WORD中“郵件合并”功能應用

WORD中“郵件合并”功能應用

[摘要]WORD郵件合并功能在制作信函、信封或者是準考證、成績通知單、畢業證、工資條等方面有着豐富的應用。本文主要從什麼是郵件合并以及它的應用領域、基本過程、使用技巧、應用舉例等五個方面對郵件合并功能進行研究。

[關鍵詞]郵件合并應用研究

在日常的辦公過程中，我們可能有很多數據表，同時又需要根據這些數據信息制作出大量信函、信封或者是準考證、成績通知單、畢業證、工資條等。面對如此繁雜的數據，難道我們隻能一個一個地複制粘貼嗎？如果這樣又怎能保證操作過程中不出錯呢？其實，借助Word提供的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準确、快速地完成這些任務。根據筆者多年應用郵件合并功能的經驗，現總結如下。

一、什麼是“郵件合并”

什麼是“郵件合并”呢？為什麼要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？

其實“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定内容中，合并與發送信息相關的一組通信資料（數據源：如Excel表、數據表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。

使用“郵件合并”功能的文檔通常都具備兩個規律：

一是我們需要制作的數量比較大；

二是這些文檔内容分為固定不變的内容和變化的内容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的内容，而收信人的地址郵編等就屬于變化的内容。其中變化的部分由數據表中含有标題行的數據記錄表表示。

什麼是含有标題行的數據記錄表呢？通常是指這樣的數據表：它由字段列和記錄行構成，字段列規定該列存儲的信息，每條記錄行存儲着一個對象的相應信息。比如圖1就是這樣的表，其中包含的字段為“學号”、“姓名”、“語文”、“英語”、“計算機應用“、計算機網絡基礎”、“總分”、“名次”等。接下來的每條記錄，存儲着每個學生的成績信息。

二、“郵件合并”的應用領域

（一）批量打印信封：按統一的格式，将電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來。

（二）批量打印信件：主要是換從電子表格中調用收件人，換一下稱呼，信件内容基本固定不變。

（三）批量打印請柬：同上2。

（四）批量打印工資條：從電子表格調用數據。

（五）批量打印個人簡曆：從電子表格中調用不同字段數據，每人一頁，對應不同信息。

（六）批量打印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，并設置評語字段，編寫不同評語。

（七）批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設置姓名、獲獎名稱和等級，在WORD中設置打印格式，可以打印衆多證書。

（八）批量打印準考證、畢業證、明信片、信封等個人報表。

總之，隻要有數據源（電子表格、數據庫）等，隻要是一個标準的二維數表，就可以很方便的按一個記錄一頁的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來！

三、“郵件合并”的基本過程

前面我們了解了郵件合并的基本知識，現在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以後就可以有條不紊地運用郵件合并功能解決實際任務了。

（一）建立主文檔

“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體内容，比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的内容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以考查預計中的工作是否适合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了标準和思路。

（二）準備好數據源

數據源就是前面提到的含有标題行的數據記錄表，其中包含着相關的字段和記錄内容。數據源表格可以是Word、Excel、或中的聯系人記錄表。

在實際工作中，數據源通常是現成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數情況下，客戶信息可能早已被客戶經理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準備自己建立之前要先考查一下，是否有現成的可用。如果沒有現成的則要根據主文檔對數據源的要求建立，根據你的習慣使用Word、Excel、都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。

（三）把數據源合并到主文檔中

前面兩件事情都做好之後，就可以将數據源中的相應字段合并到主文檔的固定内容之中了，表格中的記錄行數，決定着主文件生成的份數。整個合并操作過程将利用“郵件合并”工具欄進行，使用非常輕松容易。

四、“郵件合并”的使用技巧

（一）用一頁紙打印多個郵件

利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，隻占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導緻打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符”，使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先将數據和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找内容”框内輸入“^b”，在“替換為”框内輸入“^l”，單擊“全部替換”，此後打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

（二）一次合并出内容不同的郵件

有時我們需要給不同的收件人發去内容大體一緻，但是有些地方有區别的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的内容，總分超過290分的學生，在報告單的最後寫上“被評為學習标兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數據源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是将插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現的對話框中填入，單擊“确定”按鈕。

有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數據源合并出不同内容的郵件來。

（三）共享各種數據源

郵件合并除可以使用由Word創建的數據源之外，可以利用的數據非常多，像Excel工作簿、數據庫、Query文件、文件内容都可以作為郵件合并的數據源。隻要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創建新的數據源，直接打開這些數據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數據文件是數據庫格式，即第一行必須是字段名，數據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數據共享，避免重複勞動，提高辦公效率。

（四）篩選與排序

用郵件合并幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合并，也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。

