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辦公小技巧：輸入更快捷 在Word中高效輸入特殊字符

在日常的工作中，大家免不了需要在Word中輸入各種特殊字符，比如類似于m²（平方米）、O₂（氧氣）等包含上标、下标字樣的字符。那麼我們該如何在Word中快速輸入這類字符呢？下面筆者就為大家分享幾種方法，便于大家選擇。下文以Word 2019操作為例。

○自動更正 随輸随換

Word自帶“自動更正”功能，對經常需要輸入的特殊字符，我們可以使用常見字符實現自動替換。依次點擊“文件→選項→校對→自動更正”，在打開的窗口中添加需要替換的選項，比如“二氧化硫”替換為“SO₂”，這樣以後在Word中輸入“二氧化硫”就會自動替換為上述的分子式。同理，我們可以将平時經常需要輸入的特殊字符都使用常見字符替換（圖1）。

圖1 自動更正設置

○快捷鍵輸入 特殊字符輸入更快速

Word對一些特殊字符的輸入已經提供了默認的快捷鍵組合，依次點擊菜單欄中的“插入→符号→其他符号”，在打開的窗口中就可以看到，比如“Alt+Ctrl+T”快捷鍵對應“TM”這個字符（圖2）。

圖2 默認快捷鍵

有些字符的默認快捷鍵比較複雜，比如攝氏度符号的默認快捷鍵是輸入2103後按“Alt+X”，不太好記，我們可以根據自己的使用習慣将其修改為新的快捷鍵。在“其他符号”中選中該符号，點擊“快捷鍵”，在打開窗口中的“請按新快捷鍵”選項下按下“Ctrl+Shift+C”，這樣以後就可以使用這個新的快捷鍵輸入攝氏度符号了（圖3）。

圖3 自定義快捷鍵

○化繁為簡 用好符号域

如果經常需要在文檔中輸入各種公式或指定格式的字符，比如帶根号的分式，那可以借助Word的符号域快速輸入。在需要輸入公式或字符的地方按下“Ctrl+F9”快捷鍵插入一個域符号，在文檔會出現一個{ }的符号，按提示在其中輸入指定的域代碼即可。如輸入“eq \f(\r(3,2),2)”（注意：字符需要在英文半角的狀态下輸入，eq後有個半角的空格），在域代碼中，“\f”表示輸入分數，“\r”表示輸入根号（圖4）。

圖4 域代碼輸入

輸入完後選中代碼并按下“Shift+F9”，域代碼就會自動地轉換為帶根号的分式（圖5）。利用同樣的方法，我們還可以輸入其他的公式或特殊字符，比如在域中輸入“eq \o(\s\up5 (山),\S\do2(鬼))”就可以輸入“嵬”字。關于代碼的更多知識，大家可以在微軟Office的支持網頁中進行查詢。

圖5 域代碼轉換

○批量替換 用好VBA腳本

在一篇或多篇文檔中如果有很多的特殊字符需要替換，上述介紹的方法都有各自的不足。如Word本身的“查找和替換”組件隻能替換一種字符，比如為了書寫規範，現在需要将文檔中的“wifi”替換為“Wi-Fi”、“win10”替換為“Windows 10”，使用Word組件需要執行多次替換操作。“自動更正”則隻能對設置之後的文本生效，之前撰寫的文稿中的字符是無法自動更正的。這時我們可以借助VBA腳本進行批量替換。

依次點擊“文件→選項→自定義功能區”，勾選右側窗格中的“開發工具”。再切換到“信任中心”，将“宏設置”設置為“啟用所有宏”。最後返回到Word窗口，按下“Alt+F11”快捷鍵打開設計窗口，依次點擊“插入→模塊”，輸入下列代碼（圖6）：

Sub 批量替換()

Set myRange = ActiveDocument.Content

myRange.Find.Execute FindText:="wifi", ReplaceWith:="Wi-Fi", Replace:=wdReplaceAll

Set myRange = ActiveDocument.Content

myRange.Find.Execute FindText:="win10", ReplaceWith:="Windows 10", Replace:=wdReplaceAll

End Sub

圖6 輸入代碼

代碼中的“FindText:”和“ReplaceWith:”分别指需要查找和替換的字符，大家可以根據自己的實際需要按此格式批量添加。

輸入完代碼後返回文檔編輯窗口，依次點擊“開發工具→宏”，在列表中選擇“批量替換”，再點擊右側的“運行”按鈕，這樣文檔中的指定字符就會被全部替換（圖7）。

圖7 運行宏進行批量替換

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