《Excel的功能和實現路徑》講義（第一講至第十講）

前 言

大家好，我是一丁老師。最近看了網上不少關于Excel知識小視頻，有一種沖動，就試着把這些年應用Excel知識的體會寫下來，與各個同仁分享。

本套課程作為一個完整的知識體系，适合操作Excel一年以上的辦公室人員學習，也就是說學習這套課程的朋友應該掌握了關于Excel的基本知識，至少包括熟悉Excel的基本界面、工具欄的基本操作如數據的輸入、複制、粘貼、篩選、彙總。

這套課程以WPS2019為操作平台，并兼顧講解微軟表格在操作中的不同之處。我相信，如果能真正消化本套課程，紮實基礎，将有關Excel的知識串起來，能夠解決我們工作中遇到的至少80%與數據相關的問題。

為了便于學習和交流，特編寫了講義的wold版本，在wold版本中詳細地介紹了操作方法，大家可以下載學習。本講義分兩部分編寫，第一部分編寫了前10講，第二部分編寫了14講，共24講，并制作了24講的視頻講解資料。

第一講：Excel的主要功能和實現路徑概述

我們學習Excel，首先要知道Excel是幹什麼用的，如何才能實現這些功能，順着這個思路，能更好地将Excel的知識點串起來，避免知識的碎片化和學習的低效率。

Excel的主要功能和實現路徑為：

記錄數據。這是Excel最基本最初級的功能，其實現的路徑是按照Excel對數據的要求錄入數據，制作“表”。Excel中數據的概念要比數學中數據的概念要廣得多，不同的數據有不同的錄入要求，雖然它屬于Excel中基礎知識的範疇，但也是容易忽略的地方。這裡打引号的“表”，也稱超級表，是Excel中和普通表不同的概念。 管理數據。其實現的路徑，一是按照“三表思想”構造工作簿；二是通過“透視表”功能，實現對數據的彙總、篩選、分析；三是通過函數實現對數據的查找、彙總、計算、分析。函數和透視表有一部分功能是重合的，在功能選擇上可以優先選擇透視表，透視表要比函數來得快捷些。 數據網上共享。其實現的路徑是通過“協作與共享”功能。 制作圖表。可以根據數據表制作各種需要的圖表，更形象地反映數據之間的關系。 開發應用系統。

用Excel開發應用系統，就是用一個表格（包括若幹個工作表）實現數據的錄入、傳遞、自動更新功能，最後形成我們所需要的表格或圖形。

一是設計應用系統的操作界面，這個界面應該簡潔、明晰，可理解性強，能夠實現某種功能的自動進入和退出。

二是通過公式實現數據的計算、提取并能動态更新（或者說自動更新）。公式和數據導入能實現數據的動态更新（實際上公式就能實現數據的導入功能）；對于透視表，要通過刷新或者關閉文件之後再打開之後才能實現更新，不能算作完全的動态更新。

三是通過“鍊接”功能，實現表格跳轉。表格的跳轉，能夠将許多數據信息放在不同的工作表中，這樣把這些數據既獨立又聯系的組合為一個整體，能達到操作簡便，提高工作效率的目的。

四是通過Excel自帶的VBA宏語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統。開發Excel的應用系統中，大部分的都隻需要應用Excel自身的功能，很少用到VBA宏語言，在此把它列為第四點。

任何自行編制的程序，都需要通過實際例子的檢驗，通過不斷的調整完善，才能成為真正可靠的工具。我們要盡可能地利用Excel自身的功能，來達到我們的目的。

為什麼把Excel的主要功能和實現路徑作為第一講？Excel是一個軟件，我們要掌握一個軟件，首先是要了解這個軟件可以用來幹什麼？以及如何來實現這些功能。真正的關于Excel的教材，開始講的就是其功能。

任何一門知識，其功能和實現的路徑都是整個知識體系的“四梁八柱”的東西，就是這些梁和柱，将其具體的内容編織在一起。作為一個學習Excel不深的人，看到我在這裡講的功能和實現的路徑，會感到比較陌生，會覺得這個東西比較空泛，有些名詞還感覺枯燥難懂。當我們學完了這一整套知識，再回過頭來看這些東西的時候，應該有一種恍然大悟的感覺，會進一步加深對知識結構和知識内容的理解，達到知識系統化的目的。

第二講：基礎數據表的編制方法

基礎數據表的編制，是Excel中最基礎的工作，它就像是建築的地基。在基礎數據錄入後，利用Excel自身功能管理這些數據時，應該會很方便，如果還要進行許多繁雜的操作，來滿足工作需要，其根源在于基礎數據表設計不合理，數據錄入不規範，這裡用專門的一講來講基礎數據表的編制方法。

