應用文“慣用格式”瑣談
鄧旺林
具有一定的慣用格式是應用文有别于一般文章的一大特點，也是應用文程式性的具體表現。
應用文的一定的慣用格式，無論是有關部門制定出來的（如國家行政機關公文的格式）還是人們在長期的書面交際中約定俗成的，都有着不可忽視的作用。從應用文作為信息的載體方面來說，應用文“慣用格式”的作用主要是有利于人們迅捷準确地傳遞、接收與處理信息。如拍發電報。電報稿紙上對哪裡寫收、發報人姓名、地址，哪裡寫電文等都有嚴格規定。電報這種書面格式就是郵電部門為滿足迅速地拍發、接收電報而規定的。又如國務院辦公廳對國家行政機關公文的書面格式作出明确規定，這對保證公文的完整性、嚴肅性和有效性，保證公文的正常的運轉處理，也起着重大的作用。如果忽視了應用文慣用格式的要求，往往會影響到信息的及時、準确的傳輸、接收與處理，甚至贻誤大事。如有一位學生去信國外，因沒有按國外的書寫格式寫信封，結果信給退了回來。這就是一個很好的說明。再從應用文是人們進行社會交際的重要工具這點來說，應用文的慣用格式大都是人們在長期的書面交際中約定俗成的，作為一種文化現象，其中積澱了一定的社會心理，包含着一定的社會觀念。正如葉聖陶先生所說：“程式不是客套，程式之中實在包含着情分和禮貌。不注意程式，在情分上禮貌上若有欠缺，就将使對方不快。”（《中學國文學習法》）王力先生就曾對有人在信封上将“王力教授收”中的“教授”二字放在括弧内或特意寫得小一些的做法提出過批評，認為這是“沒有禮貌的”。（王力《談談寫信》）忽視了應用文的慣用格式，使交際對象産生反感，必将影響交際雙方關系的溝通，從而損害應用文的實用價值。可見對應用文的慣用格式不可掉以輕心，不能簡單地視同于形式主義的東西，而應當把它作為人我們學習應用文寫作的一個重要方面。
應用文具體的慣用格式當然不是一成不變的，而總是随着社會生活的發展變化而或快或慢、或多或少地産生一定的變化的。例如古代公文中的“擡頭”制度（古文豎寫不标點不分段，但公文中若出現“皇帝”、“天地”等字樣則要另起一行并高出一至三格書寫，即所謂“擡頭”）就随着封建王朝的覆滅而廢棄不行了。又如近幾年來在省、市以上國家行政機關制發的公文中出現的“主題詞标注”這一結構項目，在國務院辦公廳1987年2月18日《國家行政機關公文處理辦法》中并未提及，它就是随着适應當今主題法檢索與整理文件資料的現實需要而增設的。盡管應用文的具體的慣用格式不是一成不變的，但是在一定的時期内還是有其相對的穩定性。我們學習應用文寫作時有必要注意到這一點。
應用文一定的慣用格式，從寫作方面來說，大緻包括以下幾個方面的内容（或者說主要反映在以下幾個方面）：
一、文字等書寫符号系統的書寫、排印格式這裡主要是指各種應用文體所特别要求的方面。例如，國務院辦公廳對國家行政機關公文的文字排印就有明确的規定：“文字從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫排版”。古代公文的“擡頭”制度也屬這個方面。至于那些所有文章（包括應用文）都要講究的文面格式，例如轉段、提行要空兩格寫起；點号不能寫在一行的開頭；一個用阿拉伯數碼書寫的多位數不能分割在兩行中，如此等等，則不在應用文慣用格式之列。
二、結構要素的設置方面所謂結構要素（或稱結構項）指的是一種應用文體的各個部分和項目，是一種應用文體的基本構件。例如現代日常交際書信，一般由稱呼、正文、祝頌緻敬語、落款、寫信日期等五個部分構成。這五項就是一般書信這種文體的結構要素。
