削減采購成本的方法（上）
前文介紹過了，今天繼續介紹削減采購成本的方法。
相較于削減人工成本所帶來的人員減少、人事糾葛等痛苦，削減采購成本的痛感少了很多，畢竟是把主要精力放在與外部資源去較量。在成本中占最大比例的往往是材料成本，削減成本的重點必然是削減采購成本。
一、建立價格信息體系
從心理學的角度出發，絕大多數人都傾向于先做容易做的事。削減采購成本，要做也是要從疼痛感最小的地方——“砍供應商的價格”開始。
“砍供應商的價格”意味着降低采購成本，而要降低采購成本，首先要建立起采購的價格信息體系。
1.為什麼要建立價格信息體系
有了完善的價格信息體系，既能确保降低成本的效果，又能提高降低成本的效率。具體來講有三大好處：
(1)有助于找準降低采購成本的項目
有了價格信息體系，才能找準方向用對力，在采購成本控制上做到事半功倍。
(2)有助于在價格談判中争取主動
談判雙方誰掌握的價格信息最完整、最充分，誰就能掌握主動，談判的力量就會最強大。
(3)有助于追求最低的采購總成本
企業不僅要關注采購價格，更要關注采購總成本，并且以總成本最低為導向來指導采購。價格信息體系的建立有助于達到這一目的。
案例一
沃爾瑪公司經營超市百貨業，行業的利潤水平不高，而沃爾瑪又提倡“天天平價”。要做到“天天平價”，就必須想盡一切辦法降低成本，其中包括采購成本。為此，沃爾瑪建立起了完善的采購價格信息體系。無論采購什麼商品，沃爾瑪都堅持盡可能從廠家進貨，減少中間環節對利潤的掠奪。在與廠家談判價格前，沃爾瑪會作充分的準備，不僅對各種商品不同貨源的價格了如指掌，而且對其價格構成也非常清楚，并且進行了至少10個以上貨源的橫向比較。
沃爾瑪商場裡大約有六萬多種商品，對它所賣的每一種商品，都有自己的一套價格信息系統，所以要買什麼它都心裡有底。試想一下，如果你是沃爾瑪的供應商，當你面對至少掌握了10個以上不同貨源的商品價格信息的沃爾瑪采購人員時，誰将在談判中勝出顯而易見。
2.建立價格信息體系的三種方式
（1）建立價格網絡收集系統
首先要建立一個價格網絡收集系統，互聯網上有不少專業的價格信息網，比如說中國價格信息網、物資信息高速公路、中國金屬網、中國澱粉網等等。
這些網站能提供相當豐富的價格信息，有些甚至是非常權威的官方信息，可以作為交易雙方共同遵守的價格基準。比如中國澱粉網，通常每周更新澱粉價格行情，行業内相關企業大多以網上價格作為交易的基準價。
（2）建立價格咨詢系統
現在有一些專業的市場調查公司，可以提供價格信息服務。在開發新産品。确定目标成本或者目标售價的時候，需要充分了解競争對手的成本或者價格信息，但這些信息往往難以獲得，此時市場調查公司就可以利用它們專業的渠道采集相關信息來提供幫助。價格咨詢系統提供的信息可靠性高，覆蓋面廣，但耗時較長，需要支付的費用也較高。
（3）建立價格資料查詢系統
在上述兩種方式的基礎上，企業最終要依靠自身的力量建立起适應企業需求的價格資料查詢系統，這是任何一個優秀企業在尋求采購成本降低時的一個基礎平台。而一旦有了這個平台，就可以進行各種物品的價格趨勢分析，為降低采購成本提供非常有力的支持。
3.價格信息體系的三份關鍵資料
價格信息體系最關鍵的三份資料是;
(1)本公司産品的成本結構分析。
(2)本公司制定的分解報價表。
(3)本公司制定的總成本分析表。
二、掌握成本分析的三個步驟
采購是一項專門技術，其中最核心的技術就是成本分析，它對降低采購成本的作用至關重要。
成本分析通常要遵循三個步驟:
①分析本公司産品的成本結構;
②制定本公司的分解報價表;
③重點關注總成本分析；
有了這樣的信息平台。才能加強與供應商讨價還價的力度，獲得更低采購價格與采購總成本。
1.分析本公司産品的成本結構
每個公司生産的産品種類很多，很難全面分析，一般隻對主銷産品的成本結構進行分析，以便找準降低成本的方向。簡而言之，越是好賣的産品，就越要降低它的成本。
主銷産品是指占總銷量80%的那些産品，通常又叫做A類産品。将主銷産品的單位成本結構改善一小點，其總節省将被銷量放大，就會突顯效果。
分析主銷産品的成本結構，就是确定材料成本、直接人工以及制造費用各自所占的比例，将占比最大的部分作為降低成本的優先對象。
2.制定本公司的分解報價表
要降低單價，就要“貨比三家”，關鍵是采用本公司制定的分解報價表。
