日常費用報銷制度

第一部分 總則

第一條 為了加強公司内部管理，規範公司财務報銷行為，倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。

第二條 本制度适用公司全體員工。

第一條 日常費用報銷相關人員的職責範圍：

1. 報銷人員提交經合理審批的費用申請單及支持文件并對其（包括但不限于發票）真實性、準确性、完整性負責。

2. 費用報銷申請應在費用發生之日起30天内完成相應的審批并提交至财務部。

3. 報銷人員根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫；金額大小寫須完全一緻(不得塗改)；簡述費用内容或事由；将所有發票及其他支出文件完整清晰地分類粘貼于報銷申請後。

4. 各部門負責人應嚴格按照預算，審核業務真實性，控制本部門的費用支出。

5. 财務負責審核業務票據的合法性、業務發生的合理性、審核費用支出是否在預算之内以及審批流程是否符合規定。

第二條 日常費用主要包括差旅費、業務招待費、公務交通費、團隊建設費、行政費用、固定資産和無形資産購置以及其他費用等。在一個預算期間内，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。

1.1 定義：指員工因公往返自己常駐工作地和差旅目的地之間所發生的交通費、住宿費、出差補助等費用，包括國内差旅費和國際差旅費。常駐工作地根據國家行政區域劃分，以地區或市為标準判斷；在常駐工作地所在的地區或市内的往返不算出差。

1.2 費用标準：

分類

職别 出差地交通費标準

（元/天） 住宿最高标準 差旅往返交通及住宿 差旅補助标準

總裁/CEO 實報實銷 實報實銷 由公司行政統一訂購 100元/人/天

員工級 50 250 200

表二：國際差旅費執行标準

分類

職别 交通工具最高标準 市内交通 住宿最高标準

（元/天） 差旅往返交通及住宿 差旅補助标準

總裁/CEO 飛機（公務艙） 實報實銷 實報實銷 由公司行政統一訂購 200元/人/天

經理及總監 飛機（經濟艙） 100元/人/天 1000

員工級 飛機（經濟艙） 700（港澳台）

注：除有CEO事前書面批準的情況外，出差補助超标準的部分不予報銷。

 在不超出上述标準範圍内實報實銷。出差前需要在“釘釘”上提出出差申請，根據系統引導填寫相關内容進行提交，系統将按照設置好的審批流程進行審批差旅費報銷審批流程。

 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等将不予報銷相關費用。

北京、上海、廣州、深圳為一類地區；其他省會城市為二類地區；其他非省會城市為三類地區。

 交通費需憑真實發票報銷，公司派車出行則不再予以報銷交通費。

 出差地當地交通：優先使用公共交通工具，例如地鐵、公交等，如有特殊情況需要打的或者使用滴滴叫車，需要總裁審批。

 每次出差允許報銷的交通費限額＝出差天數（返回日期－出行日期＋1）×交通費标準，報銷交通費應以實際發生的票據進行報銷，不允許使用其他替代發票（特别不允許使用公交充值卡發票）。

 出差補助天數按法定工作日計算。

 出差補助直接填寫報銷，可不必提供發票。

2.1 定義：企業為經營業務的合理需要而支付的餐費和應酬相關的費用（如餐飲、娛樂、禮品、住宿等支出）。公司部門之間以及部門内部的團隊建設費按照人力資源部相關政策執行不在此列。

2.2 費用标準:

各部門的業務招待費由部門負責人統一管理提報，業務招待費執行标準200元/人。 除有CEO事前書面批準的情況外，業務招待費超标準的部分不予報銷。

2.3 相關規定:

财務報表審計工作底稿全文模闆 https://wenku.baidu.com/view/0501de4d26c52cc58bd63186bceb19e8b8f6ecf0.html

