最近有位小夥伴在跟我說他工作已經好多年了,工作都已經很熟悉了,按理說應該是變得很輕松了,可到現在每天還是忙忙碌碌的,好多工作都無法按時完成,經常需要加班加點。
自己也下定決心要改變,可一直沒有好的效果,于是懷疑是不是自己的決心還不夠,壓力也随着越來越大了。
其實很多時候我們想要改變的決心是足夠的,隻是在執行過程中方法不對,所以總是無法達到自己想要的結果。今天咱們就來了4個提高工作效率,緩解壓力的技巧。
減少返工首先第1個技巧是要盡量減少返工。
可以來回想一下你在工作中是不是經常會發生返工?領導分配了一個任務,自己辛辛苦苦,花了很多時間做完,結果發現不是領導想要的,一開始方向就錯了,沒辦法,隻能是加班重新來做了。
發生這樣的原因,就是因為一開始雙方沒有對工作内容和結果形成統一,所以,下次再做任何工作前,先要明确下具體内容是要是做什麼,最終結果是要達到什麼程度。特别是自己不确定的時候,更不要按自己的理解來做。
領導讓你打印一份很厚的資料,你直接拿過來就打印,好不容易打完了,結果中間有好多錯别字,其實領導讓你打印,不隻是直接打印,還是希望你能來檢查一下内容。現在檢查完了,又重新打印完,又發現版式不對,要求是雙面打印,你卻是單面打印了,沒辦法,再來重新再打吧。原本打印一次就可以的,現在打印了三次,花的時間是原來的三倍了。
在做之前,提前來問一下版式有沒有要求,内容要不要檢查下,多問一句,也就能明确自己具體要做什麼了,要先檢查,再調整版式,然後才是打印。
流程化第2個技巧是将重複的工作流程化。
像開頭那位小夥伴一樣,每天的工作内容有好多都是重複的,既然是重複的,按道理應該更好執行,但他卻每次都像新的一樣重新開始。
回想一件工作中你是否遇到過這種情況,突然發現這個問題之前自己遇到過,但怎麼解決的,忘記了,沒辦法,隻能是從頭重新開始了。
如果能夠把解決的過程變得流程化一些,再遇到同類型的問題可以直接去解決,不需要從頭再開始,這樣時間是不是又可以省一點呢?
所以建議在工作中,把自己解決問題的一些步驟來記錄一下,先要怎麼做,接着怎麼做,關鍵要注意哪裡等,後續有更好的方法可以再來完善一下。
這樣再遇到同類型的問題,不需要花很多時間去找解決方法,直接拿過來做就可以了。
快速決策第3個技巧是要快速做出決策。
工作中有很多事情是需要做決策的,要解決這個問題,到底是該選A方案還是B方案?如果你優柔寡斷,左右為難,就會花了很多時間去考慮,這也是比較浪費時間的。如果能夠快速做出一個決策,花的時間會少很多。
要提高決策速度,先要收集全做決策需要了解的信息。決策能不能正确,完全取決于你掌握信息是否全面。項目延期要解決,隻考慮到資金問題,沒考慮成本問題,那做出的結果也并不正确。
接着來分别對比不同方案的優劣情況。A方案的優勢有哪些,劣勢有哪些;B方案的優勢和劣勢又有哪些,分别明确并列出來,從而結合情況作出一個更适合的選擇。
另外就是給自己限定一個時間,做這個決策必須要在今天下班前完成,不能再拖到明天了,也能夠減少一些消耗的時間。
溝通效果最後第4個技巧就是要提高溝通效果。
第1個說的返工就是因為一開始沒有溝通好的原因。除了這個,工作中很多事情不是自己一個人就能完成的,還需要和别人相互配合,要配合好就要溝通好。
能用最短的時間,把自己想要的表達清楚,這就需要掌握一些溝通技巧。最簡單的用“總分總”的形式來進行。
上來先把自己的結果擺出來,現在項目要延期了,決定采用A方案;接着來分别闡述一下自己的原因,第1點是什麼,第2點是什麼;最後再來總結一下,基于以上的這些原因,所以做出了什麼決定。
這樣可以快速地讓聽的人知道你說什麼,原因是什麼,結果是什麼,接收信息快,溝通效果也會比較好一點。
另外就是溝通方式,最好是通過口頭方式來進行。現在很多人面對面坐着也不願意說話,而是用QQ之類工具來進行溝通,你一句我一句的時間反而更多,還不如站起來直口頭說。
先口頭,口頭不方便的再用溝通工具,溝通完了最後把結論通過郵件的方式再來發送一下,這樣的溝通方式也是比較正式的。
以上就是關于提高工作效率,減少時間浪費的4個技巧,你對此有何看法,歡迎留言。
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