第一、Excel的“三表”概念

如果你有心的話，你會發現，Excel默認的新建工作簿時包含的工作表數量就是3。可以看出，其實“三表”這個概念，是被微軟Excel團隊承認的。

那這“三表”指的是哪三個表呢？

他們是基礎數據表（數據源表）、參數表、報表，也有叫做記錄表、參數表、彙總表的，意思都是一樣的。

基礎數據表是記錄最基礎最原始數據用的。參數表（也就是下拉菜單）是用來提高基礎數據的錄入質量用的，它能保證同一事項表述為同一字符。Excel識别的是字符，不同的字符，盡管其表達的含義相同，但會識别為不同的内容，這樣會給我們分析彙總數據帶來影響。如“華中科技大學”和“華科”都用來表達同一所大學名稱的，但Excel會認為他們是兩所不同的大學。在基礎數據表中，特别是對分析數據有影響的字段，要使用下拉菜單的形式輸入。報表是基于基礎數據表而形成的分析結果。

在工作中，應将這三種不同功能的表格放在不同的工作表上，就是為了避免操作不同的表格時相互帶來負面影響，也讓我們查看不同的表格時感覺爽目。

我們在這裡反複提到一個概念，就是“數據”，我們回顧一下這個重要概念。

在Excel中，數據包括：文字、數值、日期、時間、公式和函數，也就是說，Excel中的數據概念比起我們通常理解的數據概念，包括的内容要廣得多。

就是數值這個概念也比我們通常理解要廣，其包括0到9組成數字和特殊字符：+，—，（），/，%，$，.，E，e中的任意字符。

第二、編制基礎數據表應遵循的幾個原則

第一個原則：一緻性原則

一緻性原則要求表格内、表格之間的字段名稱、數據類型、表格結構格式要保持一緻，具體來講就是三個要求：同物同名稱，同表同格式、同列同格式。

同物同名稱，就是說同一對象要使用同一名稱，以便數據統計和表格間數據的引用。在“若航公司合同登記台賬”表格中“安徽新世紀電子有限公司”與“新世紀電子有限公司”實際為同一公司，但寫成了兩種名稱，對于Excel來說就是兩家公司，在用數據透視表進行分類彙總時就會出現錯誤。

好用，Excel财務高手\全稿數據源\第1章\1.2\1.2.5掌握三份表格的設計要求\立航公司訂單統計.xlsx

同列同格式：同一列應該保持同一格式，不能某列的一些行設置成文本格式，其他行設置數值或者日期等格式。表格内出現數據帶單位，計算時将作為文本數據被忽略，隻有數據格式保持一緻才能得出正确的計算結果。

我們通常意義上的數值，在Excel中既可以設置成數值，也可以設置為文本。表格的初始格式是将數值（也就是0到9組成的數字）設置為常量或數值，将非數值文本設置為文本，将标準的日期設置為日期格式。

同表同格式：相同的表格其表格結構和格式必須保持一緻，以方便公式或函數對數據進行管理。特别是同一類别的表格，由不同的部門或者人員統計填表時，必須制定統一的格式模闆，方便最後數據的彙總。

好用，Excel财務高手\全稿數據源\第1章\1.2\1.2.3表格設計原則-統一意識\同列同格式.xlsx

第二個原則：數據矢量化和顆粒化原則

矢量化：指的是如果數據中包含數量的含義，就應該盡量将這些含義具體量化，不要以文字或其他模糊的方式描述這些數量（比如半年、三個月、一倍都是錯誤示例），不能将數據的格式設置為文本。

顆粒化：指的是每個單元格隻存放單個有效數據，不要将數值與文字粘連。

非矢量化非顆粒化的數據無法進行數據的統計和分析。

第三個原則：便于将表格區域轉換為“表”的原則

這裡提出了一個概念，就是“表”，也有的稱為“超級表”，“表”和我們普通表比較起來，有許多優點。關于“表”的知識，我們在下一講進行專門的講解。要将普通表轉換為“表”，需要遵循下列規定：

列标題應為非數據，且列标題不得重複； 不要使用斜線表頭； 不要使用合并單元格；（當标題行有合并單元格時，我們可以變換列字段的内容，将合并單元格轉換為非合并單元格後，與原合并單元格表達相同的意思；當表格中的具體内容有合并單元格時，我們應該将有合并單元格的内容排列在一列，要打印基礎數據表時，保留這些合并單元格，要分析彙總基礎數據表時，采取移動複制工作表的辦法，建立和原基礎數據表一樣的工作表，然後再删除有合并單元格的列，再基于新形成的表進行數據的分析彙總。） 不能有空行和空列；

第四個原則：列字段要滿足我們統計分析的需要

一般地講，我們需要對什麼内容進行分析彙總，就将該内容作為列字段的内容。我們可以根據工作的需要添加列。

第五個原則：不要将基礎數據表分布在工作表中的不同區域

将基礎數據表分布在工作表中的不同區域，有時是這些區域隔行，有時是隔列，這樣不利于數據的分析和彙總，我們對這樣的表格進行适當的改造，将分散的表統一到一個區域上來。（以2020年和2021年的21世紀不動産昌盛區域代理的工資表為例，進行講解）

