公司财務管理制度及流程

公司财務管理制度

一、總則

1、依據《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》制度本制度；

2、為規範公司日常财務行為，發揮财務在公司經營管理和提高經濟效益的作用，便于公司各部門及員工對公司财務部工作進行有效地監督，同時進一步完善公司财務管理制度，維護公司及員工相關的合法權益制度，結合公司相關情況制定本制度。

二、财務工作崗位職責

（一）财務經理職責

1、 對崗位設置、人員配備、核算組織程序等提出方案。同時負責選拔、培訓和考核财會人員。

2、 貫徹國家财稅政策、法規，并結合公司具體情況建立規範的财務模式，指導建立健全相關财務核算制度同時負責對公司内部财務管理制度的執行情況進行檢查和考核。

3、 進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，監督各部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益。

4、 其他相關工作。

（二）财務主管職責

1、 負責管理公司的日常财務工作。

2、 負責對本部門内部的機構設置、人員配備、選調聘用、晉升辭退等提出方案和意見。

3、 負責對本部門财務人員的管理、教育、培訓和考核。

4、 負責公司會計核算和财務管理制度的制定，推行會計電算化管理方式等。

5、 嚴格執行國家财經法規和公司各項制度，加強财務管理。

6、 參與公司各項資本經營活動的預測、計劃、核算、分析決策和管理，做好對本部門工作的指導、監督、檢查。

7、 組織指導編制财務收支計劃、财務預決算，并監督貫徹執行；協助财務經理對成本費用進行控制、分析及考核。

10、 負責監管财務曆史資料、文件、憑證、報表的整理、收集和立卷歸檔工作，并按規定手續報請銷毀。

11、 參與價格及工資、獎金、福利政策的制定。

12、 完成領導交辦的其他工作。

（三）會計職責

1、 按照國家會計制度的規定記賬、複帳、報賬，做到手續齊備、數字準确、賬目清楚、處理及時；

2、 發票開具和審核，各項業務款項發生、回收的監督，業務報表的整理、審核、彙總，業務合同執行情況的監督、保管及統計報表的填報；

3、 會計業務的核算，财務制度的監督，會計檔案的保存和管理工作；

4、 完成部門主管或相關領導交辦的其他工作。

（四）出納職責

1、建立健全現金出納各種賬冊，嚴格審核現金收付憑證。

2、嚴格執行現金管理制度，不得坐支現金，不得白條抵庫。

3、對每天發生的銀行和現金收支業務作到日清月結，及時核對，保證帳實相符。

三、現金及支票管理制度

（一）現金管理

1、 所有現金收支由公司出納負責；

2、 建立和健全《現金日記帳》簿，出納應根據審批無誤的收支憑單逐筆順序登記現金流水收支帳目，并每天結出餘額核對庫存。作到日清月結，帳實相符；

3、零星開支所需庫存現金限額為5000元，超額部分存入銀行。

4、 出納收取現金時，須立即開具一式三聯的收據，由繳款人在右下角簽名後，交繳款人、出納、會計各留存一聯。

5、 任何現金支出必須按相關程序報批。因出差或其他原因必須預支現金的，須填寫借款單，經董事長簽字批準，方可支出現金。借款人要在出差回來或借款後五天内向出納還款或報銷（詳見差旅費報銷規定）。超過還款期限從當月工資扣還，原則上試用期内不允許借款，特殊情況經董事長批準方可借款。

6、憑發票、工資單、差旅費單及公司認可的有效報銷或領款憑證，财務審核、總經理、董事長批準後由出納支付現金。

7、 收支單據辦理完畢後出納須在審核無誤的收支憑單上簽章，并在原始單據上加蓋現金收、付訖章，防止重複報銷。

(二)支票管理

1、支票的購買、填寫和保存由出納負責；

2、建立和健全《銀行存款日記帳》簿，出納應根據審批無誤的收支憑單，逐筆順序登記銀行流水收支帳目，并每天結出餘額；

2、現金支票隻能由出納員從銀行提取現金時使用，公司與其他單位之間金額在結算起點以上的經濟業務往來，一律使用轉帳支票。各部門或個人因工作需要領用支票時，應填制規定的借款單，由總經理、董事長審核簽字，由出納人員簽發。借款人應在支票領用之日起，十日内到财務處辦理報銷手續，其程序與現金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發的支票，如有丢失應立即通知财務部門并對造成的後果承擔責任。

