企業采購中經常出現的六大問題 · 采購幫
在企業的産品成本構成中，采購的原材料及零部件成本占企業總成本的比重随行業的不同而不同，大約在30％～90％之間，平均水平在60％以上。對于一個典型的制造型企業來說，一般采購成本（包括原材料和零部件）要占60％，人力資源投入要占20％，各種費用占15％。因此可以清楚地看到，采購成本是企業成本控制中的主體和核心部分，采購成本控制是企業（尤其是制造型企業）成本控制中最有價值的部分。
從我們的管理實踐和服務經驗來看，采購的成本節約将給企業帶來明顯的利潤杠杆。從我們對中國企業的服務實踐和觀察來看，中國企業在采購活動中，主要表現出的問題有如下六點：
一、沒有建立采購成本數據庫，對采購品種沒有進行分類管理
在采購管理領域，20/80原則同樣體現的非常明顯，通常企業80％的采購成本會集中在20％的采購品類上，因此應當對采購品種進行分類管理，可以分為戰略性采購和操作性采購。但一般的企業往往是胡子眉毛一把抓，不區分采購品類的重要性，使得生産與采購的協調難度較大，容易出現扯皮現象，缺乏良好的監督機制(組織上的保障)。同時分供方優化的工作無法系統地開展，采購部門容易陷入日常的業務，管理資源得不到優化配置。
二、采購職能分散
在一些大的企業集團中，最初的模式是由專職采購部門執行統一的采購，公司集團壯大了，許多子公司開始自行組織采購，特别是在實行了全面經營核算的集團公司裡，子公司不滿意統一采購而自行采購的情況非常普遍。集團企業的分散采購忽略了整體利益的最大化，分散了集中采購量帶來的價格、質量和售後服務優勢，同時也給供應商管理帶來了非常明顯的問題和困難。在一個集團企業中，出現了集團采購部門及下屬不同子公司從同一家供應商那裡采購同種産品，價格卻不同的現象。
三、沒有建立科學的供應商分級管理體系
在供應商選擇方面，沒有建立基于事實和數據的供應市場分析方法，獲取潛在供應商信息的渠道較為狹窄。同時也沒有一套成體系的方法對供應商加以評估，供應商資格認證的評審依據不充分，供應商的認定有時隻憑領導意志決定，供應商管理更多的是基于個人關系而不是客觀的評估程序。
缺乏對主要供應商的管理能力，當供應商流失或變更時不能主動應變。沒有與關鍵供應商達成深層次的合作關系，不注重長期供應商的關系管理。歡迎關注采購從業者微信公衆号 采購中隻注重談判、比價、壓價，缺乏從關注談判向建立戰略合作夥伴關系轉變，更沒有從一味壓價向建立雙赢機制轉變。
與大部分供應商的溝通與合作尚停留在交易層面，缺乏對供應商的評估體系，也沒有建立基于評估結果的供應商激勵機制（如供貨量的重新調整）和淘汰機制。極少為供應商提供增值機會來實現長期合作。
四、采購組織機構和流程的不規範
由于采購職能的分散，總部采購部門的缺失，導緻采購工作的協調性較差。集團型企業采購部的定位往往不明确，同時内部的物料劃分缺乏統一清晰的标準。
采購部戰略采購與操作采購職能分工不明确，采購人員大部分時間用于處理事務性工作，采購部與相關部門在溝通、協調方面存在較大障礙（尤其是生産部門），不能有充分發揮采購部的采購職能。同時采購部門很少參與新産品開發，新産品的供應商開發往往由技術部門負責産品開發和選擇供應商；采購部門被動執行采購任務，很難推動産品規格的合理化。
在流程管理方面，很多企業缺少了一些核心的采購流程設計，如采購政策制定流程、年度采購招标流程、年度采購計劃預算編制流程、供應商選擇流程等等。流程的缺失導緻采購工作随意性很大。以年度采購計劃預算編制流程為例，很多企業由于預算管理體系的不完善，往往在年初不會制訂采購計劃預算，由于沒有明确的采購計劃，缺乏對采購需求的分析和對供應商的培養，導緻大量的常規采購變成突發性的臨時采購，成本大量上升。同時由于沒有計劃的指導，部門間缺乏必要的溝通與銜接，大部分采購都是急性的，其結果就是采購部門在疲于奔命地買東西，根本沒有時間做詳細的市場調查，企業管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在幹什麼。
五、對采購人員的績效評估體系不完備，激勵體系不科學
在大部分的企業管理中，采購工作的目标主要以保證生産為主，對采購部門和人員的考核也以不影響生産為主要指标，因此采購的數量往往超過實際的生産需要，是造成庫存增加和供應鍊成本上升的主要原因之一。歡迎關注采購從業者微信公衆号對采購部和采購人員沒有系統的績效評估體系，沒有對價格、質量、交貨期、采購批量、采購批次、采購金額、采購量、資金周轉、庫存水平等指标的綜合考慮，因此采購人員的行為主要基于對生産保證和采購價格的關注，使得總購置成本上升。
由于采購績效評估體系的不完備，自然使得對采購人員的激勵機制不科學，甚至在個别中小企業中出現了以采購部一年采購金額作為獎金發放基礎的古怪做法，這種做法對采購人員的工作行為完全是一種錯誤導向。
六、沒有建立采購内控體系。
企業缺乏有效的工具和信息平台進行采購跟蹤、評估、分析、控制和科學決策。究竟什麼樣的采購才是符合企業利益的？到底采購價格為多少才是合理的？在普遍存在采購陰影的大環境中怎樣實施有效的監督檢查？怎樣才能事前控制而不是亡羊補牢？這些問題可以說是每個公司高層管理者都非常頭痛的問題，其根本原因在于沒有通過流程管理建立一個規範的内控體系，對采購進行跟蹤、評估、分析和科學決策。
從企業經營的本質來說，無論一個公司的核心競争力是服務、技術研發、營銷還是生産，目前是盈利的還是非盈利的，理解并管理成本和供應來源對于企業成長和獲取競争優勢都是基本的，所以戰略采購對于企業來說并不是一個可有可無的職能，而是一個必須具備的關鍵職能。戰略采購是一種有别于常規采購的思考方法，它與普遍意義上的采購區别是前者注重要素是“最低總成本”而後者注重要素是“單一最低采購價格”。簡單地說，戰略采購是用于系統的評估一個公司的購買需求及确認内部和外部機會，從而減少總成本的管理方法。
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作者：蔡強 來源：網絡
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