重視效率，更要重視效能

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英國曆史學家帕金森曾經總結出這樣一則定律：“事情增加是為了填滿完成工作所剩餘的多餘時間。”而這一定律在沃頓商學院被解釋為，工作效率低下，往往是因為我們給了這項任務太多的時間。“要高效率，更要高效能”是沃頓人做事時的基本要求，也恰恰是這一要求的存在，使他們在做事情時不僅追求高效，更追求高收益。

效能的重要性，遠遠大于效率

時間能夠管理嗎？“時間”本身根本管理不了，你可以管理的真正東西，實際上是你對不同事務的精力排序。

——日本企業家　孫正義

為了使自我時間利用率達到最大化的目的，我們中的大多數人都在全力以赴。當現實的要求超過了我們的能力時，我們開始做出權宜的選擇：減少睡眠與休息，将更多的時間投入到工作中。短時間内來看，這些舉動的确有利于個人效率的提升，但長時間來看，它們遺患無窮：精疲力竭成為了一種常态，個人生活已經完全超負荷——這是一種典型的、在長時間内才能看得出來的低效能式時間管理。

畢業于沃頓商學院、如今已是個人精力管理專家的利南·鮑威爾先生提出了一種時間效能論，他指出，我們能夠将時間當成靜止不動的東西。在看醫生的時候，很多人都會有度日如年的感覺，而做自己喜歡的事情，比如與朋友一起在咖啡廳裡坐上半個小時，感覺便會完全不一樣了。

大多數人都感覺，自己在某些特定的時間段會非常輕松，做一些特定的工作時也有同樣的感覺：鮑威爾先生本人在進行财務管理的時候總是會感覺時間過得非常快，但是在進行賬目盤點的時候，他卻會感覺時間過得太慢了。

通過研究，鮑威爾認為，這種感覺上的差異并非來自于時間，而是與個人精力、熱情息息相關。很顯然，若是遵循個人生理規律，接觸那些正能量滿滿的任務、工作與人，那麼，個人工作效率便會大大提高，同時，還可以讓自己更喜歡自己的工作。

我們的每一種行為、情感甚至是思想都會對精力帶來或好或壞的影響。考量個人人生的最終成果，并非我們活了多少歲，而是我們在有限的時間裡，投入了多少精力，獲得了多大的效能。而對于那些追求高效能的人來說，出色的表現、健康與快樂，都需要建立在有效的精力管理基礎之上。

但是，我們要如何才能在不損害個人健康、幸福與生活的前提下，使自己保持高效、獲得高效能呢？鮑威爾先生在對精力管理進行了多年的研究後指出，以下四點可以使我們更好地抵達以上目的。

1.不要沒有開工就洩氣

前一天計劃了滿滿一張A4紙的事項，但次日一大清早看到一張滿滿當當的日程表，你立即升起一種想要去撞牆的沖動——如果你有這樣的沖動，就證明你的精力在開工以前便已經跑掉了一大半。

鮑威爾說，很多人都會過分高估自我效率，或者在一些看似重要但實則雞毛蒜皮的事情上花費過多的時間。但時間管理不是戰争，不能幹什麼都搞得如同要去打仗一般，不要對自己提出過高的要求，每天為自己安排恰當的任務量，這是使個人在次日工作時保持充沛精力的重要前提。

因此，在為自己安排任務時，我們需要注意以下幾個關鍵點：

①我大約什麼時候開始做這件事情？

你不需要精确到具體的幾分幾秒，實際上，因為時間管理中的事項往往是一件做完才能開始做下一件，所以，事項根本不可能精确到具體時間，但你依然需要為它安排好大緻的開始時間段。

②上午/下午/今天之内，我能不能做這麼多的事情？

這是對個人能力的一次粗略考量，在安排事項時，你需要問自己：“安排這些事情，我能忙得過來嗎？”“忙得過來”、能夠成功地完成安排的所有事項，接下來的時間管理才會更有信心去堅持下去。