3、出納員不得簽發不确定的日期的支票，不得簽發任何種類的空白支票，當付款金額無法确定時，可簽發限額轉帳支票，并寫明用途和收款單位。

4、财務人員不得在支票簽發前預先加蓋簽發支票的印章，簽發支票時必須按編号順序使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。

5、應及時登記支票登記簿，與銀行及時核對存款餘額。

6、所開出支票必須封填收款單位名稱，須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋章。

四、資金審批制度

1、所有款項的支付，須經董事長批準。如果董事長不在公司，應以電話的方式與其聯系，确認是否批準款項的支付，事後請其在支出單上補簽意見；

2、往來款項的沖轉（指非正常經營業務），須董事長批準；

3、非正常經營業務調出資金須經過董事長批準；

4、公司管理人員的費用報銷，須經董事長批準後财務方可報支；

5、用以支付各種款項的原始憑證必須保存原件，複印件不得作為原始憑證。如遇特殊情況須經公司主管領導批準。

6、涉及應酬等非正常費用，須公司主管領導批準。

7、公司對貨币資金支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨币資金負責任，以防範貨币資金風險，保證貨币資金的安全。對于違反公司财務制度的規定而批準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處。

8、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額5—10倍的罰款，情節嚴重者一律開除并做進一步處理。

9、财務人員在收到報銷單據後應審核報銷單據是否填寫、粘貼規範，是否經過有效批準，所附附件是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時制作報銷憑證并交與出納處付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。

10、出納收到報銷單後應檢查部門負責人、公司負責人、會計簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。

五、發票管理制度

(一) 各部門對發票實行專人管理，領取發票由專人負責，責任到人，财務部設發票管理台帳，由領用人簽字；

(二) 不準轉借、轉讓發票，發票隻準本單位的開票人按規定用途使用；

(三) 發票啟用前，應先清點，如有缺聯、少份、缺号、錯号等問題，應整本退回；

(四) 填開發票時，應按順序号，全份複寫，并蓋單位發票印章，各欄目内容應填寫真實、完整，包括客戶名稱、項目、數量、單位、金額，未填寫的大寫金額單位應劃上“○”符号封頂，作廢的發票應整份保存，并注明“作廢”字樣

(五) 嚴禁超範圍或攜往外市使用發票，嚴禁僞造、塗改、撕毀、挖補、轉借、代開、買賣、拆本和單聯填寫；

(六) 開具發票後，如發生銷貨退回情況需開紅字發票的，必須收回原發票，并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明；

(七) 使用發票的部門和個人應妥善保管發票，不得丢失；如發票丢失，應于丢失當日用書面報告财務部，再由财務部上報處理

（八）如因發票管理不善而發生稅務部門罰款，公司将直接追究有關部門和人員的經濟責任。

六、費用報銷管理制度

(一) 報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人簽名。

(二) 填寫報銷單應注意：根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真填寫，注明附件張數；金額大小寫須完全一緻（不得塗改）；簡述費用内容或事由。

(三) 報銷5000元以上需提前一天通知财務部備款或以轉帳形式轉入工資帳戶由員工自行提取。

（四）差旅費報銷

1、員工出差應填寫《出差申請單》，并注明出差随同人員、事由、地點、天數、時間、所需資金，按規定程序報批後憑出差申請單填寫借款單報批後到财務部預借差旅費，原則上之前出差借款沒報銷的，這次出差不予借款

2、凡與原出差申請單上的時間、地點、人數等不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數、人數等需經部門負責人、公司負責人簽署意見方可報銷；