02 優居區域代理視頻素材改動版（2020年）.xlsx表12

在表12中，最後面的一個工資表添加了月份一列，就可以把全年的工資表放到一張工作表上了，這樣便于數據的分析和彙總，如對某個人全年的工資進行彙總，對各個月的工資發放情況進行比較等。如果要打印某個月的工資表，隻需要篩選當月的月份，就可以打印某個月的工資表。

不規則數據的整理方法

在實際工作中，我們的基礎數據表往往不是我們自己編制的表格，可能來源于其他人，也可能是從系統導出的，這些基礎數據往往不規則，需要我們對它進行整理。

其一、不規範文本的整理方法

不規範文本的表現形式有文本中含有空格、不可見字符、分行符号等。對于空格、不可見字符，是無法用眼睛觀察出來的，但在進行計算、查找、篩選時，會引發錯誤。

好用，Excel财務高手\全稿數據源\第3章\3.2\02 不規範文本的整理技巧.xlsx

一種方法是采用查找替換的方法，将空白符“ |”（即輸入空格鍵後，再輸入“|”，這個符号在backspace鍵的下面）替換為空白。

一種方法是采用函數的方法去掉空格符。Trim函數是去掉字符的尾部空白字符，substitute函數隻能替換掉字符中的空格，要去掉單元格中的空格，需要将這兩個函數嵌套起來用，比較麻煩。

最優的一種方法是将Excel表格粘貼到wold中去，然後再從wold中粘貼回來。Wold是不認可空格、不可見字符、分行符号的，我們利用這種功能能很好的處理這些不規則的字符。

其二、不規範日期的整理技巧

在Excel中必須按指定的格式輸入日期，Excel才會把其當作日期型數據，否則會理解為不可計算的文本，輸入以下4種日期格式，Excel均可識别：

一是以短橫線“-”分隔的日期，如“2017-4-1”、“2017-5-3”；

二是用斜杠“/”分隔的日期，如“2017/4/1”、“2017/5/3”；

三是中文年月日輸入的日期，如“2017年4月1日”、“2017年5月3日”：

四是使用包含英文月份或英文月份縮寫輸入的日期，如“April-1”、“May-17”。

其他符号間隔的日期或數字形式輸入的日期，如“2017.4.1”、“2017\4\1”、“20170103”等，Excel無法自動識别為日期數據，而将其視為文本數據。對于這種不規範的數據該如何處理？要根據具體情況來選擇不同的處理方法。

類似于“2017.4.1”、“2017\4\1”這類不規則的數據，我們可以通過使用查找和替換功能，将“.”或“\”替換為“-”或“/”即可。

類似于“20170103”這類數據日期可以使用分列功能快速批量處理。其操作步驟是，首先我們點擊菜單欄的“數據”，然後點擊“分列”，進入文本分列向導對話框，選擇分隔符号，然後選擇“下一步”，在第二步中什麼都不做，繼續點擊“下一步”，在第三步中将格式設置為日期格式，在日期格式後面有一個下拉菜單，我們在下拉菜單中選擇YMD（Y,M,D分别是年year月month日day英文單詞的第一個字母,表示按照年月日的順序進行排列），再點擊完成，即可。

下面我們舉個例子來說明分列的運用：

好用，Excel财務高手\全稿數據源\第3章\3.2\03 不規範日期的整理技巧.xlsx

值得注意的是，如果自定義單元格的格式為“0000-00-00”的方式，雖然我們顯示的形式是Excel認可的時間模式，如把19000102通過格式定義的操作變為“1900-01-02”，但Excel不認可其為時間，它仍然把它看作是文本，是文本，就不能參與有關時間的計算，如計算年齡，提取出生年月，都無法實現。如果用手動的方式直接輸入1900-01-02，Excel會認可其為時間。

第三講：“表”（上）

“表”的概念是全套課程中貫穿始終的，不管是基礎數據表、透視表還是圖表都與這個概念相關。将普通表轉換為“表”，不僅能夠起到美化表格的作用，還賦予它許多新的功能。

“表”的定義

在Excel中，工作表、區域、“表”是三個不同的概念。

當我們新建立一件工作簿的時候，裡面默認的電子表格是3個，并分别起名為sheet1、sheet2、sheet3這三個表，我們稱為工作表，它們是存放Excel數據的平台。

區域，是指一個工作表上的一個範圍，這個範圍可能有數據，也可能沒有數據。

“表”，是将工作表中的一個填充了數據的區域設定為一個表，當Excel把一個區域認定一個“表”的時候，會賦予這個表許多功能。

第二、将一個區域轉換為一個“表”的方法

将一個區域認定為一個“表”的路徑為：點擊菜單欄的“開始”，再點擊其工具“表格樣式”，根據我們的喜好選定表格樣式，進入套用表格樣式對話框，在WPS表格中，在此對話框中，不能選擇“僅套用表格樣式”（這是原來對話框的默認選擇），而要選擇“轉換成表格，并套用表格樣式”，再點擊“确定”。這時在菜單欄中會有“表格工具”這個菜單，并在其相應的工具欄提供了許多功能。至此，表明我們将區域轉換為了“表”。