應用文的結構要素有如一部機器的零部件。少了一個零部件，往往會影響到一部機器的組裝與正常運轉；而一篇應用文，如果其結構要素殘缺不全，也會影響其結構完整，妨礙其正常的運轉處理，損害其現實效用。因此，結構要素的設置，就成為應用文慣用格式的一個重要方面。對它的了解與掌握，也就應當作為我們學習應用文寫作的一個重點。我們在掌握一種應用文體的結構要素時，要注意了解以下幾點：
1．有哪些結構要素？
2．各個結構要素的構成。例如國家行政機關公文的“發文字号”一項是由發文機關代字、年号和順序号三個部分組成的。
3．各結構要素的表現形式，包括所用的書寫符号及語言表達形式等。例如公文的發文時間要用漢字而不用阿拉伯數碼書寫；發文字号中的年号、順序号用阿拉伯數碼書寫，年号要加中括号；公文标題的事由部分一般以使用介詞“關于”的介賓結構來表達，等等。
4．各種結構要素的書面位置安排。例如國家行政機關公文的标題、發文字号、主送機關名稱、抄送抄報機關名稱、附件标注等項在書面上都各有其特定的位置。
三、内容表達的書面形式（即應用文正文部分的外觀形式）方面各類應用文的正文往往有其慣用的外觀形式，例如規章制度、較詳細的計劃與合同等多用條文式；較簡單的計劃、合同等多用表格式；調查報告、總結等一般用分部切塊式（整篇内容分成幾個段落、部分來反映，除開頭、結尾部分以外，中間主體方面的每一部分前面往往加序号或小标題）；英國許多法律文書則往往采用篇段合一式（整篇文字不分段，一段就是一篇，一篇亦即一段）。
四、正文的組織結構方式。主要指行文順序及開頭、結尾的安排方面。作為應用文，其正文的組織結構方面往往有比較固定的式樣。例如調查報告，其寫法是屬于比較靈活的，但在寫作中還是常常采用“三部式”的結構方式：前言部分概述有關的基本情況（其中反映基本情況的調查報告一般側重寫關于調查活動方面的基本情況，如調查的時間、地點、範圍、方式、基本過程，調查的對象、目的、項目，總的調查結論等；而總結典型經驗的調查報告則着重寫關于調查對象的基本情況，如調查對象的曆史現狀、組織狀況、基本的工作及成績，總的經驗體會等）；主文部分則根據報告的目的運用具體的調查材料闡明在調查中形成的有關觀點和結論（當然，主文部分的結構安排還是較為靈活的）；結語部分則對主文部分作必要的概括、總結或補充。
應用文慣用格式的這四個方面，前面三者基本上屬于文面格式的範疇。作為文章的外部形式，它們大都具有一定的直觀性，而且比較固定，因而不難了解與掌握。而正文的組織結構方式這一方面則不然。它不但較為靈活，而且很難通過視覺作直接的把握，因而是我們學習應用文一定的慣用格式時的一個難點。
應用文慣用格式的這幾個方面，在不同的應用文體中有不同的表現。有些應用文體有其特定的書面格式，使其具有與一般文章迥然不同的面貌，如法定的公文、規章制度等。對這類應用文體的慣用格式，那就要既注意掌握其書面格式的有關方面，也要注意掌握其正文的組織結構方式。而有些應用文體則除了在标題的制作上有其一定的習慣外，别無其他特定的書面格式，因而整篇應用文的外觀形式與一般文章并無多大的差别，如調查報告、總結等。對這類應用文體的慣用格式，那就除了掌握其标題制作上的習慣（如綜合性總結的标題通常由單位名稱、工作時期、總結名稱三部分組成，而專題性總結的标題則一般由單位名稱、工作專題、總結名稱等部分組成）以外，就要着重掌握其正文的組織結構方式了。
——發表于《中專語文教學》（國家教委全國中專語文課程組主辦）1992年第一期（1992年3月）
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