③我要先做哪件事？後做哪件事？

這是事件的排序問題，而具體的排序，需要根據事件對個人目标的貢獻程度、其本身的輕重緩急程度來決定——這一問題在随後會談到。

④今天做不完的事情，安排在明天什麼時候完成？

哪怕你再謹慎地估量自己的精力，你也有可能遭遇意外事件的插入，導緻事件未能完成的情況發生。在這種情況下，你就要考慮如何将這些未完成的事項插入次日了。

遵循上述四個關鍵點來安排日程表，就多半不會讓你“一看到就洩氣”了。

2.給自己減減壓

鮑威爾指出，若個人所在的工作環境壓力很大，或者官場氣十足的話，便很難做到給自己減壓。然而，我們的大腦、身體與靈魂的承受力都非常有限，逼太緊的話便會出事。因此，我們必須要在情緒、體能、思想與精神四方面，讓自己保持良好的狀态。

①情緒

有關情緒，我們需要正視以下三個事實：

● 不管外部壓力有多大，隻要我們能夠控制好自己的情緒，便可以使精力獲得極大提高；

●當你處于情緒愉快狀态下時，往往就是績效最高的時候；

● 養成三個簡單而有效的習慣，可以使個人保持較好的情緒：深呼吸放松自己、向他人表達贊賞、換一種積極的方式來講述個人生活中發生的事情。

②體能

身體是奮鬥的本錢：

●一個健康的身體可以産生更多的能量；

●随着體能的增強，個人工作效率也會有所提升。

③思想

思想決定着行動的效率：

●工作狀态下，思想必須集中；

● 個人可以制定一些習慣，來減少科技給工作與生活帶來的無情幹擾；

● 集中注意力，可以使自己的精力不被分散，我們便可以在較短的時間内完成較多的工作量。

④精神

精神往往與工作效率呈正比狀态：

● 當我們的日常工作和生活與個人最珍視、最能夠賦予他們意義感與目的感的東西相一緻時，他們的精神能量便可以發揮作用；

●我們需要理清優先事項，并此為準，在以下三方面制定習慣。

1）做自己最擅長和最喜歡的工作；

2）有意識地為生活中最重要的領域分配時間和精力，認真工作，關心家庭、健康和他人；

3）在日常行為中奉行自己的核心價值觀。

在情緒、體能、思想與精神四大方面做好這些内容，不僅個人壓力會大大減小，接下來的工作效率也會獲得提高。

3.留意精力充沛的時段

有些人知道自己在什麼時間段精力最充沛，比如，有些人在早上剛起來時思維最活躍，但有些人要到晚上才會出現創意四射的狀态。

如果你對自己的狀況不太了解，那便花費一兩周的時間将自己的狀态記錄下來。記下自己在哪些時間段效率最高、精力最充沛；哪些時間段沒有心思工作，想要休息一下或者想喝一杯咖啡放松一下。

鮑威爾認為，根據個人精力周期，對全天時間段進行細分是找出精力充沛時間段的一個不錯的方法。

根據精力周期細分全天時間段

示例：

1.優質時間——晨起段（6：30～9：00）

2.優質時間——Dictator時間（9：30～10：30）

3.優質時間——上午段（10：30～12：00）

4.優質時間——下午前段（2：00～4：00）

5.低質時間——下午後段（4：00～6：00）

6.中質時間——傍晚段（6：30～8：30）

7.中質時間——夜晚段（9：00～12：00）

8.低質時間——間歇段（各階段節點前後大約20分鐘）

我們必須要承認的是，在不同的時間段，人的精力水平是不一樣的。你首先要做的，是劃分出自己的“優質、中質、低質”時間段，之後才可能将不同難度的事情安排到不同精力水平的時間段中去。

“Dictator時間”是鮑威爾教授從自己的民族文化——猶太人的時間管理方法中借取到的時間管理辦法，意為“不被他人打擾的專屬時間”，該時間段内可以完全集中精力去處理那些最重要的事情，而且不允許他人電話、郵件、來訪的打擾。可以說，Dictator時間是個人專屬的計劃與思考的時間，在該時間段内，集中精力安排當天的工作内容，對一些複雜的問題進行思考，計劃接下來幾天内需要的資源等——哪怕不進行具體的執行性事務，它也可以對時間管理與個人效率提升産生重要的作用。

好好利用個人精力充沛的時間段，将這些時間用來做一些必須要在最佳狀态才能夠完成的工作，還有一些你不喜歡但非常重要的工作（鮑威爾最不喜歡的是賬目盤點）。在效率最高的時候做這些事情，往往能夠以最快的速度将它們完成。