微軟表格中，在套用表格對話框中，沒有是否僅套用格式的選擇，直接點擊“确定”就可以了。這時菜單欄出現“表格設計”這個菜單。

将一個區域轉換為“表”以後，會給這個表取一個名稱，一般其初始名稱為“表1”、“表2”，這個名稱就代表這個區域。我們也可以更改這個名稱的名字。更改的方法是，點擊菜單欄的“表格工具”（WPS表格）或“表格設計”（微軟表格），再點擊其工具欄最左邊的“表名稱”下面的方框，就可以更改了。

對于已經形成的“表”，“表格工具”下的功能鍵“鑲邊行”的作用是使相鄰的兩行數據顯示不同的顔色，“鑲邊列”的作用是使相鄰的兩列數據顯示不同的顔色，以增加閱讀性。對于微軟表格而言，這種功能更顯著，但對于WPS表格而言，主要通過表格樣式來實現這種功能，當我們的表格樣式是針對行标志不同的顔色，應該勾選“鑲邊行”，是否勾選“鑲邊列”的作用不大。基于增加閱讀性，應用“鑲邊行”或“鑲邊列”的功能，應該選擇表格樣式中顔色較深的樣式，這樣顔色對比度更高，閱讀爽目。

第三、将一個區域轉換為“表”的時應注意的問題

我們的标題行隻能是一行，且标題行中不能有合并單元格。當我們的标題行有兩行的時候，我們可以隻框選最下面的一行标題和内容組成的區域轉換為“表”。有的版本允許有兩行标題，但這樣在彙總行的計數，會出現錯誤，它會把其中的一個标題行也計為一個數。也會有“列1”，“列2”，.....覆蓋第一行标題，表格打印出來，也會把這些覆蓋的字符打印出來，達不到我們想要的效果。 要轉換為“表”的區域不能有合并單元格。3、新建立的“表”不能包括原來的“表”。當我們表格的一部分區域已經轉換為“表”，我們要将這一部分還原為區域，還原的方法是将光标放在“表”中，點擊“表格工具”下面的菜單“轉換為區域”即可。

4、表中不能有斜線表頭和空白行、空白列。

第四講：“表”（下）

大家好，我是一丁老師。這一講，我們繼續講解“表”，或者說是超級表。在上一講，我們講了與“表”有關的三個問題，下面我們講解與表有關的第四個問題和第五個問題。

第四、“表”區别于“區域”的特色功能

“表”區别于“區域”具有許多特色功能。

銷售表（表和透視表）.xlsx

一是區域選擇和區域拓展功能。“表”不需要選擇區域，當我們把光标放在“表”中任一個單元格的時候，Excel默認為選擇全部區域；當我們不隔行的添加行或者不隔列的添加列時，“表”會自動地将這些行或列拓展為全部區域。隻要我們在表格中相鄰列添加列字段，并按回車鍵，表格就會自動地向下添加一列。

“表”的自動區域拓展功能，極大地方便了我們的表格制作。我們在制作表格時，可以先畫一個行數和列數都很小的表，如4-5行和列，然後轉換為“表”，再根據需要直接不隔行地添加行或列，錄入數據即可。表格會自動地添加網格線（此時工具欄的鑲邊行，鑲邊列前面的小方框應打上√），自動地将新添加的行或列，設置成與前面格式相同的行或列。

采用插入的辦法在工作表的左邊添加列，“表”不會将左邊的插入列自動拓展為“表”的一部分。

二是同時提供篩選和排序功能。點擊列字段上的倒三角符号，在接下來的對話框中，這個對話框既提供了排序功能，又提供了篩選功能。

三是提供了便捷的統計功能。勾選“表格工具”下的功能鍵“彙總行”，會在表格底部加入一行，并且自動彙總出最右邊的數據，點擊底部彙總行的其他單元格，這些單元格的下拉菜單會提供“平均值”、“計數”、“求和”等功能，我們可以針對不同的列，選擇不同的彙總方式。

如果我們應用了篩選功能，彙總行可以統計出篩選後的數據彙總值。在“表”中執行彙總的函數是SUBTOTAL讀作 [ˈsʌbˌtəutəl] ，這個函數的意思是對可見單元格進行彙總，實際上就是對篩選出來的單元格進行彙總。

如果我們去掉彙總行，繼續無間隔地（不能空行）向下添加行，“表”在執行相關功能的時候，會把這些添加的部分，視為“表”的一部分。

四是上下并排的表可同時篩選排序，互不影響。如果在一個工作表裡有兩個區域都有數據，而且把這兩個區域都變成了“表”，我們可以分别針對這兩個表進行排序篩選操作，互不影響。

五是添加計算列。我們可以根據需要在表的相鄰列（不能隔一列）輸入公式，形成對原表數據的計算，這時的“表”會把這一列包括到“表”中來，這一列也可以應用“表”的功能了。