現在我們要求供應商報價，很少僅僅報一個價格，往往還要求對方對價格進行分解，提供分解報價。但是如果由供應商按照各自的格式去分解，裡面的項目不同，或者項目的内涵不一緻，則不同的報價沒有可比性。因此，要盡可能由本公司制定專門的分解報價表，提供給不同的供應商，讓他們按照統一的格式進行報價，這樣的報價才具有可比性，才可以從中找到談判的着力點。
分解報價表的應用
3.重點關注總成本分析
在采購時不僅要關注單價，更應關注總成本，并以總成本最低為追求的目标。
對一般的生産性材料來講，總成本包括6個部分:購買成本、運輸成本、檢驗成本、倉儲成本、品質成本與交易成本。而對于固定資産類的設備或生産線而言，總成本還包括運行成本、維護成本、售後服務成本以及處置成本。
總成本的構成
三、管好采購人員
1.為什麼采購人員容易出事
從成本結構的分析可以知道，物料成本的占比往往最大。采購人員的職責就是要把物料采購進來，随時都面臨大筆大筆的金錢交易，以及和供應商打交道之中發生的利益誘惑。采購人員既要履行重大的職責，又面臨諸多的誘惑，同時對公司的利潤與企業形象又至關重要，因此如何選擇并管理好采購人員，就顯得非常重要了。
關于采購人員的選擇與管理，最重要的是做好三件事：選人重人品，用人重績效，輪換與審計。而這一切都是為了确保采購人員的廉潔與高績效。
2.選人重人品
在選擇采購人員的時候，首先要強調的就是人品。一個優秀采購員的先決條件是具備良好的品格，至于能力可通過訓練并在實踐中獲得。因此，在所有公司的采購規範裡面，都會有這樣的一些規定，例如采購人員如何去對待禮物與招待、如何對待回扣、應該具備什麼樣的道德規範等。
3.用人重績效
采購績效考核的核心内容包括四個方面，即準時交貨率、來料檢驗合格率、采購成本下降比率以及供應商開發的效果。
(1) 準時交貨率
采購首先要滿足生産需求，及時提供所需要的材料。準時交貨率通常按照訂單完成狀态來表示(A方法)，其計算公式如下:
準時交貨率＝（準時交貨訂單數/已下訂單總數）x100%
隻有當一個訂單所包括的所有品種的全部數量已交齊，該訂單才被視為準時交貨。如果一個訂單之中有一個品種未交齊全部數量，該訂單也被視為不準時交貨。
(2) 來料檢驗合格率
采購的東西準時送到，還要保證質量合格，否則要退換貨，就等于不準時交貨了。
來料檢驗合格率通常采用批次合格率來表示(A方法)，其計算公式如下;
來料檢驗合格率＝（合格批次數/來料批次總數）x100%
來料檢驗無論是抽檢還是全檢，隻要結果判定為合格，則該批次材料視為合格批次。反之，如果結果判定為不合格，則該批次被視為不合格批次。這時候不管每批來料數量有多少，隻要該批次被判定不合格，則該批次全部數量的材料都被視為不合格。
(3) 采購成本下降比率
交貨準時了，質量也很好，但采購成本太高，将影響企業的盈利，因此，我們總是期望采購成本持續下降。
采購成本下降比率通常用采購價格的起伏來表示(A方法)，其計算公式如下:
價格起伏＝（本期價格/前期價格）x100%
該計算公式反映的是環比數據。環比數據能較好地反映當前狀态，代表了采購價格短期的變化趨勢。如果環比持續下降，就說明采購成本控制卓有成效。有時候也可以使用同比數據作為參考，同比反映的是相對長期的變化趨勢。不論是環比還是同比，隻要價格降低了，就是好事。
(4)供應商開發的效果
采購工作要做好，離不開供應商的配合。反映供應商開發的效果,有兩個指标：
一個指标是“開發新供應商的數目”。無論是針對什麼類别的供應商，開發的數目越多，選擇的餘地越大，獲得的相對優勢也就越強。一方面可以獲得成本優勢，另一方面也能降低采購的風險。
另一個指标是“采購半徑”。采購半徑是指核心供應商離采購方指定到貨地點的平均距離，它反映了供應商本地化的成果，當然這需要相當長時間的努力。縮短采購半徑，也就是“就近采購”，就能降低運輸成本與倉儲成本，從而實現更低的采購總成本；同時，也可以讓交貨方式變得更加靈活，交貨更有保障。
4.輪換與審計
輪換與審計是管理采購人員的有效輔助手段。
輪換有兩種:内部輪換與外部輪換。
内部輪換是指采購部門内部成員之間分工的變化。内部輪換既能防上腐敗，又有利于采購人員專業度的培養與提升，所以我們鼓勵内部輪換。
審計也有兩種:内部審計與外部審計。我們需要外部審計，但我們更需要内部審計。
買賣雙方都管好之後，還要着重做好采購過程的控制。我們将在下一篇文章詳細介紹采購過程的幾大原則。
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