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辦公小技巧:數據增加 折線圖自動延長

在Excel中,很多時候都用折線圖來展示數據,數據确定了,折線圖基本上也就固定了。那麼,當數據增加時,折線圖如何自動延長呢?其實,如果把折線圖的數據源設置成一個“表”,上述效果就比較容易實現。

首先,将作為圖表的數據源區域選中(如圖所示的A1:B9),切換到“插入”選項卡,點擊“表格”,在彈出的窗口直接點擊“确定”(圖1)。

這時,所選數據區域的标題就變成篩選狀态,數據區域單元格變成藍白相間的狀态。再次選中作為圖表的數據源區域,切換到“插入”選項卡,點擊“二維折線圖→帶數據标記的折線圖”,在工作表中插入一個折線圖。這樣,當在數據區域增加内容時,這個折線圖就會自動延長(圖2)。

上述方法雖然比較簡單,但它也存在一個缺點,就是破壞了表格原有的樣式,将表格進行了顔色填充,而且字段處多了下拉列表。那麼,有沒有在保留表格原有樣式的基礎上,也能制作折線圖自動延長效果的方法呢?當然有,那就是利用OFFSET+COUNTA函數的方法來獲取圖表的數據源。

首先,切換到“公式”選項卡,點擊“名稱管理器”,在彈出的窗口中點擊“新建”,在彈出的“新建名稱”窗口中,“名稱”處輸入“data1”,“引用位置”處輸入“=OFFSET(Sheet1!$A$1,1,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”;再新建名稱,“名稱”處輸入“data2”,“引用位置”處輸入“=OFFSET(Sheet1!$A$1,1,1,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”(圖3)。

小提示:

COUNTA(Sheet1!$A:$A)用于統計A列有多少個有效單元格,OFFSET用于引用從A1開始的單元格區域。

接下來,選定一空白單元格,切換到“插入”選項卡,點擊“二維折線圖→帶數據标記的折線圖”,在工作表中插入一個空白圖表。右擊此圖表,選擇“選擇數據”,在彈出的“選擇數據源”窗口的左側點擊“添加”,在彈出窗口的“系列名稱”處選擇B1單元格,在“系列值”處輸入“=Sheet1!data2”;點擊右側“水平(分類)軸标簽”處的“編輯”,在彈出的軸标簽區域處輸入“=Sheet1!data1”。這時,圖表的數據源就設置好了。這樣,在不破壞工作表原有樣式的基礎上,增加更多的數據時,折線圖也會自動延長(圖4)。

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