在微軟表格中這個公式具有向下自動填充功能，而且這個公式的表達形式也具有特色，它把對單元格的引用漢字化，增強了公式的可閱讀性，如“=[@銷售金額]/[@銷售價格]”來表達銷售數量公式。但在WPS表格中，沒有向下自動填充功能，需要采取拖曳的方式向下填充。

例如：銷售表（表和透視表）.xlsx中的銷售記錄表I列的公式。

六是提供删除重複項功能。這裡的重複項，指的是兩行單元格的所有内容相同，假如兩行表格各有5個單元格，這5個單元格的數據都在同一列内相同。

其删除重複項的步驟為：在表格轉換為“表”以後，将鼠标放在表中的任意一個單元格，在菜單欄就會出現“表格工具”菜單，在此菜單下有一樣工具叫“删除重複項”，點擊這個工具，進入“删除重複項”對話框。根據需要請選擇一個或多個包含重複項的列，或者選擇全部，就可以确定是否有重複項了，點擊“确定”，就可以删除重複項了。

顯示重複項的方法：要找打那個重複項，最簡單的操作方法是，第一，在表格的最右邊添加一列，用連接符号将一行中所有單元格的數據連接起來，再向下拖曳，形成一列。第二，将表格還原為區域。第三，點擊“數據”菜單下的“重複項”功能鍵，框選添加的一列，選擇“高亮度重複項”，就可以看到重複行的數據了。

七是基于“表”形成的透視表和圖表。我們在原“表”添加行或列以後，透視表能夠自動刷新，當然自動刷新要進行相關的操作，其具體方法我們在下面講解透視表時再講。

第五、“表”中選擇列或行的方法

一、選擇一列數據而不選擇整列的原因。不管是普通工作表還是我們這裡講的“表”，選擇或者移動行和列時，應該遵循規範的方法。

直接移動表格中行或列的方法，會給表格的使用帶來許多不利的影響，一是這樣的操作會使表格所占的内存變大，導緻打開緩慢。二是選擇移動整列會導緻這個表格以外的數據跟着移動，當我們的表格下面還有其他表格的時候，會破壞其他表格的結構。三是選擇移動整列的操作會破壞我們當前“表”的結構，導緻許多功能不能使用。當然，這種操作還會帶來其他的一些負面影響，使工作表在運用中出現一些非正常的情況。

二、選擇并移動整列數據的方法。選擇要移動列的數據的方法是，将鼠标移到該列标題行頂部單元格劃線的位置，這時鼠标變成了一個黑色的向下方向鍵，點擊鼠标左鍵，即可選定該列的數據。這時我們可以看到選擇的區域，不包括該列的标題，在鼠标變成了一個黑色向下方向鍵的同時，再次點擊鼠标左鍵，就包括該列的标題了。我們将鼠标放在此列的邊框線上，當鼠标變成四個方向鍵圖标時，拖動鼠标，就可以移動這一列了。

選擇不包括标題行的數據區域，便于我們根據需要對數據區域進行操作，如同時加上一個數，修改數值金額格式等等。

選擇多列數據的方法。如果我們要選多列的數據，可以将鼠标放在靠一邊的列标題行頂部單元格劃線的位置，這時鼠标變成了一個黑色的向下方向鍵，按下鼠标左鍵，再向右或向左拖動鼠标，即可選擇多列。

如果我們選擇的多列需要和列标題一起移動，應該在選擇的起始列時，就将标題和内容一起選定（選定方法同前面講的選定單列的方法一緻），再拖動需要選擇更多的列。

這樣做的前提是，要選定的列沒有内部的區域框選。

移動行和選擇多行的方法，與移動列和選擇多列的方法類似。

第五講：下拉菜單

我們在前面講解基礎數據表的時候，說到過下拉菜單是用來規範基礎數據的錄入的，它還能提高我們錄入數據的速度，下面我們來介紹下拉菜單的相關知識。

在微軟表格中，稱下拉菜單為數據的有效性。

建立下拉菜單講解表格.xlsx

第一、用手動輸入的方法建立下拉菜單

用手動方式建立下拉菜單的路徑與方法是：

其一，單個表格下拉菜單的設置方法。首先選定單元格，點擊菜單欄上的“數據”，再點擊其工具欄“下拉列表”，進入插入下拉列表對話框，在光标閃動處分行輸入需要的内容，在輸入第二行時，點擊右上角的“+”号，輸入完成後，再點擊“确定”。

其二，批量表格下拉菜單的設置方法。将設置有下拉菜單的單元格向下拖曳填充，填充的表格也會有下拉菜單；将設置有下拉菜單的單元格向右拖曳，填充的表格也會有下拉菜單；在表格中插入行，這些插入的行相應的單元格也會有相同的下拉菜單。

我們還可以選定一個區域，針對這個區域設置下拉菜單，其設置下拉菜單的方法和單元格設置下拉菜單的方法一樣，不再需要進行拖曳填充，區域中的每一個單元格都會設置相同的下拉菜單。

