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怎樣組織快速又有效的會議

工作中,我們每個人都要做的事,一定少不了開會。但是一提開會,很多人都有一肚子苦水:動不動一開一下午,打亂了工作安排;會上七嘴八舌吵了半天,卻沒有定下結論;發言的人侃侃而談,底下的人無聊地玩起了手機……
這些問題,其實都能夠在會議開始前就解決!學會在發起會議時就做好準備,讓你成功開一個既省時間,又給大家明确方向的會議。
今天,「得到」CEO 脫不花就來給你10條可操作的發起會議的方法,歡迎你查看下面的清單。

1


不召開沒有準備的會議

衡量會議準備度的标準是“無議程無會議”原則。 如果你 作為會議發起人,就必須要給參會人發出議程,明确主題、人員、目标和會前閱讀材料(如果有的話)。


2


狠狠限制人數、時長、主題

正常情況下,會議不要超過10個人,時長不要超過40分鐘,不要開多目标的會。 超過這個規模的會議,就很難組織有效的讨論了,而容易變成少數人擔責、大多數人“摸魚”的情況。


3


一般會議發起人默認要擔任主持人

主持人最好在開會前,花3分鐘再次為大家明确會議議程。 這樣的好處是讓大家不會跑偏、不會超時,而且保證會議結束時一定有結果。


4


提前指定記錄人

主持人要在會議開始前指定記錄人,負責在會議結束後半小時内出具會議紀要。 為了鍛煉新同事,通常這個角色可以是由新加入的同事負責,主持人做指導。


5


主持人要全程控場

主持人的重要任務是控制每個環節的時間,确保會議目标始終是聚焦的,防止過度發散。 特别是在讨論環節,一定要負責維持讨論秩序,同一時間隻能有一個對話,且一個時間隻能有一個人講話。


6


會議必須有結論

會議 必須有明确的 下一步可跟進的事項。 結束的時候,需要進行5分鐘的總結,來确認 是否達成了會議 目标,以及下一步的工作、負責人,以及截止時間。
一頭一尾兩個發言,是會議主持人最需要下功夫的地方。


7

盡量開放旁聽席

如果沒有必須保密的事, 你都 可以邀請感興趣的同事來旁聽,這有利于培養隊伍。 但為了會議效率,旁聽席不安排發言。


8


善用短時間、非正式的溝通

要讨論一個事兒,除了發起會議,其實還有一個更輕量級的方式——發起非正式的溝通。
比如,在樓下抽煙的時候聊一聊、在工位上開一個10分鐘的站會、午餐間的對話……這樣的讨論,效率遠高于正式的會議。


9


注意說話的方式

學會熟練自然地使用這幾句話: “這個想法有意思”, “你剛才那個建議,能不能再詳細展開一下”, 以及“這件事我們能不能再具體讨論下做法”。
這些表達方式都有助于把議題推向執行。


10


給你一招“必殺技”

記住, 會議室裡最有力度的一句話 永遠都是: 件事我來吧!

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