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不召開沒有準備的會議
衡量會議準備度的标準是“無議程無會議”原則。 如果你 作為會議發起人,就必須要給參會人發出議程,明确主題、人員、目标和會前閱讀材料(如果有的話)。2
狠狠限制人數、時長、主題
正常情況下,會議不要超過10個人,時長不要超過40分鐘,不要開多目标的會。 超過這個規模的會議,就很難組織有效的讨論了,而容易變成少數人擔責、大多數人“摸魚”的情況。3
一般會議發起人默認要擔任主持人
主持人最好在開會前,花3分鐘再次為大家明确會議議程。 這樣的好處是讓大家不會跑偏、不會超時,而且保證會議結束時一定有結果。4
提前指定記錄人
主持人要在會議開始前指定記錄人,負責在會議結束後半小時内出具會議紀要。 為了鍛煉新同事,通常這個角色可以是由新加入的同事負責,主持人做指導。5
主持人要全程控場
主持人的重要任務是控制每個環節的時間,确保會議目标始終是聚焦的,防止過度發散。 特别是在讨論環節,一定要負責維持讨論秩序,同一時間隻能有一個對話,且一個時間隻能有一個人講話。6
會議必須有結論
會議 必須有明确的 下一步可跟進的事項。 結束的時候,需要進行5分鐘的總結,來确認 是否達成了會議 目标,以及下一步的工作、負責人,以及截止時間。7
盡量開放旁聽席
如果沒有必須保密的事, 你都 可以邀請感興趣的同事來旁聽,這有利于培養隊伍。 但為了會議效率,旁聽席不安排發言。8
善用短時間、非正式的溝通
要讨論一個事兒,除了發起會議,其實還有一個更輕量級的方式——發起非正式的溝通。9
注意說話的方式
學會熟練自然地使用這幾句話: “這個想法有意思”, “你剛才那個建議,能不能再詳細展開一下”, 以及“這件事我們能不能再具體讨論下做法”。10
給你一招“必殺技”
記住, 會議室裡最有力度的一句話 永遠都是: “ 這 件事我來吧! ”
有話要說...