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excel數據處理技巧:快速引用數據,制作自動更新的通報表格

編按:哈喽,大家好!如何快速做好每日業績通報?如果每次都要重新輸入日期、手動整理計算數據,那不但太費時間了而且還容易出錯。今天苗老師要和大家分享一張全自動的Excel業績通報表,解放你的雙手、雙眼!


小胡:“苗老師,您能教我怎麼做微信數據通報嗎,我今天又被領導批評了,說我做通報動作慢,還老是出錯。但是這麼多數據,我要看、要找、還要算,哪有那麼快呀。而且每天都要做,煩都煩死了。”

苗老師:“小胡,你說慢點,一進來噼裡啪啦說這麼一大堆,我都聽混了,你先把你們業務部門的通報給我看看。”

小胡:“就是這樣的,2020年5月3日,當日時間進度為33.9%,當日的收入為33.7萬元,全年累計收入為370.7萬元,完成全年500萬指标的74.1%。超過時間進度40.3%。”以下為各店收入和排名,如下圖所示:

苗老師:“其實這個通報很簡單,有幾點我想應該是比較重要的問題,一個是指标完成率,一個是時間進度的對比,還有一個是店内排名。”

小胡:“還有日期呢,好幾次都把日期寫錯了。”

苗老師:“我再看看你的取值表。”

小胡:“我發您看看。”如下圖所示:

苗老師:“現在我挨個來幫你解決問題,先說表格部分。關于表格中的日期問題,用TODAY()這個函數,就能直接得到當日的日期。如果通報的是昨天的數據,可以用TODAY()-1,數據會随着日期每天變化。”我們把日期放在一個固定的位置,比如放在A2單元格中,如下圖所示:

苗老師:接着我們可以為這張通報表制作一個帶有日期的标題,使用連接符&,可以把文字和日期連接起來,我們把表和标題放在B1的位置,然後輸入:

=A2&"各門店銷售通報"

因為“各門店銷售通報”是文本,所以需要在兩邊加上英文雙引号。

小胡:“苗老師,不對不對啊,怎麼輸入完後,出來的是一串數字?”如下圖所示:

苗老師:“不急不急,那是因為日期和文本連接之後,變成了文本格式,所以日期格式就不見了,我們這裡使用TEXT函數對它的格式進行調整即可。”

公式調整為:=TEXT(A2,"yyyy年m月d日")&"各門店銷售通報"

TEXT的第二個參數,表示要顯示的格式,y、m、d分别代表了年、月、日。設置完成後,标題就按照我們的需求生成了,如下圖所示:

不熟悉TEXT函數的同學,可以看下之前的文章《5分鐘,學會文本函數之王——TEXT的常用套路》。

标題部分做好了,下面我們來看看收入部分的數據。收入部分的取值,雖然比較簡單,但你需要先理解一個概念:我們在制表的時候,最好有一個前台表,一個後台表。前台表主要用來放我們的通報,後台表就是用來放數據的,然後将它們用函數關聯起來。如下圖所示:

把你的數據源貼在後台表裡,如下圖所示:

粘貼的時候需注意,格式要保持一緻。接着在前台表中輸入“=”引用對應的後台表數據即可。注意,當後台表比較複雜時,可能要用到VLOOKUP、COUNTIFS、SUMIFS這類函數。

我們這表挺簡單的,直接用“=”号連接即可,然後再完善表的整體結構。如下圖所示:

注意,C2單元格的公式,是直接引用的後台表B2單元格,後續如果後台表數據有變動,那這裡的數據也會跟着改變。由于全年指标是确定的,所以可以通過公式:“=E3/F3”直接得到完成率。

當日排名和全年完成率排名,可以直接用排名函數RANK,得到結果。

D3單元格的為:=RANK(C3,C$3:C$9)

注意,公式中的區域要加上“$”符号,如果不加,下拉公式時,它會發生變化,排名結果就會出錯。如下圖所示:

設置完成後,我們的表格部分就做完了,如下圖所示:

下面開始說通報的文字内容,先來看看需要通報的信息。

2020年5月3日,當日時間進度為33.9%,當日的收入為33.7萬元,全年累計收入為370.7萬元,完成全年500萬指标的74.1%。超過時間進度40.3%。以上為各店收入和排名。

通過上述文字,我們可以發現,目前我們還缺少時間進度和超過時間進度的數據,下面我們計算一下這部分的數據。

時間進度就是當年已經過去的天數占全年天數的百分比,2020年是366天,所以這裡的分母是366。分子我們可以使用DATEDIF函數進行計算。DATEDIF函數用于計算從A日期到B日期之間相距多少天、多少月或多少年。

結構是:DATEDIF(起始日期,結束日期,返回類型)

公式為:=DATEDIF("2019-12-31",A2,"d")/366

這裡的返回類型是"d",表示計算兩日期相差的天數,如果是計算相差的年數和月數,把"d"換成"y"和"m"就好了。注意,起始日期一定要小于結束日期。

算出相差的天數後,再用它除以當年的天數,并将結果用百分比的格式呈現就好了。如下圖所示:

有了時間進度,我們還缺一個超過時間進度的數據,這個就簡單了,直接用完成率減時間進度,就可以得到結果,如下圖所示:

現在我們已經把需要的數據都準備好了,下面就開始制作要彙報的内容吧!仍然是用到“&”和“TEXT”函數,我們先把所有的數據用“&”拼接起來。

=A2&",當日時間進度為"&A4&",當日的收入為"&C10&"萬元,全年累計收入為"&E10&"萬元,完成全年"&F10&"萬指标的"&G10&"。超過時間進度"&A6&"。以上為各店收入和排名。"

但這還沒有經過加工,所以得到的結果并不是我們想要的。如下圖所示:

小胡:“我知道了,用TEXT函數,日期前面介紹過了,可是這個百分比要怎麼辦呢?”

苗老師:“我直接告訴你怎麼寫吧。”如下圖所示:

=TEXT(A2,"yyyy年m月d日")&",當日時間進度為"&TEXT(A4,"0.0%")&",當日的收入為"&C10&"萬元,全年累計收入為"&E10&"萬元,完成全年"&F10&"萬指标的"&TEXT(G10,"0.00%")&"。超過時間進度"&TEXT(A6,"0.0%")&"。以上為各店收入和排名。"

但這裡還有一個問題,我們在将數據截圖發送出去時,由于下方區域的内容過多,超過了表格區域,就會導緻整體表格不美觀。這裡我們要在公式中加上CHAR(10)函數,再點擊“自動換行”按鈕,文字内容就能在單元格裡分行了。如下圖所示:

=TEXT(A2,"yyyy年m月d日")&",當日時間進度為"&TEXT(A4,"0.0%")&",當日的收入為"&C10&"萬元,全年累計收入為"&E10&"萬元,完成全年"&F10&"萬指标的"&TEXT(G10,"0.00%")&"。"&CHAR(10)&"超過時間進度"&TEXT(A6,"0.0%")&"。以上為各店收入和排名。"

苗老師:“你看,這樣就擁有了一個簡單的自動通報系統,整個前台表就做完了。以後每天隻需把表格和文字截圖,轉發到群裡,就OK了。”如下圖所示:

小胡:“太棒了,這樣我再也不用擔心被領導批評了。”

好了,故事分享結束。

****部落窩教育-excel數據自動引用****

原創:苗旭/部落窩教育(未經同意,請勿轉載)

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