用導入的方式建立下拉菜單

采用導入的方式建立下拉菜單，直觀性強，操作簡單。

首先提前準備好下拉菜單表格（我們的這個表格可以适當留有空白，當我們框選包括空白單元格在内的區域作為下拉菜單時，這些空白單元格可以在今後添加内容，但這個區域隻能是一行或一列，不能是多行或多列）；

接下來選定要設置下拉菜單的區域或單元格；

再依次點擊菜單欄的“數據”，進入其工具欄“下拉列表”，在插入下拉列表對話框中，選擇“從單元格選擇下拉選項”（而不是選擇“手動添加下拉列表”），這時鼠标會在“從單元格選擇下拉選項”下面的一個長方格中閃動，再框選提前準備好的下拉菜單表格；

最後點擊“确定”。

在微軟表格中，建立下拉菜單的方法

以上講述的建立下拉菜單方法，都是在WPS表格中适用的方法。在微軟表格中建立下拉菜單的方法，和其相似，具體的操作步驟是：

首先提前準備好下拉菜單表格（我們的這個表格可以适當留有空白，當我們框選包括空白單元格在内的區域作為下拉菜單時，這些空白單元格可以在今後添加内容，但這個區域隻能是一行或一列，不能是多行或多列）；

接下來選定要設置下拉菜單的區域或單元格；

再依次點擊菜單欄的“數據”，進入其工具欄“數據驗證”，再點擊這個工具的下拉菜單“數據驗證”，進入“數據驗證對話框”，在設置頁面，設置驗證條件，在“允許”下面的方框中，點擊其下拉菜單，選擇“序列”。再将鼠标放置在“來源”下面的方框中，框選提前準備好的下拉菜單表格；

最後點擊“确定”。

如果下拉菜單的内容很簡單，如下拉菜單為表達性别的“男”、“女”，我們可以不提前準備下拉菜單，直接在“來源”下面的方框中輸入“男，女”，類似于WPS表格中的手動輸入下拉菜單。

第四、下拉菜單的複制方法

下拉菜單的格式可以複制到其他表格的單元格裡，可以直接複制，如果源單元格有内容，可以點擊目标單元格，再點擊鼠标右鍵，選擇“清除内容”選項，或者按下“delete”鍵清除内容。有的版本使用僅粘貼格式的方法可以粘貼下拉菜單，但有的版本不行，要使用我們在這裡講到的方法。

第五、下拉菜單的修改方法

采用導入方式設置下拉菜單，要修改下拉菜單時，我們可以通過修改先前準備好的下拉菜單列表的方法來進行修改，我們修改的範圍需要在當初框選的下拉菜單範圍内，這種方法較之手動方式添加下拉菜單列表的修改更為簡捷。

采取手動的方式輸入的下拉菜單修改步驟是：

1、點擊菜單欄中的“數據”；

2、點擊“數據”菜單下的子目錄——“下拉列表”；

3、點擊已經設置了下拉菜單列表的單元格；

4、在插入下拉列表對話框中，點擊右上角的寫字圖标；

5、點擊需要修改的内容，并進行修改；

6、勾選對有同樣設置的單元格應用這些更改。

第六、清除下拉菜單的方法

先選定需要清除下拉菜單的區域，再執行如下操作：

1、點擊菜單欄中的“數據”；

2、點擊“數據”菜單下的子目錄——“下拉列表”；

3、點擊已經設置的單元格或區域；

4、在插入下拉列表對話框中，點擊"全部清除"。

在微軟表格中，修改和删除下拉菜單的方法和WPS表格類似。

第六講：數據透視表（上）

數據透視表是根據選定的數據源生成的，可以動态改變其版面布局的互交式彙總表格。數據透視表不僅能夠按照改變後的版面布局自動重新計算數據，而且能夠根據更改後的基礎數據或數據源來刷新計算結果。

第一、創建數據透視表時，對基礎數據區域的選擇

我們在前面說過，“表”的概念是我們這套課程的一個核心知識點。我們對數據透視表的講述，也是以“表”為基礎進行展開。當我們的基礎數據區域已經轉換為“表”，我們把鼠标放在“表”内，實際上就選定了整個基礎數據區域，不需要再去選定區域了。不能将光标置于表格頂部，或拖動光标選擇整列的方法來選定整個區域，這樣會給應用Excel的其他功能帶來不利影響。

在有的微軟表格中，在創建數據透視表對話框中，需要輸入“表”的名稱，這個名稱是當初我們将區域轉換為“表”時，軟件給我們“表”的命名。找到這個名稱的方法是，點擊“表”中的任意一個單元格，點擊菜單欄下的“表格設計”，點擊工具欄最左邊的工具“表名稱”，就可以找到這個表的名稱了，我們在将區域轉換為“表”時，可以給這個“表”取一個個性化的名稱。