遵循以上三條建議，我們便能夠在保證個人休閑時間的基礎上，做到更有精力地去面對工作與生活。也隻有在有精力的基礎上，我們才有可能獲得個人時間管理的高效能。

做事以前，先弄清效率的真實含義

我們要努力讓自己成為一個成功者，但我們也要讓自己努力成為一個正常人。

——Facebook創始人　馬克·紮克伯格

每一個人都期望提高自己的效率，可是他們往往會忽略這樣一個事實：世界上沒有任何機器可以一直以100%的功率運轉。人也一樣，你不可能達到100%的有效率，至少，你不可能總是保持100%的有效率，若你強迫自己一定要時時刻刻保持過分高效的話，那麼，你就會如同那超負荷運轉的機器一樣，因為損耗太大而提前報廢。

我們常常會看到一些人為自己制定了長達好幾頁的任務列表，但事實上，這是一種浪費時間而非節約時間的舉動，他們花費了太多的時間去計劃自己根本完不成的事情。每一個人的效率與能力都有其上限，就連柳比歇夫這樣的成功人士也一樣。

柳比歇夫是前蘇聯昆蟲學家、哲學家、數學家，在他的一生中發表了70多部學術著作，同時他還涉足包括科學史、農業、遺傳學、植物保護、哲學、昆蟲學、動物學、進化論、無神論等領域。

對于這樣一個一生中擁有無數成就的人而言，他對效率的看法同樣保持在“它是有上限”的基礎上。“常有人說，他們每天工作十四五個小時，這樣的人可能真的有，可是我沒辦法幹那麼長時間。我進行學術工作的時間最長的是11小時30分，一般情況下，一天中我能有七八個小時的純工作時間便滿足了。我最高紀錄的一個月發生在1937年的7月，在那個月，我工作了316個小時，每天平均純工作時間是7小時。”

“當然，每個人每天都要吃飯、睡眠。換句話來說，每個人都有一定的時間用于标準活動上。工作經驗表明，每人每天約有12到13個小時可以用于非标準活動上，比如上班、社會工作、娛樂等。”

柳比歇夫的人生誠如沃頓商學院最著名的法律學教授諾裡斯·龐德所說的那樣：“我們要努力讓自己成為一個成功者，但我們也要讓自己努力成為一個正常人。”作為一個正常人，每天都會有工作以外的很多事情，比如陪伴家人，比如休閑娛樂，比如每日堅持健身……

所以，在進行時間管理、追求個人效率以前，我們必須要正視這樣的事實：一個正常人是需要一定的休閑時間的。這也是為什麼在進行時間預算時，我們需要留出時間的原因：我們必須要清楚，生活中肯定會有意外發生，所以，要留出時間去處理這些意外事件。

此外，我們還必須要使用恰當的方法休息、放松，以便使自己恢複良好的精力去追求更高的人生效能。

不過，這種理所當然的正當時間分配對于某些人而言卻有一定的難度：他們沒有辦法确定，自己如何在兼顧娛樂、工作與生活的同時，使自己擁有足夠的時間去進行其他的活動。對此，沃頓商學院有三則方法可供參考。

1.明确追求，分割自我時間

若你将大部分的時間花費在了學習與工作上，那麼，你便是以工作成就為導向的人；若你将大部分的時間花在了享受生活上，那你便是以生活滿足為導向的人。每一個人的追求各不相同，有些人能夠在工作、學習、奮鬥的路上獲得更多的快樂，有些人則在生活瑣事中獲得了更多的幸福。

所以，你需要确定自己到底在追求什麼。很多時候，魚與熊掌不可兼得，因此，你必須要做出選擇，而選擇往往意味着放棄：你做了一件事，便不可能做另一件事。而這種選擇性也将體現在你的時間管理上。

你可以按照黃金分割定律來劃分自己在兩件事情上的時間分配：若你在一天内擁有10小時可以自由規劃的時間，且你确定自己是一個以工作成就為導向的人，你可以這樣規劃：使用6.18個小時去工作學習，用剩餘3.82小時去享受生活。

反過來，若你确定自己是以享受生活為導向的人，你可以這樣規劃：使用6.18個小時去享受生活，用剩下的3.82小時去工作學習——畢竟你還要想辦法養活自己。

2.要有自知之明，别為自己設定太高的目标

很多人在通過時間管理獲得高效率的過程中半途而廢，往往是因為自己的目标設定得太高了。與此同時，又對達成那麼高的目标所要付出的代價沒有清楚的認識。但是，更快樂、更健康的生活很大程度上是建立在擁有自知之明的基礎上的。清楚自己的優點與缺點，不去做白日夢，不給自己定下過高甚至是要求滿分的目标，這本身就是獲得個人高效的基礎。

