職場寫作：信息寫作的五個原則、四個要領
在工作中，當我們向上級領導、上級部門或主管部門彙報本單位的重要工作進展、業績經驗，提出工作建議，或者本部門需要領導或上級部門協調解決一些問題時，就需要用到信息。
廣義上的信息，包括語音信息、文字信息、數字信息等一切可以傳播的内容。
狹義的信息，是指機關和企事業單位反映情況、交流經驗、聯系工作的一種文體，在實際工作中應用非常廣泛，能起到上傳下達、溝通左右的作用。
信息的寫作，是每一個職場寫作者必備的技能之一。
一、信息的基本要求
信息寫作的目的，主要是在單位内部傳遞情況、溝通工作、上傳下達、交流經驗。不同的人對信息的需求不同，導緻信息的受衆也不一樣。
上級部門希望下級單位能夠清晰、準确、及時地報送關于某一事項的具體做法、進展情況、經驗教訓等。不同部門之間希望通過信息，了解和學習其他部門好的做法、工作方式以及值得推廣和借鑒的經驗。
在構思信息時，需要交代清楚何時、何地、何人、何事等基本要素，通過信息全面準确地反映實際發生的情況，總結出典型的經驗和做法。
在組織素材上，要言之有物，全面掌握與信息相關的基本素材，分析具體的做法，提煉出值得借鑒的經驗。
在撰寫和修改信息時，要注意信息的時效性。随着形勢不斷發生變化，各種新情況、新問題、新事物層出不窮，信息要準确反映最新情況，必須具有較強的實效性，否則就會失去存在的價值和意義。
二、信息寫作的五個原則和四個要領
信息可以分為動态類、經驗類、問題類、建議類、落實類等幾大類。要根據不同的信息類型，确定信息的内容和寫作方式。
信息寫作要遵循五個重要原則：求真、求準、求深、求快、求新。
求真就是要求信息反映的情況和問題必須真實可靠，必須是現實工作中實際發生的，客觀存在的，不能無中生有，胡編亂造。
求準就是要求信息中的事實和數據必須準确，表述必須清楚和完整，不能模棱兩可，讓人産生歧義。要站在領導的角度和高度去分析問題，總結經驗，提出建議，讓信息發揮更大的作用。
求深就是要求對問題的分析要全面、深刻、徹底、透亮，能夠透過現象看到本質，直擊問題的核心，不能淺嘗辄止、浮皮潦草。
求快就是要求信息的報送速度必須要快，第一時間撰寫，第一時間報送，以最快的速度送到閱讀者的手中和案頭。
求新就是要求信息能夠反映新情況、新問題，提出新建議，列出新謀劃，作出新打算。
想要寫好信息，必須掌握四個要領：
一是選題要精準。好的主題是成功的一半，要善于從工作中，從領導和上級單位關心的事項中發現亮點和閃光點，完成信息的選題，以提高信息的質量和采用率。
二是素材要實在，根據選題收集和組織素材，素材要實實在在，有幹貨，有信息量，有敏感度。
三是标題要精當，信息的标題沒有固定的格式，但最好能做到簡單明了、意味深長、一語中的、引人注意、一鳴驚人。
四是結構要嚴謹。信息一般比較簡短，短小精悍，韻味十足；論證要嚴謹，材料和觀點保持一緻，相互協調；結構要條理，脈絡清晰，層次分明，綱舉目張。
三、信息的寫法
1.信息的構成
信息一般由标題、導言和主體三部分構成。
信息的标題一般比較直接，能夠直截了當地點出信息中的重要内容，一語中的，讓人印象深刻。不同類型的信息，标題的寫法也不盡相同。
動态類信息的标題要求簡單明了，如“××同志出席××活動”“××部門召開了××會議”。
建議類信息的标題要直指問題的核心，如“關于××問題的幾點建議”“××問題需要引起重視”等。
經驗類信息要指出主要的成果和經驗，能照顧正反兩個方面，如“××事情進展順利，但需注意三方面的問題”。
信息的導言位于标題和主體部分之間，用來提煉信息的主要内容和觀點，和新聞寫作中的導語相類似。
信息的主體通常包括“兩個五”。
第一個五是“5W”，即何人（Who）、何事（What）、何時（When）、何地（Where）、何故（Why）五要素，讓人能夠知曉事情的來龍去脈、前因後果。
第二個五是“5有”，即有觀點、有内容、有分析、有措施、有結果。好的信息要做到有血有肉，有筋有骨，這樣内容才能豐滿。
2.信息的結構
信息的結構一般有以下四種。
金字塔結構，按照信息發生、發展和結果組織素材。這種結構層次清楚、叙述完整，但重點不夠突出。動态類信息經常采用這種結構。
倒金字塔結構，按照信息的重要程度來安排寫作的順序，将最重要、最能引起重視的觀點和材料放在最前面，然後按照觀點的主次和重要性依次展開叙述和議論。這種結構開門見山，直擊重點，能讓讀者迅速抓住信息的重點内容。
并列式結構，信息的各部分内容按并行模式組織，通常采用“一、二、三、四”等小标題，或者按照部門或地區來組織材料。這種結構條理清楚，層次分明，多用于綜合類信息、經驗類信息的寫作。
自由式結構，可以綜合應用以上幾種結構，也可以與上述結構形式區别開來，或縱橫交錯，或夾叙夾議，形式靈活多樣。
3.信息的報送
信息的報送首先要做到實事求是，既報喜又報憂，不放大不縮小，客觀呈現存在的問題，提出合理化建議和解決方案。
其次要突出自己的特色，結合本單位的特點和實際，報送亮點突出、問題嚴重、代表性強、有針對性的信息。
最後要把握信息報送的節奏和規律，長期工作定期報送，階段性工作集中報送，臨時情況和新出現的問題及時、快速報送。
四、注意事項
信息要與新聞相區别，兩者相類似，都注重時效性，都有新聞五要素；但兩者受衆不同、寫法不同、格式不同、内容也不同。
信息的标題要精煉，不要冗長，不要不得要領；信息不能沒有導言，不能直接進入主體内容；主體内容結構不能混亂，觀點和材料必須一緻，内容不啰唆，篇幅盡量簡短。
信息要語言平實、表述清晰、叙述清楚、分清主次、突出重點、觀點分明、不要使用華而不實、内容空洞的語言。
信息的内容要結合實際，突出重點和特色，重點議題和重要觀點要明确、條理，放在最前面的重要位置。
信息要實事求是，事實和數據準要經過核實，不能無中生有，不能生搬硬套，不能模棱兩可，有内容多報，無内容少報。重視信息的時效性，定時信息按時報送，不報送過時的信息，不要延期或不按時報送信息。
區分信息報送的對象，報送上級的信息主要用于反映情況和問題，發送下級的信息主要用于向下級單位通報情況，提出要求。涉及敏感性問題時要控制信息的發送和知悉範圍。
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