如果我們要更改基礎數據區域的選擇，可以把鼠标放在已經形成的透視表中，點擊工具欄中的“數據透視表”，會顯示一個“更改數據透視表數據源”的對話框，在這個對話框中，可以修改數據透視表所顯示的區域。

第二、創建數據透視表時，對放置區域的選擇

生成的透視表放在哪裡？Excel為我們提供了三種放置區域的方案。在創建數據透視表對話框中，可以根據需要進行選擇。

第一種是放置到基礎數據表中。在請選擇放置透視表的位置中，選擇“現有工作表”，我們可以點擊和基礎數據表同一個工作表中的一個單元格，作為透視表的起始區域。一般我們不選擇這種。選擇這種放置方式是違背我們前面講到的“三表思想”的。選擇這種放置方式，一般用在演示講解稿中。

第二種是放置到Excel重新生成的一張工作表上。在請選擇放置透視表的位置中，選擇“新工作表”，但是這一張新工作表是Excel自動生成的，在工作簿中工作表較少時可以使用。

第三種是放置到我們選定的工作表上。在請選擇放置透視表的位置中，選擇“現有工作表”，可以選擇我們指定工作表中的一個單元格，作為透視表的起始區域。在許多工作表組成的工作簿中，往往各個工作表的内容都是事先指定的，放置到我們指定的工作表，便于我們對全局的掌控。

我們要正确理解“現有工作表”的界定，基礎數據所在的工作表和已經出現在工作簿中的工作表都是“現有工作表”。

06 優居區域代理視頻素材改動版（2021年）.xlsx講義工作表

第三、字段的選擇、母字段和子字段的關系，更改字段标題

1、字段的概念。這裡首先講一個概念，就是字段。字段是基礎數據表中行或者列的标題，它是對行列數據内容的概括。

2、拖動字段的方法。在“數據透視表”對話框中，我們可以将“字段列表”下面的字段，拖動到數據透視表區域中，形成不同的數據透視表。一般地，我們把反映期間或者日期的字段拖到這個對話框的篩選器方框中，把需要按照行分類的字段拖到行方框中，把需要按照列分類的字段拖到列方框中。如果我們要調整這四個方框中的字段，可以将方框中不需要的字段從方框中拖出，将需要的字段重新拖入。

3、母字段和子字段。在“數據透視表”對話框中，我們如果拖動兩個不同的字段到行，意味着形成的報表會依據這兩個字段進行分類，對話框列的字段中，放在前面的字段是我們報表行分類的第一依據，放在後面的字段是報表行分類的第二依據（也有的把放在前面的字段稱為母字段，把放在後面的字段稱為子字段）。上下變化字段在行中的位置，可以改變報表分類的依據。在對話框列字段中放置兩個字段的情形，也與之類似。

在一份表格中，既顯示文本，又顯示時間；既顯示類别，又顯示加盟商；在财務上既顯示大類，又顯示大類下的小類，都是母字段、子字段在具體事例中的應用。在應用母字段和子字段功能時，要注意到我們是母字段數據來源于子字段的數據。我們在編制基礎數據表時，可能會出現有的母字段有子字段的分類，有的母字段沒有子字段的分類，我們應該将母字段包含的字符設置為子字段包含的字符，才能保證數據的正确性。

06 優居區域代理視頻素材改動版（2021年）.xlsx表B-1

4、在形成的數據透視表中對行（或列）字段包含的内容進行篩選。在透視表中，行字段和列字段都是基礎數據表中文本内容的概括，将行字段拖入行以後，我們會發現這些彙總的行或列，有些的我們不需要的。我們可以打開透視表行、列交叉處的排序篩選圖标，将我們不需要的行文本内容，“空白”和“0”前面方框中的“√”去掉，也就是去掉這些選項，留下我們需要的選項。對于列字段包含的内容可以使用同樣的方法，進行篩選。

5、數據透視表标題的更改。在形成的數據透視表中，可以更改字段标題。如将“總賬科目（貸方）”更改為“收入類别”，直接點擊數據透視表該字段所在的單元格進行修改，即可。

第四、更改數據透視表中的數據顯示格式

點擊數據透視表中的某一個單元格，再點擊鼠标右鍵，點擊“數字格式”，進入“單元格格式”對話框，在這裡可以選擇數據的格式，而且數據透視表中的所有數據都會顯示這種格式。

不要點擊鼠标右鍵，在點擊“單元格格式”，進入“單元格格式”對話框的路徑來更改數據格式。這樣做的結果是，今後數據透視表添加數據的時候，添加的數據沒有使用新的單元格格式。

第五、透視表的更新設置與其相對應的明細表的更新

當基礎數據表的數據發生了更改或者添加删除了内容，透視表需要進行一定的設置，才能讓透視表跟随着基礎數據表變化而變化。

一種方法是手動更新法。點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，再點擊“刷新”，這時數據透視表就随着基礎數據表更新而更新了，需要注意的是，使用這種功能的前提是，基礎數據已經轉換為“表”。