3、出差期間發生的共同費用報銷，報銷單上需同行人員簽名确認；

4、出差人員應在回公司後五個工作日内辦理報銷事宜，根據差旅費報銷标準填寫《差旅費報銷單》後附出差申請單及原始報銷憑證，按程序審批後交财務部，由會計審核借款金額，出納開收據沖抵借款

5、出差報銷标準見行政相關規定。

（五）電話費的報銷

1.普通員工手機通訊補助見行政相關規定；

2.固定電話實行定額制，由人力行政部統一報銷。

（六）交通費的報銷标準

普通員工外出辦事原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作内容。市場人員交通費補貼見行政相關規定。

（七）辦公費及辦公用品、低值易耗品等報銷

由行政部負責辦公用品統一采購，填寫購買辦公用品借款單，後附“辦公用品請購單”，執行公司借款流程，行政部采購專員在借款之後3個工作日内，必須采購完成并辦理報銷事宜，執行公司費用報銷流程（月結另議）或是不借款先采購後報銷付款給供應商。

（八）招待費報銷

1、公司招待費用原則上由行政部統一安排，統一結算。

2、部門因公需招待時，應事先申請，經公司負責人批準後方可招待。

3、進行招待申請時應填寫“業務招待申請單”，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。

4、其它非公招待客人一律由個人承擔

（九）教育經費及培訓費報銷

1、教育經費及培訓費用由人事行政部統一進行預算、統一管理、統一安排。

2、費用發生前使用部門應向人事行政部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經人事行政部門審核後傳一份至财務部門。

3、費用使用部門應嚴格按照計劃在申請範圍内使用費用。

（十）費用報銷單填寫及粘貼的規定

1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得随意塗改；

2、報銷單封面與封面後的托紙必須大小一緻，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好）；

3、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；

4、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列；

5、報銷票據在粘貼時，确保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；

6、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫；

7、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一緻，并經部門領導有效批準；

8、有實物的報銷單據須由驗收人驗收後在發票背面簽名确認，需入庫的實物單據應附入庫單；

9、出租車票據需注明業務發生時間、起至地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有主管領導簽字确認；

10、在空白報銷單上将原始報銷憑證按小票在下、大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼；若票據較少，可直接在正式報銷單的反面粘貼（原始憑證的正面與報銷單的正面同向）；若票據較多，可在多張空白報銷單上粘貼。

11、以下情況不予報銷：違章罰款及其它因當事者過失造成的損失浪費，其它不符合國家開支标準的單據，無理由跨年度的單據。

七、應收應付管理制度

（一）現金收款管理

1.送貨人員在為客戶送完貨驗收完成後，應要求收貨人員簽回《送貨單》。

4.原則上現金支付必須由财務人員親自辦理，若送貨人員接受委托在收取客戶現金貨款後，必須在回到公司後第一時間上繳到财務部，并填寫《現金繳款單》，與公司出納進行交接，不得以任何形式私自坐支公款。

5.出納應在收款後第一時間知會會計，便于應收帳務處理。

6.會計應定期統計整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時間、預處理方式等。

（二）月結收款管理

對于月結付款客戶或者欠款客戶，由會計建立應收賬款管理台帳，列出明細，月結時間之前一周由會計向客戶發出《請款單》傳真，由會計向對方相應人員催欠。

2.收到貨款的同時寄送貨款發票或是收款人攜帶發票上門收款，如需要進行現款回收時公司派出收款人員收款，以下為公司委托員工向客戶收取貨款的規定：

① 有關人員進行收款業務時，須先到财務處辦理客戶回簽白單的領出登記以及有關委托手續。對于未收到款項的白單在回到公司後及時返還給财務，并作出還單登記；對于已收到的款項，收款人要憑有出納蓋章确認的《現金繳款單》到财務處進行銷單手續。

