審計案例 | 如何利用數據分析快速查找“小金庫”
一、背景
2020年，經上級部門批準，由審計局分管副局長帶隊，開展A區教育局主要領導經濟責任審計。随着近幾年A區城鎮化建設，易地扶貧搬遷等大力實施，A區教育局及其下屬各級各類學校也在不斷壯大，而審計局因為人力、時間安排等原因僅在2015年對A區教育局實施了預算執行審計，長時間缺乏審計監督或其他監督措施是否會造成A區教育局，特别是其下屬各級各類學校在發展的同時對黨和國家法紀學習不夠，執行有所放松，甚至違反一些國家明令禁止的事情。帶着此疑問，審計人員深知這次工作任重而道遠。
二、理清審計思路
就審計調查所了解的情況，該教育局自有資金規模較小，也不時接受上級督查、檢查，區内巡察等，在執行黨和國家法律法規上較為規範，其下屬各級各類學校資金統一存于該教育局開設的專項賬戶内，但資金的使用卻是自行審核、支配，教育局主要負責根據各校提供的票據進行金額審核後再進行賬務處理等工作，同時學校的資産管理、使用、處置等由學校自行負責，各項收入也都由學校收取再上繳該教育局。鑒于此，審計組将此次審計重點放在了延伸審計學校，主要查清學校支配資金時是否存在虛列套取，管理的資産形成的有償使用收入是否存在截留，收費收入是否存在設立非規定名目等問題。
三、找齊審計所需資料
1．教育局及下屬各級各類學校工作總結，主要内容是業務工作和财務工作等。
2．教育局及下屬各級各類學校填列審計組設計的資産報表，主要囊括了資産的類型、名稱、數量、價值、使用狀态和具體的使用地址等。
3．教育局管理的所有學校電子賬。
4．各級各類學校校長、副校長、總務處負責人、财務人員等任職年限，任職時間範圍等台賬。
5．審計需要的其他常規資料。
四、确定審計步驟與方法
1．海量數據找端倪
在得到教育局的積極配合後，審計組迅速拿到了所需要的資料，僅教育局提供的資料就裝滿了整個審計組辦公場所。經教育局相關人員介紹，如果将各級各類100多所學校的資料都彙總過來，10個辦公室也裝不下，審計人員暗自猜度，這麼多資料看來隻能用大數據分析了。
審計人員利用教育局提供的所有學校電子賬，按照最初的思路，以“收”“資産”“租”等多個關鍵詞為基礎，将電子賬中的數據按照學校為大類，分年度将收入、支出、資産處置等分類彙總。一是結合業務工作和财務工作内容，分析收入、支出是否符合學校發展過程中的簡單增長比例；二是結合學校的資産，分析資産出租、出借、處置等是否符合收入、支出等情況；三是結合學校校長、總務處負責人等相關人員任職年限，分析是否因為任職年限過長滋生腐敗問題。審計人員将三者情況都同時出現作為抽查重點，很快其中一所學校的數據表現異常。一是在收入上，每年産生數千、上萬不等的水電費存入賬戶；二是在支出上，每年支出的水電費，按照其學生、教師人數平均用量看，顯然高于其他城區學校；三是資産上并不符合出租、出借的條件，但卻異常地出現了水電費的收入；四是該校校長自該校成立之日起任職至今。因此，審計人員迅速鎖定了第一所需要延伸審計的學校——B中。
2．初探真相卻受阻
審計組進駐B中後，開始調閱該校的會計憑證，逐一驗證數據分析得出的疑問，很快發現每年繳存的水電費收入僅僅一張銀行現金存款單，無從得知繳存原因，經辦何人，每年支出的水電費都是直接付給水電公司，發票真實，每月電表、水表的起止數一直連續，線索似乎就此中斷，審計人員難抑沮喪之情，最後隻剩下資産這一項疑問，但該校衆多資産到底哪一項會與這些異常的水電費産生聯系？審計人員心中滿是疑問。
3．重逛校園找真相
就在審計人員反複翻看的資産台賬與腦海中該校表面資産一一對應時，終于發現端倪，學校旁邊已建起高樓，但卻有幾棟矮舊居民樓就那麼直挺挺地立在學校旁邊，“肯定不是釘子戶，會不會這就是解題的鑰匙？”這是審計人員的第一反應。為了解到具體情況，審計人員向該校負責與審計組聯絡的人張某提出希望回歸學生時代，請他們帶着在校園内逛一逛。對方雖有疑問，倒也欣然應承下來，帶着審計人員一邊逛一邊介紹學校的一些基本情況。審計人員倒也幹脆，一副謙遜的學生态度，不時請教，其樂融融的氛圍中，張某也打開了話匣子，開始長篇大論地介紹學校發展至今的成績和困難等等情況。在長篇大論之後，審計人員終于得到了需要的信息，張某介紹道，校内有幾棟居民樓是以前修建的教師集資房，水電是和學校共用，每月需要派人收取這幾棟樓的水電費。至此，審計人員也不用再玩那套扮豬吃老虎的遊戲，換回監督執法者的身份，就地向張某作了詢問調查筆錄，詳細記錄了水電費收取的經辦人，金額如何确定，收取的錢如何使用等等情況。