五、“郵件合并”應用舉例

下面以為例，用制作大量信封、制作準考證等兩個典型應用來說明郵件合并的具體應用。

（一）制作大量信封

1.啟動，進入主界面後新建一個空白文檔，并打開“郵件合并”工具欄。單擊“郵件合并”工具欄上的“設置文檔類型”按鈕，選中“信封”單選框。如圖1所示。

圖1

2.單擊圖1中的“确定”按鈕，打開“信封選項”對話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這裡我們以使用較普遍的标準小信封(規格為110mm×220mm)的尺寸為例，于是選擇普通5選項，如圖2所示。

說明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規格，則選擇最後一項自定義信封的尺寸。

圖2

3.單擊圖2中的“确定”按鈕，返回Word編輯窗口，可以看到頁面根據信封的規格已經改變（在“頁面視圖”下查看）。下面我們将輸入信封中的固定内容，即發信人的信息。将插入點定位于信封下方的文本框中，輸入發信人的信息，如圖3所示。

圖3

4.然後拖動文本框到信封右下角恰當位置，以便符合信封的布局規定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對它們進行修飾。選中學校名稱“河南省駐馬店财經學校”，設置字體為“楷體”，對齊方式為“居中對齊”，選中地址和郵編，設置字體為“華文中宋”，對齊方式為“分散對齊”，稍加修飾後可以得到比較專業的外觀（圖4）。到這裡為此，我們算是完成了主文檔的制作。

圖4

5.單擊“郵件合并”工具欄上的“打開數據源”按鈕，打開事先準備好的Excel數據源“通訊錄.XLS”文件。如圖5所示。

圖5

6.接下來，我們将完成把數據源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“家庭住址”字段插入到“郵編”的下方（圖6），“姓名”插入到位于信封正中的文本框中。

圖6

7.插入操作完成後關閉“插入合并域”對話框，返回Word編輯窗口，調整存放“姓名”字段的文本框的大小和位置，設置“姓名”字段的對齊方式為“居中對齊”，如圖7所示。

圖7

8.預覽信封并進行修飾。在這裡可以先浏覽一下信封的效果。也許此時信封的外觀并不能讓你滿意，因為收信人的郵編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進行一番修飾。先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單“格式→字體”，在打開的“字體”對話框中，設置為“宋體、三号、加粗”，選擇“字符間距”選項卡，設置“間距為加寬，磅值為18磅”，設置完成後單擊“确定”，如圖8所示。

圖8

9.然後選中地址所在段落，用同樣的方法打開“字體”對話框，設置為“黑體、三号”，設置完成後單擊“确定”。

10.在“姓名”後輸入一個空格和“收”字，然後選中它們，設置對齊方式為“居中對齊”，打開“字體”對話框，設置為“華文行楷、小一、間距：加寬，3磅”，設置完成後單擊“确定”，現在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？如圖9所示。

圖9

11.浏覽滿意之後，單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，在這裡可以設定合并的範圍，我們保持默認選擇“全部”（圖10），單擊“确定”按鈕後彈出“合并”對話框，再單擊“确定”按鈕可以開始合并。

圖10

12.預覽合并後的信封。設置顯示的比例為50％，可以在編輯窗口内看到合并生成的所有信封，如圖11所示。

圖11

（二）制作準考證

步驟1：制作主文檔，并保存為“準考證.DOC”。

1.啟動，進入主界面後新建一個空白文檔，并打開“郵件合并”工具欄。

2.在空白文檔中設計制作準考證并保存，如圖12所示。

圖12

步驟2：制作數據表，并保存為“考試信息表.DOC”。

在中制作數據表，完成後保存。如圖13所示。

圖13

步驟3：合并文檔，生成準考證。

1.單擊“郵件合并”工具欄上的“打開數據源”按鈕，打開事先準備好的Excel數據源“考試信息表.XLS”文件，如圖14所示。

圖14

2.将插入點植入“姓名”後空白單元格内，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，如圖15所示。選擇“姓名”并單擊“插入”按鈕，插入“姓名”後關閉對話框。

圖15

3.移動插入點位置，重複第2步，依次插入學号、性别、班級等信息，完成後的預覽效果如圖16所示。

圖16

4.浏覽滿意之後，單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，在這裡可以設定合并的範圍，我們保持默認選擇“全部”（圖17），單擊“确定”按鈕後彈出“合并”對話框，再單擊“确定”按鈕開始合并。

圖17

5.預覽合并後的文檔。設置顯示的比例為50％，可以在編輯窗口内看到合并生成的準考證，如圖18所示。

圖18

以上是筆者經過教學實踐總結出來的WORD郵件合并功能的實際應用，在實際工作中，還有諸多類似的應用，希望能給各位讀者帶來幫助。