談談應用文“正文項”的慣用格式問題

鄧旺林

在應用文各種結構項中（“結構項”指構成一種應用文體的各個部分和項目），“正文”這一結構項（可稱為“正文項”）具有特殊的地位。它是任何一種應用文體最基本最重要的結構因素。因為在任何一篇應用文中，傳遞信息、協調關系、處理事務、解決問題的任務主要就是由正文項來承擔的。

相對說來，在應用文諸結構項中，正文項以外的其他結構項還是比較容易掌握的。因其大都是一種單一層次的線性組合體，其構成成分及書面表達形式等一般都較為簡單而固定。且不說像專用書信的标題那樣隻有一兩個簡單的構成成分的結構項（專用書信的标題通常就隻有文種名稱這一構成成分。例如介紹信，其标題就是該文種的名稱“介紹信”三字），即使是像法院判決書的“案号”[它由年份、法院代字、案件性質、審級、文書編号五者組成。通常寫作：“（19××）×法刑（或“民”）×字第××号”]那樣構成成分較多的結構項的制作也并不難掌握。因為它們的構成情況及書面表達形式往往可以通過視覺直接把握。而正文項則不然。可以說，它是應用文諸結構項中最為複雜的一項。

應用文的正文項是一個多層次的結構系統，其構成成分（按：指作為一種文體所應反映的基本情況或者說主要事項。如書面計劃要反映的任務要求、方法措施、進程與時序等項内容；而不是從篇章結構的角度分出來的稱作“前言”、“主體”和“結尾”的各個部分。）往往并不那麼具體，位置也不那麼固定。即使其表層構成還相對比較固定而且簡單、具體，其深層的構成也往往是相當的靈活和複雜。就拿司法文書中的起訴狀來說吧。其正文的表層構成是比較固定的，有特定的構成成分：“原告人基本情況”、“被告人基本情況”、“訴訟請求事項”、“事實和理由”等，而且它們也有相對固定的書面位置（就其排列順序來看）。起訴狀正文項的這幾個構成成分，每一個的本身又是一個結構系統，是正文項這個母系統中的子系統。其中，原告人與被告人的基本情況這兩個子系統的構成還算較為具體、簡單（一般由姓名、性别、年齡、民族、籍貫、職業、工作單位、居住地等項構成），而“訴訟請求事項”、“事實和理由”這兩個子系統的構成情況則複雜多了，很難從中分解出比較固定、具體的構成成分來。再說，還有不少文體如普通書信等，就其正文項的表層構成上亦很難有什麼比較具體與固定的構成成分。此外，正文項的寫作還涉及篇章結構、表達方式及語言運用等一系列複雜問題，其書面表達形式也比其他結構項要複雜得多。因此，在應用文諸結構項中對正文這一項的了解與掌握，既是一個重點又是一個難點。對其慣用格式的了解與掌握也就具有特别重要的意義。下面我們就談談如何掌握應用文正文項慣用格式的問題。根據正文這一結構項的特殊情況，對其慣用格式的掌握，我們認為可以着重從以下三個方面入手：

一種應用文體其正文項由哪幾方面的内容構成，即有何内容要素，這是首先要加以了解的。

可以說，多數應用文體其正文項要反映哪幾個方面的内容，大緻上是可以概括出來的。正因為如此，我們在簽訂經濟合同，寫作證明信、介紹信等等時才有可能使用事先印制出來的這些文體各自統一的表式。有不少應用文體其正文應具備哪些内容要素，還是由有關部門根據處理事務的實際需要而明文規定下來的。例如，《廣東省涉外公司條例》第九十三條明确規定，股份公司發行債券時制作的債權說明書“應寫明下列主要内容：（一）公司名稱和處所；（二）債券發行總額，每張債券的金額和種類；（三）币别；（四）債券的利率，還本付息的辦法和期限；（五）發行債券的用途；（六）發行債券代理金融機構的名稱和處所；（七）公司實收資本的總額；（八）公司現有資産總額扣除全部債務後的餘額；（九）發行債務的其他事宜”。經濟合同正文部分要寫明“标的”、“數量與質量”、“價款或酬金”、“履行的期限、地點與方式”、“違約責任”等項内容，也是《經濟合同法》明文規定的。

