業主委員會工作制度

一、接待制度

1、為保障業主的意見、建議和投訴及時得到回複或處理，業委會設立業主接待制度。

2、以業委會成員為組長、監事會成員、委員為組員的值班組，按照每個星期一個組值班的順序，采取接聽值班電話的方式輪流值班，負責日常接待業主、接受業主情況反映、意見和建議。必要時，可以就反映集中的問題專門召開業主座談會。業主可以根據自身情況采用上述合适的接待方式向業委會提出意見、建議或者投訴。（是否要細化時間）

3、業委會回複或處理意見、建議或投訴，應當以國家法律、法規、政策和小區《業主大會議事規則》、《業主管理規約》為依據。

4、業委會應及時針對業主意見、建議或投訴依照下列原則分别進行處理：

（1）涉及受聘的物業公司履行合同不到位的問題，由業委會轉交物業公司處理，要求物業公司整改并加強監督。

（2）涉及其他業主違反業主公約的問題，依照《業主管理規約》的規定進行處理。

（3）涉及業主共同利益的重大事項，經業委會或業主代表大會研究決定後，召開業主大會表決決定。

（4）涉及業委會自身存在的問題，由業委會研究改進解決。

（5）不屬于業主大會、業委會職責範圍内管轄的問題，告知通過其他渠道，由有關部門解決。

5、業委會設置業主意見登記簿，由業委會人員進行書面記錄。除可以當即回複的以外，應在有相應處理方案時予以答複。意見登記簿共分兩本，一本放在業委會辦公室，由專職秘書負責登記。一本由負責值班的業委會值班組輪流在接到業主反映後登記。

二、信息公開制度

1、業主委員會應當建立信息公開制度。

2、按照規定5日内公布業主大會、業主代表大會、業主委員會作出的決定、物業服務企業選聘、物業服務合同等物業管理中的各項決定和重大事項。

3、每季度公布公共收益收支。

4、涉及小區開支在2萬元以上的項目，經業主委員會全體會議優化方案後，3日内公布。

三、例會及表決制度

1、業委會全體成員每月的第一個星期一晚上（如遇節日另行商定時間），集中在業委會辦公室召開例會，總結上月工作及賬目收支情況，提出有關議案，彙總各類業主反饋的信息，制定下個月工作計劃等。會議由業委會主任主持，主任無法參加，可委托負責人或負責辦公室管理的委員主持會議，負責宣傳報道的委員和專職秘書做好會議記錄，會後整理形成會議紀要，由參會人員簽字後公示。

2、業委會可召開專項事務會議，所有委員都有建議召開專項會議的權利，但需經業委會主任同意。專項會議時間在确定後由專職秘書負責通知參會人員，提出召開專題會議的委員必須事先準備好各類文本材料。專項會議隻讨論專項事務，宜簡潔明了。

3、業委會召開的會議上，涉及到提案的，都需有文本材料，電子稿會前由專職秘書發到相關人員郵箱、微信、現行閱讀、思考，涉及到各類資料如頁數較多，一般準備三份進行傳閱。

4、對于提案等需要表決的，必須按照少數服從多數的原則進行。

5、業委會每個月第一個雙休日（如遇節日另行商定時間），與物業管理方舉行例會，聽取上個月物業管理工作總結（包括各類開支情況）以及下階段工作計劃，将上個月業委會對物業管理方的考核情況，以及業主提出的關于物業管理的意見和建議，反饋給物業管理方，由物業管理方提出相應整改措施或解決辦法。會議由業委會負責宣傳報道的委員和專職秘書做好會議記錄，會後整理形成會議紀要，由參會人員簽字後公示。會議中有涉及到需要業委會表決通過的，由業委會成員單獨進行投票表決，物業管理方回避。

6、以上會議請假以及會議紀要公示辦法等，均按照《議事規則》要求進行。

7、以上會議在确有必要的情況下，可邀請政府管理部門人員、社區工作人員、監事會成員、樓道代表等參加。由業委會主任、副主任，或其指定委托的人員負責邀請。

四、檔案管理制度

1、檔案由專人管理，檔案管理人員須忠于職守，自覺遵守檔案制度。

2、檔案管理人員應做好檔案收集、整理、歸檔等工作。

3、按照“檔案保管期限”和“檔案監管、銷毀制度”保管好檔案。

4、檔案管理人員應做好登記手續，對于借閱時間較長的檔案，及時催要，使用者查閱保密檔案，必須經業委會領導同意後方可查閱。

5、檔案房必須有防火、防盜、防潮、防鼠等措施，庫房内的檔案應排列有序，按照保管期限或類别、項目進行保管。

五、印章管理制度

業主大會印章和業主委員會印章由業主委員會主任負責管理。主任辭職的，由指定副主任負責管理。業主委員會依照有關法律法規的規定刻制和管理印章。如違反使用規定使用，造成經濟損失或者不良影響的，由責任人承擔相應的法律責任。根據本議事規則規定使用業主大會印章的情況，具體如下：

（一）經業主大會會議讨論決定的；

（二）會議通知；

（三）業主大會授權範圍内的物業增值資金及維修資金收取證明；

（四）決定籌集和使用專項維修資金、改建或者重建建築物及其附屬設施的，應當經專有部分占建築物總面積三分之二以上的業主且占總人數三分之二以上的業主同意方可使用業主大會印章；決定其他有關共有和共同管理權利重大事項的，應當經專有部分占建築物總面積過半數的業主且占總人數過半數的業主同意方可使用業主大會印章；

