企業費用為什麼一定要區分可控與不可控？内附案例講解 收藏
企業費用要區分哪些是可控，哪些是不可控的，哪些是固定，哪些是被動的，這個和我們整個視角有一定的關系，可控和不可控都是相對而言，比如說房租，房租對于做零售的店長或店裡相關的員工來說，他們肯定是不可控的，因為租金是剛開始就談好的。 對于誰可控？對于做市場的人員，他們是可控的，比如說市場部的人員，他們去找店面談，然後把店面拿下來，在他們談的過程當中，是可控的。 所以可控和不可控是相對而言，對于哪些功能可控，哪些人可控，哪些不可控，這一部分我們做好區分。 我們在做績效的時候，有個指标叫可控費用率啊或者叫可控費用額，為什麼要考可控？因為員工能夠影響，他能夠控制，或者說他能夠去決策的，我們就可以去考核他或者說激勵他。 固定被動，也是站在不同的維度來看，哪一些是相對固定的費用，哪些是相對标準的費用，比如說固定費用裡面可能有一些攤銷，對一些固定資産的攤銷，折舊等等，這一些我們有可能把它做成一個固定，然後其他的有可能波動，或者說有可能變化的把它當作是變動費用。
通過能對應的把它對應上，不能對應的做到及時，然後想辦法幹掉其他費用。 然後讓費用在财報上面及時體現出來真實的狀況。 接下來就是羅列相應的科目，羅列科目，主要是兩個，一個是維度，一個是層級，我們在列表裡邊和财報是不一樣的，财報記收入就隻是記一個營業收入有多少。 我們計收入就要多維度的記錄，比如說産品的維度，ABCD 不同的産品各有多少收入，客戶ABCD，各幫我們創造了多少收入，不同的市場，有多少不同的部門有多少，通過不同維度的分析或者說記錄，我們知道哪些産品賣的好，哪些産品賣的不好，哪些客戶功效大，哪些功夫客戶功效小，哪些市場規模大，哪些市場空間大，哪些市場空間小，哪些部門創造的收入多，哪些部門創造的收入少？ 這些是為我們的經營決策能夠做很好的保障，成本其實也是一樣的，綜合成本是怎麼樣的，每個産品的成本是怎麼樣的，甚至到每個制程當中，這一些成本是怎麼樣的，比如說在生産部門有很多的支撐，每一個支撐它的成本是高還是低，這一些我們也可以來做相應的成本分析。 甚至在某個項目，按項目的成本是高還是低，然後第三個費用也是可以分不同的類别、不同的客戶、不同的訂單、不同的部門，不同的項目，這樣在算的過程當中，我們就能夠算的出來，哪些客戶幫我們創造的價值更高。
這些價值高的客戶，我們要維護好，他們是VIP，甚至是VIP裡最重要的客戶，要把企業更多的一些資源或者配套服務給到這些客戶，差的客戶，我們要采取什麼樣的方式？哪些市場是規模大的？如何去挖掘，通過不同維度的記錄，不同維度的分析，更好的去挖掘空間，更好的去管理好成本和費用。 最終讓企業的經營更加的清晰，更加的科學，更加的合理。 分層級就是我們在建這些科目的時候，要分一下，哪些是屬于一級科目，哪些二級科目，三級科目，因為如果是說全部都列在同一個級别，看起來會非常累。 有一個學員，他們花了一個星期的時間，老闆加上三個财務人員，把整個公司的數據結構進行統一的梳理，梳理完了以後，他專門跑到上海跟我溝通，他說，我們這個數據梳理的邏輯和框架，你覺得怎麼樣？ 我看了以後，問了他一個問題，我說李總你看了以後，你覺得怎麼樣？李總說其實我們花了很多的時間，也花了很多的精力，但是發現一個問題，看着還是有點累。 我說，當然累，他整個一張紙下來，沒有分五百多行，五百多行想一想，如果說把數據填進去了以後，看起來絕對會很累的。
所以我們對數據要進行層級管理，有一級科目、二級科目、三級科目，那我們就可以隐藏到二級三級科目以後，看一級科目，看整個數據框架和數據結構，然後框架裡邊一級科目，間隔有點大，我們就可以點開二級科目再看一下，問題在二級科目裡邊，再點開可以看到三級科目，當然也可以用表格切套的方式，主表體現主表的内容，還有分表，這一個分表是屬于成本分析，這個是屬于費用分析，這個成本分析是針對這一個産品的成本分析，或者對于這一個産線的成本分析等等。 通過報表的切套，然後讓整個數據說話，這個是分層級。 這一兩步都設計完了以後，架構有了，科目也有維度，也有層級。
那接下來就是第三步，就是收集數據，收集數據的時候要注意對我們數據源的處理需要進行相應的備份。 有些數據，可能來自于你的ERP，有些可能來自于一些手工記賬本，有些來自于生産部門，有些來自于品質、自于财務、自于人事，那這些數據在彙總之前一定要做備份，因為到時候如果是說數據上面有任何問題，我們可以通過備份的數據去查找原因。 所以先收集好相應的數據，收集好了這些數據了以後進行整理，歸類、合并、分解，哪些需要計提，哪些需要分攤，收入和成本之間是不是一一對應關系，這些費用是不是能夠做到及時，有沒有出現那種波動特别大的，這個月的費用是一百萬，刷一下那個月的費用出現了六百萬，那我們就要查一下，為什麼這個月這麼低，那個月六百萬的原因是哪幾個科目高了，或者哪幾個費用比較高，我們要看這個費用需不需要攤銷，需不需要分解。
這一些是我們在做數據，理清數據整理的時候需要做到的，然後做到了以後，在做一些分析，這些數據的匹配怎麼樣，對應關系怎麼樣，及時性又如何，按照我們剛才說的收入成本費用，進行分析。 第六步就形成了相應的報表，上面的收集、整理、分析沒有問題的，我們把數據放進去，數據放進去開始是一個額，然後就可以算率，成本率、毛利和毛利率、費用率等等。 比如說人均怎麼樣，人均的費用，人均的工資等等這些我們也可以算人，人效、人均銷售額或者說人均毛利我們可以算效。 擴展也是我們今年最重要的一個數據的升級，數據的升級主要體現什麼？原來我們隻是把數據進行上半部分的一個結構，上半部分的結構主要就是收入成本，費用到賬面利潤，這一個上面六項。 收入、成本、毛利、費用、稅費，利潤的一個分析和直接的體現。
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