提高工作效率之我見
衆所周知，無論在哪種管理模式（矩陣式、項目式等）下，項目最缺的永遠是資源——時間、人、物、财等。項目的全過程受到内部、外部一系列因素的制約，在“時間就是金錢”的年代裡，如何提高工作效率是每個項目成員面臨的問題，也是亟待解決卻又懶得有人解決的當務之急。
本文在調研本公司軋鋼事業部、工程管理部、财務部等6個部門日常運作的前提下，就發現的共性問題經剖析、溯源，提出了自己的意見和建議，供同行商榷。
一、“忙”聲一片。近幾年來，企業在國内、國際兩個市場上高歌猛進。為了趕工期，設計科室、管理部門大都習慣了加班加點，人們見面的招呼語多是“最近在忙什麼項目？”、“那個項目快忙完了吧？”、“最近忙什麼？”……領導層也在“忙聲一片”裡看到了效益，看到了企業的遠景，恰如“稻花香裡說豐年，……”！
為了得到“工作效率”的精确數字，經跟蹤西甯特鋼改造、萊鋼特鋼100噸電爐改造、印度ESL等6個項目，卻發現很難獲得量化的工作效率，隻能停留在“由于相關科室提的資料不全，得拖期幾天”、“目前條件不具備，難以出圖”、“由于供貨商的原因，具體發貨期待定”……
據此，我按照“發現的問題→問題的根源”這一思路，也隻能得到極模糊、很消極的答案——瞎忙！這也正是許多單位、許多團體、許多個人“忙”的結果，适用于管理人員、技術人員、一般員工。
二、幹部、職工。積極的人像太陽，照到哪裡哪裡亮；消極的人像月亮，初一十五不一樣。積極、細心、善于總結的人永遠是一個組織的精華，是創造力的源泉！
一個項目的進步，一靠“悟”性，二靠“總結”。“不善于總結經驗教訓”是中國文化的通病，更是目前“中國式”項目管理的軟肋。
人們大都習慣了“小和尚念經——有口無心”，面臨的任何困難、挫折，過後幾乎沒留下任何可共享的“組織過程資産”。在“想法決定生活”的時代裡，有什麼樣的想法就有什麼樣的未來。
通過對西甯特鋼軋線改造項目的“寫生”式的跟蹤，很容易發現項目成員的日常表現主要為：
| 序号 |
表現 |
影響 |
備注 |
| 1 |
知道眼前要幹的事，具體“下一步要幹什麼”不清楚。 |
長時間地回憶、發呆…… |
絕大多數人腦子一片空白 |
| 2 |
查資料時，“漫無目的”的網遊、浏覽八卦新聞等。 |
做太多的無用功 |
要查什麼資料，目标不明确。 |
| 3 |
臨時會議、緊急事件等随機因素太多 |
疲于應付 |
不善于安排。 |
| 4 |
孤軍作戰，缺乏溝通、協作 |
效率低，質量差 |
項目經理的職責欠缺 |
| 5 |
工作設施落後，如：多人排隊共用一條寬帶線、低版本軟件設計圖紙… |
設計的質量差、無效勞動多 |
不了解同行業的現狀、缺乏競争意識 |
| 6 |
環節之間脫節，普遍存在“等、拖、靠……” 現象 |
效率低下 |
項目經理的職責欠缺 |
| 7 |
業主方的資金、合同變更等制約着項目進展。 |
窩工、返工等 |
對項目外來因素評估不足。 |
總之，忙得一塌糊塗，亂的一地雞毛，成效卻是“瞎忙”。
三、意見和建議。項目管理理念的前提就是“系統思考”。任何一個單位、個人的能力提升，務必在“軟硬件協調發展”方面下足功夫。
硬件方面：①改善辦公條件。例如，通過多開通幾條寬帶網線，可利于收發郵件、動态把握科技信息……；②采用先進的設計軟件、管理軟件。例如，通過采用solid軟件，克服了零部件之間空間幹涉問題，繪圖更快、更精準；③建信息中心，最大限度地共享人、财、物、信息等寶貴資源。
軟件方面：①成員之間職責明确，事事可追溯，這也是根治“等、拖、靠”的有效措施；②建立“作戰室”，通過項目信息共享、課題論證，可利于專業之間相互啟發，全面提升設計及管理質量；③由于“聞道有先後，術業有專攻”，可通過專題培訓、相互交流，先進帶動落後，培育出一專多能的人才；④“誰需求，誰主動”也是杜絕“等、拖、靠”的良方。
四、本人的具體做法。 根據本人15年來的工程管理經驗，結合在萊鋼型鋼廠改造項目的具體實踐，成功地做法如下：
⑴規劃。根據項目特點，制定“長期、中期、短期”相結合的計劃，逐一實現。這也正是WBS的具體應用；
⑵梳理。盡管項目過程千頭萬緒、内外部影響因素衆多，細心梳理就可發現，完全可以把工作分類處理，效率數倍提高。
⑶适量儲備工作，也就是可機動處理的工作。工程的不确定性決定了“等、靠”等窩工、拖期現象随時發生，對項目、對單位都是人财物的全面損失。可通過準備适量的機動工作，變“串聯”式工作思維模式為“并聯”式工作模式，可時時有活幹，決不“在一棵樹上吊死”；
⑷統籌安排、動态“刷新”。工作性質決定了我有時在施工現場，有時在辦公室。我便按照項目計劃，把近期要完成的工作，按分類列表，放在手提電腦的桌面、并記在施工日志上，并按實際情況随時增删（也就是“刷新”），利于全面、輕重緩急地處理。
⑸穿插利用“零碎”時間。通過利用開會、現場監理等閑暇時間，竟能處理完大部分手頭工作，開會、處理現場問題的效率也奇迹般地高了——翻開随身帶的記錄本，每一件事的處理過程可信手拈來，有理有據！
按照以上舉措，我就曾1人幹着至少6個人的活——采購經理、設備催交監制、設計經理、倉儲管理、财務、供貨商現場服務人員的協調等。
最新文章
-
“豫西中醫界之泰鬥喬保均”治療疑難病60年經驗賞析
5分鐘前 -
回憶、健忘和灑脫
27分鐘前 -
弘一法師：“真的不忍心告訴你，這個世界隻是一個夢。你一輩子執
40分鐘前 -
心理學，準的讓你驚叫
44分鐘前 -
人生，成大器者有四識，知識、見識、膽識、遠識
57分鐘前 -
俞和：被遺忘的書法家，以古為師，創新在手！
1小時前 -
2024屆新高考II卷語文真題答案及解析
2小時前 -
生前隻是小人物，死後震驚史學界
2小時前
熱門文章
-
每日一誦傷寒論第241條
1周前 -
老張老李侃門球之140篇
1天前 -
為什麼五點鐘要起床答案讓人吃驚！（現在知道還不晚）
1周前 -
這個穴位可以治療多種胃痛腹痛，還可以減肥
5天前 -
治療坐骨神經痛藥酒５方
1周前 -
二十四山開門放水作竈真訣開門放水作竈直訣——子山
1天前 -
門球技巧 隻需五個字讓你打好門球
1天前 -
雞蛋含有膽固醇較高，吃多了容易患上心血管疾病
6天前
有話要說...