因此，你應再次拿出紙與筆，羅列一下那些雖然看起來可能無趣但實際上對你而言非常重要的事情。若你是學生，那件事可能是背英語單詞；若你是業務經理，那件事可能是給你的上司寫下一年度的預算。

挑出一件你認為最重要的事情，然後，給自己做個時間表，在未來一個星期乃至一個月的時間裡，每天至少專注于這件事2個小時，你便能夠獲得自己在此事上的迅猛發展。

3.運用時間分割法，訓練自己習慣于專注2小時

在自己不喜歡的事情上專注2小時，未經訓練的人很少能夠做到。為了做到這一點，你可以參照所謂的“時間分割法”。比如，若你需要在這件事上專注2個小時，即120分鐘，那你應該把當天的任務分解成6塊，而每一塊用20分鐘完成。你把20分鐘當作你專注的基本時間單位，而毎個時間單位過後，休息5分鐘，想辦法犒勞一下自己，比如喝杯咖啡或者牛奶。在屬于休息時間的5分鐘之内的最後一分鐘，重新振作，嘗試着恢複狀态之後，進入下一個基本時間單位——另一個20分鐘。

于是，在規劃時間時，你便會明白，為了可以完全專注120分鐘，你最終需要規劃出差不多150分鐘的時間。這一方法非常簡單，但卻非常有效，也恰恰是因為它簡單而有效，所以，很容易體會到效果，你也會更容易堅持下去。

通過上述三大步驟，你不僅會更正視效率的真實含義，同時你也會更知曉精力充沛之重要性：獲得高效率與高效能的人生，奮鬥與娛樂其實擁有同等重要的意義。

要正确地做事，更要做正确的事

我們并不一定知道正确的道路到底是哪一條，但卻不要在錯誤的道路上走得太遠。

——沃頓商學院管理名言

管理大師彼得·德魯克曾提出過這樣的觀點：效率是“用正确的方式做事”，而效能則是“做正确的事”，效率與效能不可偏廢，但這并不意味着我們在工作中應該将效率與效能視為擁有同等重要性的内容。

在德魯克先生的論述中，我們可以看到兩組并列的概念：效率與效能，正确做事與做正确的事。但在現實生活中，特别是在個人工作方式與時間管理過程中，人們往往會将關注的重點放在前者：效率與正确做事。但實際上，第一重要的卻是效能而非效率，是做正确的事而非正确做事。正如德魯克先生所說的那樣：“不可缺少的是效能，而非效率。”

蒙哥馬利是沃頓商學院的一位普通畢業生，如今，他在美國一家大型連鎖醫院供職。在管理醫院的過程中，他發現，讓工作高效而卓越的方法是有機而複雜的，就如同醫學問題一樣。病人到醫生的辦公室中說，自己發燒了，并告訴醫生他出現了一些感冒的症狀。但醫生并不會馬上相信病人的話，而是會翻開病曆，問一些探究性的問題，然後再做出自己的診斷——病人或許是得了感冒，但也有可能是罹患了更嚴重的疾病，而醫生隻會依據于自己的專業知識，而非病人對自己的判斷進行診斷。

沃頓商學院的“合作公司治理”項目曾經接到過這樣一個求助：為一家制造業公司的分支機構評估擴張機會，但是，經過長達數個星期的資料收集與分析以後，這家公司意識到，自己需要的不是擴張，而是關閉或者直接賣掉。

很顯然，若是着眼于效率的話，醫生有可能給病人誤診，提供幫助的沃頓團隊有可能導緻一家公司陷入嚴重虧損狀态中。搞清楚效能所在，做正确的事情，你才能夠保證自己的時間與精力都被用在了正确的地方。

這就如同電子産品的淘汰史一樣：當黑白電視機處于成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若你依然選定黑白電視機為目标産品的話，則你的生産效率越高，你的虧損便越大——雖然此時提升效率是在正确地做事，但因為做了不正确的事，損失必将巨大。