還要看到，有的應用體由于常用于處理幾種不同性質不同類型的事務，因而可以根據這點将該文體分出若幹小類來。而這些“小類”的正文的内容要素亦往往大不相同。因此，對這種應用文體正文項的内部構成情況的掌握，也就有必要具體落實到該文體的各個小類上來進行。例如，國家行政機關公文中的“命令”，常用于處理以下幾方面行政事務：發布重要行政法規和規章，采取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不适當的決定等。因而，命令這一文體也可以據此分出公布令或撤銷令、行政令、任免令、嘉獎或懲戒令等幾個小類來，它們的正文的内部構成也表現出較大的差異。例如，任免令有任免依據、被任免者的姓名及所任免的職務等項内容；而公布令則由所公布的法規或規章的标題、頒布該法規或規章的依據、施行的日期等項要素構成。我們在掌握“命令”這種應用文體的正文項的内容要素時，就要具體落實到像“任免令”、“公布令”等這樣的“小類”上來進行。

有何内容要素，可以說是應用文正文項慣用格式的一個重要方面，也是整個應用文慣用格式系統中的一個重要方面。甚至有些應用文體其慣用格式主要就是表現在其正文項要反映哪幾方面的内容以及對這些内容如何組織安排等方面具有一定的程式性要求上，如總結、調查報告等文體便是（這類應用文體往往結構項較少，也沒有什麼特定的文面格式，其慣用格式除了在标題的制作上有一定的習慣外，就主要表現在正文項内容要素的設置與組織安排方面）。當然，也确有一些應用文體如普通書信，因其應用極為廣泛、靈活，并非比較固定的用于某一方面或幾方面的事務，因而其具體篇章間内容上往往千差萬别，面目各異，以緻難以從文體的角度概括出其正文項的構成成分來。對于這類應用文體，也就不必在其正文部分有何較固定的構成成分這方面去多費功夫了。

在行文順序、開頭結尾、過渡照應及詳略等的安排方面，大多數應用文體都在長期的使用中形成了一定的習慣，往往具有比較固定的式樣。例如國家行政機關公文中的“布告”，一般在開頭部分先概括交代發文的緣由、依據與目的，然後用“特布告如下”一類的承啟用語過渡到主體部分，主體部分具體寫出所公布的應該普遍遵守或周知的事項（對所公布的規定、事項一般采用遞減法即由主到次、由大至小的順序來安排），最後用“此布”等結束用語來收束全文并示強調。又如“計劃”，在反映任務要求（下用“A”代表）與方法步驟（下用“B”來表示）方面的内容時，就常采用以下兩種結構方式：1. A1+B1/A2+B2/+A3+B3/……（此式多用于工作任務較多而各項任務間又較少共同措施的計劃）； 2.A1+A2+A3+……/B1+B2+B3+……（此式中的B1、B2、B3……不象在上式中那樣分别對應于A1、A2、A3……而是結合為一體共同作用于A1、A2、A3……。此式多用于各項任務較單純且各項任務間又多有共同措施的計劃）。即使像調查報告這種寫法較為靈活的文體，其正文的組織結構方面也有一定的慣用方式。

各種應用文體的正文項往往有其慣用的書面表達形式。這種書面表達形式，主要表現在以下兩個方面：

（一）行文中特定的語言表達模式

這是應用文書面表達形式的一個重要方面，它在顯示正文項的内部構造或文體性質，乃至保證應用文正文項的結構完整等方面往往具有不可忽視的功用。具體說來，有下面幾種情況：

有些應用文體常在正文的起承轉合的關鍵處使用一些專門用語（也叫事務性詞語）。這在公文、法律文書中尤為突出。例如“請示”中常在請示理由與請示事項之間用“特請示如下”等承啟用語來接榫過渡，又用“當否，請批示”等征詢、期複用語來結尾。又如，法院判決書在“案由”等項與“案件事實”之間常用“現查明”來過渡，又在“理由”與“判決主文”之間用“判決如下”來承啟。這些專門用語，有時還通過提行書寫等方式來加以突出與強調。這些專門用語的使用已成為應用文結構文章的一種手段與模式。它有利于顯示正文的内部結構，也往往可以反映出文體的性質。

