詢價是采購日常工作中的必備技能
然而，面對使用部門千奇百怪的需求，采購對于詢價往往無從下手，輕則造成項目拖延，關聯部門怨聲載道，重則造成品質差異，公司利益受損。所以對于詢價方法的選擇以及相關資料的準備絕對不能馬虎。
下面就向大家介紹常見的三種詢價方法和要點
01
R F I
Request For Information ,信息邀請書
即采購向供應商收集使用部門所需的信息
1.1适用的場景
（1）為供應商庫引入合格供應商，收集相關信息進行備案，例如：營業執照、财務報表等。
（2）項目立項，使用部門要全面了解供應商的基本情況，從而為确定采購需求做好準備，例如：供應商隻能進行鑄造加工，那麼使用部門的需求就不能是鍛造的加工工藝。
（3）因為一些項目對供應商的資質有特殊的要求，可以使用RFI對供應商的關鍵資質進行審核，剔除不符合要求的供應商，減少之後RFQ的工作強度。例如：提供餐飲服務的供應商，必須具備《餐飲服務許可證》。
1.2适用的場景
（1）RFI不是正式的詢價，隻是收集信息，為項目的可行性分析提供證據，所以采購要和供應商說明白，既不讓他們喪失信心，也不讓他們抱有太大希望，以免之後與供應商打交道處于被動。
（2）如果是為供應商庫引入合格供應商或者是項目初步篩選供應商，一定要與使用部門确認好關鍵信息的權重（例如：一些資質供應商不具備，是一票否決，還是使用的順序向後調整），既符合邏輯，又要讓使用部門有一定的決策權，這樣采購才能避免事後背鍋。
02
R F Q
Request For Quotation，報價邀請書
即采購向供應商收集使用部門所需的價格
2.1 适用的場景
（1）使用部門需求明确，采購想了解具體的價格，以便确認最終的供應商與相應的價格。
（2）對于一個采購需求，使用部門推薦了一個供應商，相應的報價單也到了采購手中，為了驗證這個報價是否合理，采購進行RFQ，利用其它供應商的報價去驗證，為之後的價格談判提供依據。
2.2 需要注意的問題
（1）如果是為了解具體的價格而進行RFQ ，則必須建立在一個明确的采購需求的基礎上，否則，供應商的報價可能五花八門，采購後期沒法比較和分析。
（2）如果是一個比較複雜的項目，RFQ需要比較多項産品或者服務的價格，前期必須要與使用部門提前溝通好，哪些産品或者服務是必須有的，哪些産品或者服務是選擇性的。供應商的報價當中，如果缺少必要的産品或者服務，則要被一票否決，隻起到參考作用，不會再使用。
（3）如果是為了證明使用部門推薦供應商的價格合理。則詢價單要以這個供應商的報價單為模闆，向其它供應商進行詢價，以便後期比較。
（4）詢價單的設計要周全，對供應商報價的要求一定要準确而又全面。例如，詢價單要明确要求供應商的報價單體現如下内容：
（5）第一輪報價收回之後，采購簡單看一下，隻要滿足使用部門的基本要求就可以，不用糾結報價單中的細節問題，直接和供應商進行二次議價。因為大部分的供應商在第一輪報價過程中都是投石問路，價格水分很大。
03
R F P
Request For Proposal，建議邀請書
即采購向供應商收集使用部門所需的價格和方案
3.1适用的場景
（1）使用部門隻有一個以目标為導向的采購需求，但是如何實現這個需求，根本不清楚，需要供應商幫他們完善這個方案。
（2）使用部門已經确認好了部分的采購需求，但是對其中的關鍵節點拿捏不準，所以需要供應商幫他們進行把關。
3.2适用的場景
（1）大部分情況下，使用部門隻有一個以目标為導向的采購需求，很可能這個需求就是“異想天開”，絲毫沒有可操作性。但是這個結果，往往在比價最後幾個階段才能表現出來，不僅浪費了大量的人力、物力，還會因為耽誤項目進度而被使用部門“甩鍋”。所以正式進行RFP之前，要先完成如下項目的可行性分析。
全部了解完成之後，彙總成一份書面的項目可行性報告，由使用部門各方簽署或者郵件批複。
（2）RFP需要使用部門與采購部門進行打分，綜合考量确認最終供應商。它的優點是不僅比較價格的高低，還考慮采購風險來選擇總成本最優的供應商。所以采購記分卡的設置需要注意如下幾點：
首先，在詢價之前，要與使用部門充分溝通，以便确認采購記分卡，技術部分與商務部分的構成比例，并取得書面确認。通常情況下為五五開，如果有的項目，技術要求特别重要，可以最多做到七三開。
其次，技術部分的打分标準确認，一般是由使用部門确認的，但是作為采購要提醒他們，設置的标準要明确化、可衡量化，不能是籠統的描述。
舉一個簡單的例子大家就明白了。我們現在為公司年會采購餐飲服務，口味是其中很重要的一個考核要素。但是使用部門确認标準的時候，不能籠統的确認為“好吃”、“一般”和“不好吃”，這樣标準太籠統，也無法進行客觀的量化打分。但是如果通過對主廚的職業等級（國家特級廚師10分，國家二級廚師5分等等）和從業經曆（烹調國宴10分，烹調市級宴會5分等等）來體現口味，就可以明确化、可衡量化。
再次，商務部分的打分标準确認，一般采用離散型計分方法，将最低價格賦予最高分，其餘按照比例進行換算。在換算的過程中，即使公式使用錯誤沒有關系，但是一定要保證公式的統一，這樣反映出的結果是相同的。
最後，對于一個項目，多個部分需要進行RFP詢價，在詢價開始之前，要考慮到兩個問題，第一，每一部分的權重是多少；第二，如果有供應商不能報價，那這一項應該記錄為0分，而不是最高分。
（3）在正式RFP報價之前，采購要與使用部門和供應商确認，他們是否要召開需求說明會和方案說明會，如果需要，采購要進行安排。
需求說明會： 安排的原則是以使用部門為主，讓他們充分闡述自己的要求。以供應商為輔，可以就關心的、不明白的點，反複向使用部門提問。采購起到協調作用，會前與會上要重點強調，供應商不能透漏自己公司的名稱，而是使用采購安排的代号。明确報價的時間點，要求方案與報價分開，方便使用部門與采購分别進行打分。
方案說明會：安排的原則是，以供應商為主，充分闡述自己的方案。以使用部門為輔，可以就關心的、不明白的點，反複向供應商提問。采購安排相應的闡述時間表。安排的原則是，一般預估的闡述時間，前後各讓15分鐘（第一個供應商前面不需要讓時間）。這樣一方面考慮到有的供應商會闡述超時的問題，另外也給評審人員充分休息及讨論的時間。
04
RFI、RFQ與RFP特點彙總
當然，在實際運用的過程中，采購可以不用拘泥于單一詢價方法，可以2個，甚至是3個方法綜合使用。
核心思想在于：在明确使用部門的具體采購需求的前提下，争取更低的價格以及性價比更高的方案，為後續簽訂合同、以及長期合作，奠定良好的基礎。
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