若你依然不明白“正确地做事”與“做正确的事”的區别，那麼，你就需要繼續往下讀：效率與效能是存在着明顯的不同的。

1.明确效率與效能的不同

想要做到提升效能，我們就必須要明白效率與效能的差異到底在哪裡。“正确地做事”所強調的是效率，其結果是讓我們更快地朝着目标邁進；“做正确的事”強調的則是效能，其結果是确保我們的工作是在堅實地朝着自己的目标邁進。換句話來說，效率所重視的是做好一件工作的最好辦法，而效能重視的則是時間的最佳利用，這包括做或是不做某一項工作。

沃頓商學院之所以可以在商業領域中培養出那麼多的成功者，其最大的秘訣就在于，每一個沃頓人都被教育，在開始工作以前，必須要先确保自己在“做正确的事”。事實上，“正确地做事”與“做正确的事”存在着本質上的區别。“正确地做事”是以“做正确的事”為前提的，若沒有了這樣的前提，“正确地做事”将變得毫無意義，首先要“做正确的事”，然後“正确地做事”才能存在。

這與個人行為的目的性相契合：身為設計人員的你按大衆的要求設計出了一款産品，其質量、外觀、實用性都達到了與市場相符的标準，你是在正确地做事。但是，若這款産品根本沒有買主，更沒有固定的用戶，這就不是在做正确的事——此時，不管你做事的方式與方法有多麼正确，最終結果都将是徒勞無功的。

2.找出“正确的事”

工作的過程就是解決一個個問題的過程，有時候，一個問題會擺在你的面前讓你去解決，你所面對的處境是：問題本身已經相當清楚，解決問題的辦法也很清楚，但是，不管你想從哪個方向、哪個地方下手，正确的工作方法隻能是：在此之前，你應确保自己在解決的是正确的問題——但它很有可能并不是之前擺在你面前的那個問題。

當你确定自己正在為一個錯誤的問題而傷腦筋時，你會做些什麼呢？當醫生認為病人輕微的症狀将某些更嚴重的問題掩蓋了時，他會告訴自己的病人：他需要進一步的檢查來确定自己的推測。按同樣的方法，在發現問題本身有錯時，你應該進一步去了解事實，在尋找資料、盤點過往的同時，使自己真正地找到“正确的問題”，這是做正确的事的前提。

3.一開始便懷有最終目标

從一開始時便知道自己現在在哪裡，并朝着自己的目标前進，至少在行進的過程中可以确定，你邁出的每一步都是方向正确的，而那種看似忙碌、最終卻發現自己是背道而馳的情況是非常令人沮喪的。這是許多工作時間長但效率奇低的人容易出現的錯誤，他們往往會将大量的時間與精力浪費在無用的事情上。

每一件事、每一項工作都會有其特定的、最好的結果，而這一結果就是我們在努力過程中期望達成的最終目标。在開始做事以前，唯有明确地記住這一最終目标，才可以确定，不管哪一天幹哪一件事，都不會違背你為之确定的重要标準，你做的每一件事都會為這一最終目标做出有意義的貢獻。

若目标缺失的話，便不可能存在切實的行動，更不可能獲得實際的結果，沃頓人與其他商學院出身的人最大的差異就在于，前者往往在做事以前，便清楚地知道自己想要達到一個什麼樣的目的，并清楚地知道，為了達到這樣的目的，哪些事是必需的，哪些事從表面上看是必不可少、但事實上是無足輕重的。他們總是可以在一開始時便懷有最終目标，因此總能事半功倍、卓越而高效。

當然，工作與生活中也存在暫時的“目标不明”的情況，若我們一時還弄不清楚“正确的道路”（正确的事）在哪裡，不如按沃頓的那句管理名言所說的來做事：“我們并不一定知道正确的道路到底是哪一條，但卻不要在錯誤的道路上走得太遠。”——最起碼，為了節省時間與精力，先停下自己手頭的工作也是一個選擇：它至少可以保證，在當下你不是朝着與最終結果背道而馳的方向前行的，否則，在你找到最終目标以後，你需要花費更多的時間、走更遠的路來回到原路上來。

很顯然，在明确了效能對于效率的重要性以後，我們當然能夠明确這樣的做事觀點：若可以同時提高效率與效能最好，但在兩者無法兼而得之的情況下，我們首先應該着眼于效能，然後再設法提升效率。

以上内容摘自《》