收款收據模闆新 https://max.book118.com/html/2022/0323/8117045024004065.shtm

進賬單回單、轉賬支票存根模闆 https://max.book118.com/html/2022/0323/7142031026004104.shtm

評審專家勞務報酬費發放标準 https://max.book118.com/html/2022/0323/7144050025004104.shtm

收據通用表格模闆 https://max.book118.com/html/2022/0323/8005004023004065.shtm

出納必用票證單據填寫模闆 https://max.book118.com/html/2022/0323/8004137023004065.shtm

現金支付證明單 https://max.book118.com/html/2022/0322/8106035003004065.shtm

增值稅 稅負率計算模闆 https://max.book118.com/html/2022/0321/6010123205004124.shtm

個稅計算公式（稅前稅後互推） https://max.book118.com/html/2022/0310/8135071062004062.shtm

金額在 100 元以上的業務招待費報銷，需要提供銀行卡刷卡聯或銀行卡/信用卡刷卡記錄回單，網上支付可附網絡支付記錄；以及實際消費場所的真實發票，不能用其他發票替代；所有招待費發生前需要向CEO請示審批，否則不能報銷。

各部門業務招待費按月由部門負責人統一申請報銷，在填寫招待費報銷單時，應在《業務招待費用申請表》中列明的必要項目為：客戶名稱、人數、招待事由、人均标準、發生時間、費用金額，如未能按照上述要求列出明細内容，财務有權給予駁回。

各部門需嚴格控制招待費報銷，據實報銷，嚴禁冒用、亂用餐費發票進行招待費報銷，如發現舞弊行為将根據公司相關人事制度對其進行處罰。

3.1 定義：指員工在工作時間範圍内因外出辦理公事而發生的交通費用，包含打車費、地鐵公交車費及相關過路過橋費和停車費等。

3.2 相關規定：

市内外出辦公交通：優先使用公共交通工具，例如大巴、地鐵、公交等，如有特殊情況需要打的或者使用滴滴叫車，需要CEO審批。

公務交通費報銷以月度為單位，員工應彙總當月所有公務交通費報銷原始單據并統一填寫一張報銷申請單進行報銷，分開填報的費用報銷單财務部不予處理。

員工在填寫公務交通費報銷單時，應具體列明公務事由、發生時間、出發地和目的地以及費用金額等内容，如未能按照上述要求列出明細内容，财務有權給予駁回。

4.1 定義：公司部門内部以及部門之間組織團隊活動時所發生的餐飲、娛樂等費用。

4.2 費用标準：按行政部每年确認并發布的标準執行；如遇特殊情況超出标準額度的，以CEO審批的郵件為準。

5.1 定義：行政費用主要包括：1）辦公樓相關費用，如租金物業費、公共事業費、維修維護費、行政管理費；2）設備租賃和維修費；3）辦公費；4）印制費；5）開辦費；6）硬件和軟件運維費；7）設備服務費；8）低值易耗品；9）辦公電話、傳真及網絡費；10)服務器托管；11）寬帶費用；12）電話費等。

5.2 原則：以上項目支出原則上統一由行政部負責購買、保管和發放，特殊情況可根據實際工作需要由部門自行購買和保管，但須在行政部進行備案，行政部視為部門領用處理。

5.3 管理辦法：

行政相關的費用采取預算加審批制度的管理。行政部每月15号提交下一個月（N+1）的預算包括實際發生的預算（用于損益表的預估）以及實際支付的預算（用于現金流量預估）給到财務及總裁辦。每個月的20号之前總裁就下一個月（N+1）的預算進行審批。一旦超出預算需要寫明原因報總裁審批方能支付。

5.4 相關規定：

行政部支付代采買款項，如：部門特殊需求耗材及費用，市場部進行促銷活動所需耗材（可以由行政部統一代為購買但相關預算及費用核銷需要走市場費用而非管理費用），需附相應部門的經總裁審批的預算單。

6.1 定義：固定資産是指使用期限在一年以上的經營性房屋、建築物、機器、設備、器具和工具等；不屬于生産經營主要設備的物品，但單位價值在2000元（含）以上且使用期限超過兩年的也可以作為固定資産管理。無形資産是指企業為生産商品、提供勞務、出租給他人，或為管理目的而持有的、沒有實物形态的非貨币性長期資産，主要包括各種軟件。

6.2 相關規定：

公司的固定資産以及無形資産統一由需要部門上報行政部進行審核，公司購買固定資産以及無形資産須經公司财務以及CEO雙重審批。經審批後由行政部統一購買、保管和發放，其他部門不得自行購買和保管，如有發生公司一律不予報銷。

第四條 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單→ 須辦理申請或出入庫手續的應附批準後的申請單或出入庫單→部門經理審核簽字→财務部門複核→總經理審批→到出納處報銷。

