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Excel 2016數據透視表與條件格式

Excel2016數據透視表應用大全                  

通過條件格式可以将數據透視表的重點數據快速标識出來,提高報表的可讀性。通過對Excel2016中條件格式的“數據條”“圖标集”和“色階”的應用,可大大增強數據透視表的可視化效果。

突出顯示數據透視表中的特定數據                       

示例突出顯示“銷售額”未達“計劃目标”值的産品名稱

圖5-40所示為某公司各店鋪的銷售額計劃目标和現階段完成情況的數據透視表。若要突出顯示未達計劃目标的店鋪,具體操作步驟如下。

        

圖5-40設置條件格式前的數據透視表

步驟1選中“店鋪名稱”字段的所有數據項,在【開始】選項卡中單擊【條件格式】下拉按鈕,選擇【新建規則】命令,如圖5-41所示。

        

圖5-41對數據透視表應用條件格式

步驟2在彈出的【新建格式規則】對話框的【選擇規則類型】列表框中選擇【使用公式确定要設置格式的單元格】規則類型,在彈出的對話框中的【為符合此公式的值設置格式】下方的編輯框中輸入“=C3

        

圖5-42新建格式規則

步驟3在彈出的【設置單元格格式】對話框中選擇【填充】選項卡,在【背景色】顔色庫中選擇“紅色”,單擊【确定】按鈕關閉【設置單元格格式】對話框,再次單擊【确定】按鈕完成設置,如圖5-43所示。最終完成的數據透視表如圖5-44所示。

        

圖5-43新建格式規則

圖5-44突出顯示“銷售額”未達“計劃目标”值的店鋪

數據透視表與“數據條”                                     

                                    

将條件格式中“數據條”應用于數據透視表,可幫助用戶查看某些項目之間的對比情況。“數據條”的長度代表單元格中值的大小,越長表示值越大,越短表示值越小。在觀察、比較大量數據時,此功能尤為有用,如圖5-45所示。

示例用數據條顯示銷售情況

以圖5-45所示的數據透視表為例,具體操作步驟如下。

步驟1選中數據透視表中“銷售吊牌額”字段下的任意一個單元格(如C2),在【數據】選項卡中單擊【降序】按鈕,完成對銷售吊牌額的降序排序,如圖5-46所示。

        

圖5-45數據透視表與數據條

        

圖5-46對數據透視表進行排序

步驟2選中“銷售吊牌額”字段下的任意一個單元格(如C2),在【開始】選項卡中單擊【條件格式】按鈕,選擇【新建規則】命令,如圖5-47所示。

        

圖5-47調出【新建格式規則】對話框

步驟3在彈出的【新建格式規則】對話框中設置規則應用範圍為【所有為“品牌”顯示“銷售品牌額”值的單元格】,在【格式樣式】下拉列表中選擇【數據條】選項,數據條的外觀設置為【漸變填充】,顔色設置為“紅色”,單擊【确定】按鈕即可完成設置,如圖5-48所示。

        

圖5-48設置條件格式的規則

用戶也可以在步驟2時通過選中數據透視表中C2:C6單元格區域,在【開始】選項卡中單擊【條件格式】按鈕,選擇【數據條】命令,在展開的【實心填充】列表框中選擇【紅色數據條】命令完成設置,如圖5-49所示。

        

圖5-49設置“數據條”條件格式

兩種方式設置的區别在于條件格式應用範圍不同。前者當數據透視表中“品牌”字段内容增加時,條件格式設置可依據品牌的增加而自動調整應用範圍。後者隻應用于當前所選定的區域,即C2:C6單元格區域,而品牌如果增加,則需要重新設置。

數據透視表與“圖标集”                                     

                                    

利用條件格式中的“圖标集”顯示樣式可以将數據透視表的重點數據快速标識出來,使數據透視表可讀性和專業性更強。

在圖5-50所示的數據透視表中應用圖标集對“售罄率”字段進行了設置,售罄率值高于70%,顯示綠色

;售罄率值低于50%,顯示紅色

;售罄率值在50%~70%,不顯示圖标。具體設置方法如下。

        

圖5-50應用“圖标集”的數據透視表

步驟1選中“售罄率”字段下的任意一個單元格(如D2),在【開始】選項卡中單擊【條件格式】按鈕,選擇【新建規則】命令,彈出【新建格式規則】對話框。

步驟2在【新建格式規則】對話框的【規則應用于】下選中【所有為“品牌”顯示“售罄率”值的單元格】單選項按鈕,在【格式樣式】下拉列表中選中【圖标集】,【根據以下規則顯示各個圖标】具體設置為【類型】為“數字”,【值】為“0.7”,【圖标】選擇“

”;【類型】為“數字”,【值】為“0.5”,【圖标】設置為“無單元格圖标”,将最後一個圖标設置為“

”,單擊【确定】按扭完成設置,如圖5-51所示。

        

圖5-51設置圖标集

數據透視表與“色階”                                     

                                    

顔色漸變作為一種直觀的指示,可以幫助用戶了解數據的分布和變化。圖5-52所示的數據透視表中應用了“綠-黃-紅色階”,在色階中,綠、黃和紅3種顔色的深淺漸變表示值的高低:較高值單元格的顔色更綠,中間值單元格的顔色更黃,而較小值則顯示紅色。

        

圖5-52設置色階後的數據透視表

選中數據透視表中需要應用圖标集的單元格區域(如C2:C6),在【開始】選項卡中單擊【條件格式】下拉按鈕,在選擇【色階】選項,在展開的列表中選擇“綠-黃-紅色階”,如圖5-53所示。

        

圖5-53設置色階

單擊如圖5-54所示的填充柄,可對條件格式應用的區域進行選擇。

        

圖5-54通過填充柄選擇條件格式應用區域

修改數據透視表中應用的條件格式                                     

                                    

如果用戶希望對數據透視表中已經應用的條件格式進行修改,可以通過使用【條件格式規則管理器】來進行,具體操作步驟如下。

步驟1選中數據透視表中的任意一個單元格(如B2),在【開始】選項卡中單擊【條件格式】下拉按鈕,選擇【管理規則】命令,如圖5-55所示。

圖5-55打開【條件格式規則管理器】的操作步驟

步驟2在彈出的【條件格式規則管理器】對話框中選擇需要編輯的條件格式規則,然後單擊【編輯規則】按鈕,彈出【編輯格式規則】對話框,用戶可以在對話框内對已經設置的條件格式進行修改,如圖5-56所示。

        

圖5-56打開【編輯格式規則】對話框

若是同時在【條件格式規則管理器】中設有多個規則,可以通過【删除規則】按鈕右側的【上移】和【下移】兩個按鈕來調整不同規則的優先級,如圖5-57所示。單擊【删除規則】按鈕,可以将當前已經選定的條件格式規則删除,如圖5-58所示。

圖5-57調整不同規則的優先級

圖5-58删除已經設定的條件格式規則

此外,也可以利用【清除規則】子菜單中的各種選項來删除條件格式規則,如圖5-59所示。

圖5-59利用【清除規則】命令清除已經設定的條件格式規則

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