如何編制物料編碼規則（附案例）
在信息化管理系統中，我們通常将原材料、半成品和成品統稱為“物料”，本文所述的物料編碼規則也是涵蓋原材料、半成品和成品。
說明：以物料編碼為主線計解編碼的原則，同樣适用于其它編碼，如：客戶編碼規則、供應商編碼規則、員工編碼規則、倉庫編碼規則等等
信息化的第一步就是要規劃好各種數據的編碼規則，通俗的講就是”編制身份證号”，”物料編号”或”品号”
物料編碼的意義在于，以簡短的符号或數字來代表物料、品名、規格或類别及其它有關事項的一種管理工具。在工廠中物料少則數百種多則數千，物料的領料、發料、進貨、請購等等工作極為頻緊，而借用物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、溝通更加容易。
下面我們來說說物料編碼的基本原則：
一. 唯一性
通常情況下，隻要物料的物理或化學性質有變化，并且該物料要在倉庫中存儲，就必須為其指定一個編碼，即通常所說的一物一碼。
比如：某零件要經過沖壓成型、鑽孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型後立即進行鑽孔，緊接着進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該零件可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鑽孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀态，必須編制不同的物料編碼。
二. 分類别
在編碼時，一般會按一定的分類方式對編号進行分類，這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類的資料才能排在一起，便于我們比較和彙總統計等。通常我們在對物料進行編碼時，會按大類－中類－小類－流水号的形式進行編碼，比如，第一碼表示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類，第四、五、六碼表示小分類，最後是三位的流水号，通過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統計分析時是可以排在一起的。
三. 勿有意
我們在給客戶輔導編碼時，非專業性的人員通常都要求讓編号反映某些意義，使得編号容易記憶或者可以望“字“生義，常常會将英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編号上；再有，還要把物料的規格、尺寸等屬性也要反映在料号中。在資料量不大時，這種編碼方式的确可能比較方便，使用起來可能會比較符合使用者現時的習慣，但是當資料數量越來越大時，要記憶的東西太多了，實際上已經達不到當初設想的易于記憶的目的了，結果給後續新增編碼造成很大的困擾，無法進行新增編碼的編制。
在很多企業中，常常就是為了要整理理出有意義的料号體系，而使得編号工作變得非常困難，經常會組織很多部門，來讨論如何才能将這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時間，經常是編到一半發現無法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時候，客戶人員常常會要求将阻值、材質加到編碼中，甚至将10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質。結果日後有新增的物料時，卻發覺實在很難遵行原來的原則進行新物料的編号工作。
其實，料号僅是物料的代碼。是為了便于計算機系統管理，而給的一個編号而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證号碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三周内就完成所有的編号工作。
在國外，有許多公司幹脆就用亂數法則直接賦予物料編号，而絲毫不會影響電腦作業的運行。因為在交易數量龐大的信息化作業中我們不需要也不可能去記憶每一個料号所代表的物料。我們要知道的隻是料件的名稱規格，而所有的資料在列印或顯示時，名稱規格都可以随着料号出現。
四. 避變化
如果資料的某項屬性在未來有可能會發生變動，則絕不應該将此項屬性納入到編号中。否則，一旦發生變動時，是否要修改編号及如何進行修改都将會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編号，員工所屬部門就不應該納入員工編号中，因為部門的調整或是員工調動部門都可能會經常發生；另外如客戶所屬的地區，業務員分管區域等等皆是如此。通常，在系統上，可以用單獨的欄位來記錄這些屬性。
五. 數字好
編碼最好全部用阿拉伯數字來編号。一則可提高填寫、錄入編号的效率，二則避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而産生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母最好排在編号的前幾碼，且位數必須一緻。
在編碼中，有些客戶人員為了使編号段落分明而要求在編号中使用”－”符号，或者在編号中夾雜”*”、”/”等特殊符号。這些符号的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編号時亦會造成不便，因此最好避免采用。如果非用這些符号不可，則應該規定固定符号出現的位置，否則一定會産生困擾。
六. 力求簡短
編号的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時，也大大降低出錯的機率。如果一個編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好，既能滿足一般編号容量的要求，也能較好的反應适當的重要屬性，且便于記憶、錄入等。
七. 長度統一
編号長度統一，可以使我們在閱讀或錄入時很容易發現編号長度不對，有漏輸或多輸。如果實在做不到編号位數統一，則至少要求同一類的位數要統一。比如，對ATO制造企業來說，可能會存在半成品數量相對成品要少的情況，在編号長度上，很難讓半成品和成品的編碼長度統一，那我們可以讓成品類的編号長度保持統一，半成品類的長度保持統一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以通過補「0」的方式來保證确保編碼長度統一。
八. 用跳号
随着企業的發展，每天都會有新的物料出現，需要增加新編碼，所以在編碼時，編碼的擴充性非常重要，而如何才能實現編碼的擴展性呢？通常我們用跳号的方法來實現。比如在分類号中預留一些空号以便日後可以插入，同時也可以加大相應分類的編碼容量，如50---80可以編成同一個小類。在實際編碼中，此項原則往往會被忽略掉，而此項原則最能體現我們的專業性，是檢驗我們的編碼能否經的起時間考驗的重要原則，請切記！
示例如下，請按實際情況做擴充和修改
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