4．深挖細究獲線索
在審計人員對張某做完調查筆錄後，對涉及的經辦人員逐一進行詢問調查，在審計人員曉之以理動之以情的勸說下，相關經辦人才吐露出各項隐匿的收入，并一一交出私設的賬本、記錄等資料。
審計人員根據詢問情況及相關賬本、記錄等，發現了B中自2016年便私自設立的“小金庫”，該校收取居民水電費、學生空調電費等費用未全額上繳，将絕大部分資金截留，用于發放教師獎金、接待餐飲費等用途，涉及總金額約32萬元。
五、審計結果及成效
無獨有偶，審計組利用上述數據分析與現場核查的方式共發現4所學校存在私設“小金庫”行為，涉及總金額數百萬元，相關責任人已得到相應處理處罰。
同時，審計所發現的情況也引起A區黨委、政府、教育局的高度重視，2021年，教育局首先對下屬學校的财務問題進行核查，緊接着A區黨委、政府下發專項文件，成立了以紀委、監委為首，财政局、教育局等部門派員組成了專項調查組，對全區各級各部門是否存在私設“小金庫”問題進行專項督查。
六、案例分析和啟示
該項目是新時代大數據環境下一次重要的嘗試，是數據分析技術具體應用的體現，需要注意的是，在數據分析過程中切不可進行單一分析，要結合橫向與縱向的對比，按照相同或相近級别、類型、規模、業務、事項等因素進行分類，橫向分析不同部門、單位之間的差異，縱向分析年度、月份之間的差異，同時要結合具體行業的特殊性，分清楚個體差異、突出差異，找準差異原因，準确把握問題線索，提高現場審計效率，提升審計質量。另外詢問方式也在該項目中得到了充分發揮，詢問的方式方法不可一概而論，應當根據所面對的行業采取不同的詢問手段。在本案例中，因為面對的是教師，審計人員采取的是以學習的姿态讓對方放松警惕，才會得到想要信息。
同時，我們應當看到此次審計項目過程中存在的局限性，一是雖處于大數據時代，事實上大數據的共享機制并沒有完全建立，單就該項目涉及的水電費而言，審計無法取得電力、供水公司的系統數據，沒有在分析過程中先通過電力、供水公司的立戶，水電量等情況推演出更準确的水電費收、支産生的原因；二是數據分析技術薄弱，審計時因為涉及問題中居民樓的存在，才找到了突破方向，但若因為舊城拆遷，學校改擴建等原因無法找尋原貌，我們的大數據分析是否能運用地理信息系統通過學校原規劃圖、現規劃圖等資料進行比對發現端倪。
由此可見，數據分析在當代審計中發揮着重要作用，但真正掌握并熟練運用的人員卻少之又少，下一步應當切實加強該方向人員的培養。
七、思考題
1. 如何培養數據分析人員
審計工作無法完全靠電腦自動運轉推演得出結果，始終需要審計人員進行操作，而單純招進大數據相關專業人才充實審計隊伍并不能解一時之渴，讓大數據相關專業人員學習财務、工程等知識和财務、工程審計人員學習大數據分析技術并無區别，這都需要一個長期的過程。而以審代訓或者脫崗學習也存在諸多問題。如果按照以審代訓的方式培養人才，由于審計任務繁重，審計人員在規定的時間内可能沒有那麼多精力投入到訓練自己的技能上。如果按照脫崗學習的方式培養人才，由于基層審計人員缺乏，可能會影響審計工作的開展，如何又快又好的培養和提升審計人員的素質，是我們需要認真思考的問題。
2. 數據分析與傳統審計方法該如何取舍
在大數據時代，數據分析确實有效提升了審計效率，但它是建立在人與物都達到一定程度的情況才比較容易實現，并非每個審計部門、每個審計項目都能遇到如此契合的情況出現，就如上所述，在人才儲備相對薄弱的審計部門中，是否有可以承擔數據分析的審計人員，而審計項目的不同也不盡然都可以采集到所需要電子數據。在做數據分析的前期工作時，數據采集、整理有可能會遇到重大阻礙，這樣更是勞心勞力，耗費的時間可能會比傳統審計方法更長更久，在面對這種情況時，現代的數據分析方法和傳統翻閱紙質資料的方式到底該如何取舍？
3. 如何改進審計詢問的方式方法
審計詢問是收集審計證據發現審計線索的重要途徑，這是一個鬥智鬥勇的過程，如何讓經驗尚淺的人改進詢問策略，是我們需要認真思考的問題。（作者：鄧翔 單位：貴州省銅仁市碧江區審計局）
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