城市綜合體之商戶合同、檔案管理
A、購物中心商戶合同管理
一、合同續租管理制度
1、目的：規範項目合同到期後的合同續簽的工作，确保合同續租工作正常開展。
2、适用範圍：購物中心各個商戶合同續租。
3、工作要點：
1）營運部應在商戶合同到期前半年，對該商戶進行經營期間的經營情況綜合評估，并完成評估報告，提出合同續租的相關的條件建議上報審批；
2）對于公司不同意續租的商戶，應在商戶合同到期前一個月告知商戶，并告知不續約的理由，便于商戶提前做好撤場準備工作；
3）如商戶接函後堅持要續租，可采用提高商戶合同商務條件告知商戶，商戶堅持要續租，必須提出我司在對商戶持續經營的相關要求，否則，合同不能續簽；
4）所有合同續租，須在合同中明确相關的裝修檔次升級的要求；
5）所有合同續租，應明确相關營銷活動的配合與支持約定；
6）合同續租，按公司合同審批流程上報審批同意後，方可簽定續租合同，收取相關的費用。
二、合同轉租管理
1、目的：規範承租戶在經營過程中因經營不善而發生的轉租行為，确保轉租客戶符合公司的業态定及商戶組合标準。
2、适用範圍：購物中心的各個項目商戶的商鋪轉租。
3、工作要點
1）承租戶提交轉租申請書至項目營運部；
2）營運部收到申請後在一周之内進行回複（同意或不同意，須講明原因）。營運部需綜合考慮評估其業态符合項目的整體定位與經營調整方案，品牌要符合樓層經營調整區域、業種要與樓層區域業種相符、新的經營者實力符合公司經營定位、掌握經營者的經營理念、前任商家在合同中的特殊約定及欠費等因素，再決定是否同意轉租；
3）經同意轉租的承租戶由營運部在規定時間填寫《轉租審批表》審定所扣租金、保證金。向轉租承租戶收取3000.00元手續費；
4）營運部審核承租戶有關費用是否結清，并在《轉租申請表》上簽字；
5）營運部門組織工程部負責辦理與租戶的商鋪交接手續。在轉租日，承租戶應按租賃接房時的《租戶商鋪交接單》上的項目進行清點，如水電氣表、噴淋、電話、空調及相關設施設備，并确認水電氣截至度數。如設施設備有損壞，承租戶需進行維修或更換，否則，工程部門将計算維修或更換成本。工程部審核出應扣的費用，并在《轉租審批表》上簽字，收回商鋪并把表格交至财務部同時抄送營運部；
6）會計主管負責審核租戶繳款與應扣款情況後簽字确認後提交營運總監；
7）營運總監在審核《轉租審批表》後簽字确認；
8）承租戶正常退場，按合同約定時間和租戶退款管理辦法至項目财務進行結算；承租戶轉租，須按購物中心公司申報程序上報營運部、财務部、總經辦審批後方可執行；
9）得到确認和審批後,租戶參照營運管理相關規定中租戶退款管理規定領取應退款項。
三、合同品牌變更管理
1、目的：規範承租戶在合同期内變更經營品牌的經營行為，有效地控制承租戶認真履行租賃合同的約定。
2、适用範圍：購物中心各個項目商戶經營品牌的變更。
3、工作要點
1）承租戶在合同期内，由于經營不善，需要進行業态變更，須向麗灣商業管理有限公司提交《品牌變更申請書》；
2）營運部收到申請後，對承租戶進行經營業績的綜合評估，考評原合同約定品牌和現在變更的品牌在整體商場該業态的比例情況，得出是否同意該承租戶提出的品牌變更申請
3）營運部收到承租戶提交的品牌變更申請書應在一周之内進行回複（同意或不同意，須講明原因）；
4）同意承租戶業态的變更，營運部須填寫品牌變更申請表上報營運總監審訂确認後進行存檔備案
B、購物中心商戶檔案管理
一、目的：規範商戶檔案資料的編号、分類、整理、保管及借閱工作。
二、職責：
1、營運部經理負責審批檔案對内的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。
2、營運部指定人員負責檔案的日常管理工作。
三、适用範圍：包含但不限于項目客戶往來信函、裝修管理文件，租賃合同、物管合同、轉租撤場等相關資料與文件。
四、工作要點：
1、所有商戶檔案進行編号，一個客戶立一個檔案袋，分樓層或業态進行存檔；
2、所有商戶的檔案袋應設立目錄，并在目錄上記載詳細的入冊内容與時間；
3、任何人借閱商戶檔案，要辦理借閱手續，并通過營運部經理簽字方可借閱；
4、負責檔案管理的人員在借閱商戶檔案時，應向借閱者當面清點好檔案袋中的詳細的資料，并完成雙方交接簽字手續；
5、商戶檔案的借閱，當天須歸還，如超過一天時間，須經營運部經理審批同意；
6、商戶檔案歸還時，檔案管理人員按當時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤後，雙方完成交接手續；
7、檔案管理人員，應每半年對商戶檔案進行清查與整理，每年年底應對商戶檔案進行歸類存檔。
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