② 有關人員收到的貨款，必須在回到公司後第一時間上繳到财務部，不得私自坐支公款。

③ 如所收款項屬打折收取的，必須經得董事長簽名認可，否則财務部将按單據的實際金額向收款人收繳。

3.在公司發出《請款單》且對方無法明确貨款清結時間時，會計将此項貨款催欠工作移交給該項業務聯系的業務員，進入欠款處理流程。

(三)采購付款管理

1.采購部必須根據多途徑，少環節，貨比三家，适時、适質、适量、适價保證原物料的供給，提供報價單至少有三家可選擇比較。

2.采購部必須有完整的采購結算檔案，并建立有效的采購分析檔案。采購部應在每批原料收貨後一周内及每月底與供應商核對帳務，防止出現差錯。采購部和财務部應于每月末與供應商核對供貨數量、應付貨款和商務處理等資料，采購部應對供貨市場，供應商情況，需購原物料質量、價格、數量、運輸資料、進銷數據、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析，并及時提交原物料的市場行情、月原物料采購計劃、外欠貨款及資金需求計劃給董事長（部門負責人）。

3.一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據，打印“付款申請單”一并送财會部做為付款憑證。付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發票；

4.必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點：

(1)必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預付貨款的結算形式。

(2)必須事先派專人或信用良好的第三方，如派采購、品管人員一起去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀态等情況，并将調查報告提交董事長。

(3)必須有完整的正式合同，重要合同須經國家認可的公證機關予以公證。在合同中必須有明确的交貨地點，交貨期限，質量标準，和在需方所在地的法院管轄範圍内履約。

(4)原物料預付貨款支付以後，采購部和财會部必須同時明确專人負責該項原物料和貨款的追蹤記錄，直至該合同履行完畢。

5.如發生付款後進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，财務部要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。

6.經辦人員根據采購憑證、入庫單或相關協議（合同）與财務部确定付款方式，由經辦人員填寫《付款申請單》，按财務權限審核。要求供應商或請款方提供正規的發票，同會計審核請款手續。

7.所有手續合格後，出納付款。

8.對于頻繁業務往來或超過一定金額的應付款，公司原則上進行月結或分批付款，特殊情況由董事長批準後進行。

（四）其他付款管理

1.公司人員工資、獎金的發放，須嚴格按照規定執行。每月的工資、獎金由人事主管部門填寫發放表，經會計、總經理、董事長簽字同意後，财務部審核發放。

2.需交納的各項稅,，按國家稅法有關規定辦理，經财務部會計審核，董事長批準後繳納。

3.因工程需要所發生的生産、技術和管理人員外出培訓費用由财務負責人、、總經理、董事長按管理預算費用标準嚴格控制批準。

4.所有付款憑證必須由财務部負責人(或被授權人)簽字、總經理、董事長審批後才進行辦理。

5.經辦部門持發票報銷時，發票内容必須與付款申請表内容相同，且金額不得超出付款申請表金額。發票必須有效、填寫齊全、規範，不符合财務報銷規定時，必須更換發票，否則财務人員不予受理。

6.經辦部門要按照要求認真填寫付款憑證，由經辦部門負責人簽字，未注明相應合同編号、訂單編号以及不按合同規定辦理預付款和結算款的，财務人員不予受理。

八、會計檔案管理制度

1、财務部應有專人負責保存會計檔案，定期将财務部歸檔的會計資料，整理裝訂後按順序立卷登記。

2、會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外複印時，必須經财務部經理批準，并限期歸還。

3、由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

4、會計檔案保管期限：

會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

會計憑證類:

(1)、原始憑證、記帳憑證彙總憑證 15年

(2)、銀行存款餘額調節表和銀行對賬單 5年

會計帳簿類：

(1)、日記帳 15年

其中：現金和銀行存款日記帳 25年

(2)、明細帳、總帳、輔助帳 15年

(3)、固定資産報廢清理後固定資産卡片及清單保管 5年

會計報表類：

(1)、主要财務指标報表（包括文字分析） 3年

(2)、月、季度會計報表（包括文字分析） 5年

(3)、年度會計報表（包括文字分析） 永久

其他類：

(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊 永久

(2)、财務成本計劃 3年

(3)、主要财務會計文件、合同、協議 永久