有些應用文體還習慣于在其正文的某些構成成分前面使用提要性詞語，用來提示或者說規定所反映的事項的性質或類型，如刑事訴狀的正文部分就分别在原告人基本情況、被告人基本情況、請求事項、所訴事實與理由等項構成成分之前分别寫上“原告人：”、“被告人：”、“請求事項：”、“事實與理由：”等字樣。這類提要性詞語或居于段首，或提行書寫，或置于一般小标題的位置，但不同于那種在具體篇章中針對有關的具體内容的大意、主旨、要點作歸納、概括或提示的一般性小标題或段首撮要，而是用于标注所用應用文體正文項的有關内容要素。這種提要性詞語也就成為應用文正文項有關構成成分的語言标志。它的運用，能使讀者對這類應用文體正文項的某一層次（多為表層）的基本構成情況及總體的行文過程一目了然。

有些應用文體甚至還在正文項的某些部分的表述上形成了一套規範化的語句。寫作這一部分時，像填表、填空一樣寫出相應的具體内容就行了。例如人民法院一審刑事判決書在反映案由、案件來源、審判組織和審判方式等項内容時，就要求寫作：“被告人×××（姓名）因×××（案由）一案由××人民檢察院公訴來院（自訴案件則寫作'由原告人×××自訴來院’）。本院依法組成合議庭（或'依法獨任審判’），由××人民檢察院檢察長（或'員’）×××（姓名）出庭支持公訴（如未出庭，此項不寫），經本院公開（或'依法不公開’）審理”。從這個例子我們可以看出，這類規範化的表述，對于保證應用文正文項有關構件的齊備乃至保證有關應用文在處理事務方面所必須的嚴肅性、合法性、有效性具有不可忽視的作用。

（二）總體外觀形式與超語言的書面表達方式

這裡所說的總體外觀形式，指的是應用文正文項在内容的書面表達上形成的總的視覺形象，是應用文正文項的總的面貌，總的書面樣式。這主要有條文式（包括分章分條式、逐條貫通式等）、表格式、分部切塊式、篇段合一式等類。各類應用文體的正文項往往有其慣用的總體外觀形式。

應用文正文項的總體外觀形式是通過一定的超語言的書面表達方式形成的。所謂“超語言的書面表達方式”，是指将有關内容形諸書面時所采用的語言運用以外的各種視覺化手段、方式，包括章、節、段、條、款等各種不同層次的書面結構單元的規劃（這是形成應用文正文項不同的總體外觀形式的主要手段，也是超語言的書面表達方式的主要方面），小标題或序号等的設置，文字的書寫排印中的“空格”、“空行”、“提行”、“移位”，字體（包括數字的形體）及字号的選擇，各種書面的非語言符号系統（如各種記号、圖表等）的運用，等等。這種種超語言的書面表達手段都能産生一定的視覺效果，對讀者的閱讀與接受具有一定的影響。例如規章制度采用的分章分條式的書面表達方式能使讀者獲得很強的層次感、條理感，有利于讀者對文章内部層次、條理及内容重點等方面的把握。有些超語言的書面表達方式還能傳遞出一定的“非語言信息”（指不是用語言來運載的信息），如舊式書信書寫中的“抗頭”（屬于“移位”）或“空格”（不包括作為換行轉段的标志的空格處理）一類的做法，在過去就含有尊老、尊長或尊重對方等意思。

不同的應用文體往往有其一套慣用的超語言的書面表達方式。例如試驗報告常用表格來作為試驗結果等方面内容的書面表達方式。有的文體采用哪些超語言的書面表達方式，還是由有關部門明文規定下來的。例如國務院辦公廳《行政法規制定程序暫行條例》就專門對條例、規定、辦法等行政法規類文體的超語言的書面表達方式作出明确規定：“行政法規的内容用條文表達，每條可以分為款、項、目，款不冠數字；項和目冠數字。法規條文較多的，可以分章，章還可以分節。”

在書面表達形式方面，超語言的書面表達方式具有與行文中特定的語言表達模式同等重要的地位，而且往往更為複雜。我們有必要對不同應用文體的各種“超語言的書面表達方式”的具體運用作深入的了解。

上述應用文正文項慣用格式的三大方面，前兩方面的問題基本上是屬于内部形式方面的問題，而“書面表達形式”則主要是屬于外部形式方面問題，是内部形式的視覺化問題。内部形式方面的慣用格式由于具有接受上的間接性（即不能通過視覺作直接把握）掌握起來往往顯得更為困難一些，也就需要我們傾注更多的注意力于其中。

——于廣東中專語文教研會第六屆年會獲三等獎（1992年11月）

——發表于《中專語文教學》（國家教委全國中專語文課程組主辦）1993年第三期（1993年9月）