(二)報銷流程

1、 公司人力資源部每月初(10日前)将本月員工手機費執行标準(含特批執行标準)交财務部。

2、 财務部通知員工于每月中旬(20日前)按話費标準将發票交财務部集中辦理報銷手續。

3、 财務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續。

4、 員工到财務部出納處簽字領款(每月25日前)。

5、 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。

2. 審批:按日常費用審批程序審批。

3. 員工持審批後的報銷單到财務處辦理報銷手續。

第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程

(一)管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統一管理，集中購置,并指定專人負責。

(二)報銷流程

1.購置申請: 公司行政部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資産管理辦法規定報批。

2.報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批後的報銷單及原始單據(包括結賬小票)交财務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。

3.費用歸集：财務部按月根據行政部提供的各部門領用金額統計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。

第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程

4.其他費用：根據實際需要據實支付。

( 二)報銷流程：

1. 招待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。

2.培訓費由人力資源部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。

3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續，按審批程序審批後的報銷單及申請表到财務處辦理報銷手續。

4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。

第四條 借款管理規定

(一) 出差借款：出差人員憑審批後的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日内辦理報銷還款手續。

(二) 其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。

(三) 各項借款金額超過2000元應提前一天通知财務部備款。

(四) 借款銷賬規定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單範圍使用的，須經主管領導批準，否則财務人員有權拒絕銷帳；(2)借領支票者原則上應在5個工作日内辦理銷帳手續。

(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

(一) 借款人按規定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一緻，不得塗改)、支票或現金。

(二) 審批流程：主管部門經理審核簽字→财務經理複核→總經理審批。

(三) 财務付款：借款憑審批後的借款單到财務部辦理領款手續。

第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程

第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。

(一) 工資支付流程：(1)每月20日由人力資源部将本月經公司總經理審批後的工資支付标準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交财務部；(2)總經理提供職工月度獎金分配表；(3)财務部根據獎金表及支付标準編制标準格式的工資表；(4)按工薪審批程序審批；(5)每月25日由财務部通過銀行代發形式支付工資；(6)每月末之前員工到财務部領工資條并與工資卡内資金進行核實。

(二)臨時工資支付流程同工資支付流程。

(三)社會保險及住房公積金支付流程：(1)由人力資源部将由公司總經理審批後的支付标準交财務部進行相關的财務處理；(2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付；社會保險金由财務部協助人力資源辦理銀行托收手續，财務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字确認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。

(四)其他福利費支出由公司人力資源部按審批後的支付标準填寫報銷單→經部門經理簽字确認→财務經理進行财務複核→報總經理審批，審批後的報銷單及支付标準交财務部辦理報銷手續。

第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資産購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。

第十七條 軟件及固定資産購置報銷财務制度及流程。

(一) 填寫購置申請：按公司《資産管理制度》相關規定填寫《資産購置申請單》并報批。

(二) 報銷标準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。

(三) 結賬報銷：(1)資産驗收(軟件應安裝調試)無誤後，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單(經辦人在發票背面簽字并附出入庫單)；(2)按資金支出規定審批程序審批；(3)财務部根據審批後的報銷單以支票形式付款；(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日内辦理報銷手續。

(一) 費用範圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。

(二) 費用标準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經總經理簽署審核意見後報董事長及其授權人審批。

(三) 财務報銷流程

1.審批後的報告文件到财務部備案，以便财務備款。

2.簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。

3.付款流程：(1)由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷單(填寫規範參照日常費用報銷一般規定)；(2)按審批程序審批：主管部門經理審核簽字→ 财務複核 →總經理審批；(3)财務部根據審批後的報銷單金額付款；(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日内辦理報銷手續。

第十九條 為了協調公司對内、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，财務部将報銷時間具體安排如下：

1.财務報銷：公司财務部每周四為财務報銷日。若當月的最後一個報銷日在該月的28日以後，為了便于财務部集中時間月末結賬，該報銷日停止财務報銷。

2.借支及其他業務的不受以上的時間限制，可随時辦理。

第二十條 本制度解釋權歸公司财務部。

第二十一條 本制度經總經理辦公會議讨論通過并由董事長或其授權人簽字後生效。