場部談可以談不了,可以和研發部經理一起去找市場部談,可能問題很簡單的解決了。有時候讓下屬去,可能比你自己親自去管用。借力别借錯了力,本來兩人就不合,你再拉他去,那問題就複雜了。
很多時候搞一個飯局也很管用,也有時候女孩子去比男同事去強,不有就是公司的老員工、銷售冠軍、HR部門人員等都可以借力。職場中每一件事情都能借力,但是看你借得好不好,借得越好的,越微妙的,你今天的事情辦得越順利。
五、到位不錯位
有一次銷售經理和總經理一起吃飯,談到了最近招聘不到位的問題,說:“最近HR不知道怎麼搞的,要麼招聘不到人,要麼招到的人水平太低,根本沒法工作,這樣年底的業績怎麼完成?”,在周例會上總經理便開始向人力資源部發射炮彈,“我發現公司招聘成了大問題,後備力量培養不起來,優秀人員進不了公司,這樣公司怎麼發展”。這時HR坐不住了,心想“這是哪出了問題”,總經理在會上點名了”。
看到這樣的結果我心理不是滋味,有沒有更好地方法解決問題呢?銷售經理可不可以直接找人力資源部線是溝通呢?可以找到HR問一下:我用人的标準和現在HR招聘的标準有出路,是我制定的标準高了呢?還是現在市場上人員不好招,還有沒有好的解決辦法?上個月來的銷售人員,剛入職一周就離職了三個,其餘的人中有三個還不上進,不太像能幹銷售的樣子。這樣HR是不是更能配合以後的招聘工作呢?人力資源部經理也能知道招聘出了什麼問題,如果通過上級向下溝通,坦率地說不能說是溝通到位,應該是錯位了。
有話要說...