根據本議事規則規定使用業主委員會印章，具體如下：

（一）經業主委員會會議讨論決定的；

（二）會議通知；

（三）業主委員會授權範圍内的物業增值資金及維修資金收取證明；

（四）業委會印章必須過半數委員簽名同意方可使用，未按規定使用業主委員會印章應承擔相應的法律責任。

六、委員職責

結合小區實際，為充分發揮業委會成員才智，全心全意為小區業主服務。經業委會研究決定：

（一）主任：

主持業委會全面工作。

1、協調小區物業服務企業、街道社區、業委會事務；

2、代表業主委員會對外簽約及簽署文書；

3、負責對業委會公共收益的支配和審核；

4、督查各委員履行工作職責，促進各項工作任務完成；主持業委會委員會議。

（二）常務副主任：

協助主任工作，分管工程、分管安防、環境、綠化工作。

1、負責财務審計工作，監督物業管理企業管理費收支、公共收益收支合理合法狀況；

2、負責業委會文書、會議資料及内部管理規章制度的修訂實施；

3、負責對業委會決定及工作動态的發布。

（三）副主任：

協助主任工作，主管業委會綜合工作。

1、對重大事項提出的意見、建議的收集、反饋、通報；

2、接受業主反映的問題，并及時備案、整理、回複；

3、負責未列入委員職責範圍以外的一切事務。

（四）負責綜合協調工作委員：

負責辦公室的資料整理、環境與綠化監督工作。

1、對業委會的上報資料撰寫工作；

2、監督物業服務企業對本小區共享、共有部分、公共設施及園區周圍的清潔、保養；

3、監督物業服務企業對本小區垃圾處理與資源回收之作業規劃；

4、監督物業服務企業對本小區景觀維護與綠化工作；

5、監督物業服務企業對本小區其他環境污染防治工作。

（五）負責監督審計工作委員：

負責工程監督委員會及會計審計工作以及共有資産的監督管理工作。

1、對物業管理企業的财務進行審計；

2、監督共用物權如場所、設施設備的安全運行和維修 維護；

3、監督物業服務企業對業主房屋設施等維護修繕、公共場所設施再建改建工程質量；

4、督促電梯、水泵等公共設備及監控系統設備的定期安檢年審工作。

（六）負責文體工作委員：

負責依法維護業主公共權益、文化活動及宣傳工作。

1、維護共有财産的占有、使用、收益、處置權不受侵害；

2、負責與業主相關的道德行為規範宣教工作，宣傳國家有關物權及物業管理條例的相關法規，提高業主的維權意識；

3、負責小區宣傳櫥窗、标語及微信等網絡媒體上的管理工作；

4、負責對業主在物業管理活動中的不同意見及看法進行解釋、溝通；

5、負責小區文體活動的召集、組織與其他有益群體活動的開展；

6、推動業主各項聯誼活動以及家庭活動。

（七）負責安防工作委員：

負責安防協調及出納物業服務、保衛監督工作及宣傳工作。

1、對小區的好人好事做好宣傳；

2、監督物業服務企業對小區及其周圍之安全維護事項；

3、監督物業服務企業對本小區停車庫管理、公共秩序維護；

4、監督物業服務企業對本小區防火、防災、防盜等各項安全防範規章制度的制定和實施；

5、監督物業服務企業對本小區所有管理規章、裝修管理以及其他事務；

6、其他可能危害業主生命财産及公共利益事件防治與處理；

7、調節小區業主之間、業主（使用人）與物業服務企業之間、業主與小區公共權益等争議；

8、協調其他對外公共權益相關争議的問題。

七、财務收支流程

（一）召集業主大會會議，并向大會報告物業管理的實施情況；

（二）考察、選擇并組織實施對物業公司的招标或協商工作，代表業主與業主大會選聘的物業管理企業簽訂物業服務合同；

（三）根據物業服務合同，審議批準物業管理企業對小區的年度管理計劃；協調業主之間、業主與物業管理企業之間的關系；根據物業服務合同，監督物業管理企業的履約情況以及服務質量。在物業管理合同到期日兩個月前，征集業主對物業管理企業的滿意度。在物業管理合同到期日一個月前，根據物業管理企業的履約情況、服務質量以及業主滿意度向業主大會提出報告，該報告向全體業主公布；制定或審議批準物業管理企業制訂的物業管理規章制度；

（四）督促違反物業服務合同約定逾期不交納物業服務費用的業主，限期交納物業服務費用；督促業主履行業主公約、交納物業服務費用和專項維修資金，監督和協助物業管理企業履行物業服務合同；

（五）根據業主大會授權就涉及全體業主的物業管理糾紛依法進行訴訟；

（六）根據業主大會授權在金融機構開設專項維修資金專戶，并按照法律、法規和國家有關規定使用和管理；

（七）審議業主和物業管理企業提出的維修、更新、改造物業共用部位、共用設施設備的報告；

（八）就全體業主共有的房産，辦理登記手續；

（九）定期公布财務收支情況；

（十）業主大會賦予的其他職責。

東僑經濟技術開發區泰禾紅郡小區業主委員會

2021年12月27日