另一種方法是自動更新，其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，點擊“數據透視表選項”，點擊“數據”，勾選“打開文件時刷新數據”。同一項工作簿中，當基礎數據表更改後，再去打開工作簿中的數據透視表，數據透視表不會自動更新，Excel不把這種操作視為重新打開。一般情況下，在運用或者打印數據透視表的數據之前，還是選擇手動刷新的方法為宜。

數據透視表更新以後，根據數據透視表生成的明細表不會自動更新，需要重新生成。

我們還可以設置，數據透視表不随着數據的更新調整列寬（往往我們的工作表上放有幾個數據透視表，如果某一個數據透視表的列寬發生了變化，會影響其他數據透視表的擺放）。其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，點擊“數據透視表選項”，将“随着數據的更新調整列寬”前面的單元格去掉。

第七講： 數據透視表（中）

這一講，我們繼續講解數據透視表。

第六、更改數據透視表的統計方式

數據透視表的默認統計方式為求和，實際上數據透視表還提供了其他的統計方式。如：計數、乘積、最大值、最小值等等。其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，選擇“值彙總依據”，再根據需要選擇相應的彙總方式。

第七、通過數據透視表顯示明細表及基礎數據表的拆分

我們可以通過數據透視表，直接查找到每一個數據的詳細信息。這個詳細信息，在财務上就是明細表。其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，選擇“詳細信息”即可。

基礎數據表的拆分，實際上是透視表顯示明細功能的延伸。我們框選透視表中按行彙總的合計欄所有數據，再點擊鼠标右鍵，選擇“詳細信息”，這時就會在此工作簿中顯示幾個工作表，來放置反映合計欄數據相關的明細内容。實際上就是按行分類字段，将工作表進行了拆分。這樣的操作有利于我們同時打印這幾個拆分的工作表。

因選擇“詳細信息”生成的表格，是在本工作簿中生成一個新的表格，這個表格的位置不能由我們指定。這些工作表，一般放置在我們放置透視表的工作表前面。

第八、數據透視表的排序

數據透視表可以對統計的數據進行排序。其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，選擇“排序”即可。我們将鼠标放在透視表的哪一列，就以哪一列為依據進行排序。

我們還可以用手動的方式，将數據透視表中的一行（列）内容進行移動。其操作路徑是，選擇要移動行（列），将鼠标移到該列标題行頂部單元格劃線的位置，這時鼠标變成了一個黑色的向右（下）方向鍵，點擊鼠标左鍵，即可選定該行（列）的數據（包括字段）。我們将鼠标放在此列的邊框線上，當鼠标變成四個方向鍵圖标的時候，拖動鼠标，就可以移動這一列了。這比我們移動“表”中的行或列，要簡單點。（手動排序的功能，在wps表格中不支持，在微軟表格中支持這種功能）

第九、數據透視表的篩選

數據透視表可以對統計的數據（包括文本和數值）進行篩選。其操作路徑為：點擊數據透視表行和列交叉的單元格中的排序篩選功能方框，在選擇字段對話框中，根據需要選擇“标簽篩選”或“值篩選”，再根據需要選擇各種不同的方式。

标簽篩選，是針對文本而言的篩選，可以實現針對行字段中的内容進行篩選，如是否包括某些内容，是否以某些字符開頭，是否以某些字符結尾等；值篩選，是針對數值而言的篩選，如果有多列求和數據，我們的數值篩選是針對總計列而言的。

第十、數據透視表的第二次運算（比率和差異性分析）

在數據透視表中，提供了許多第二次運算方式，主要是各種百分比和差異，反映某一個數據在全局中的比例或與總計數據的差異等等。其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊鼠标右鍵，選擇“值顯示方式”，再點擊其相應的下拉菜單即可。這種功能，可以讓我們在提供求和數值以後，再用一張表來反映各種比例值。

第八講： 數據透視表（下）

這一講，我們繼續講解數據透視表。

第十一、調整數據透視表的樣式和彙總行

1、樣式調整。在“報表布局”中，為我們提供了如下幾種形式的報表：以壓縮形式顯示；以大綱形式顯示；以表格形式顯示；重複所有項目标簽；不重複項目标簽等等，我們一般選擇“以表格形式顯示”。

其操作路徑為：點擊數據透視表的一個單元格，點擊菜單欄的“設計”，再點擊其工具欄的“報表布局”，再根據需要點擊報表布局形式。

對于涉及到母字段和子字段的透視表，改變母字段和子字段在“數據透視表”對話框中的相對位置，即将母字段移到子字段的下面，其實質是将母字段變為子字段，将子字段變為母字段，這時報表的排列方式會發生改變，但這種改變和我們這裡講的調整數據透視表的樣式，不是同一個概念，它不需要用到報表布局功能。

2、分類彙總的設計。在“設計”菜單欄下，有一個功能鍵，叫“分類彙總”，這個功能鍵按照行字段的類别，為我們提供了如下幾種形式的分類彙總方式：不顯示分類彙總，在組的底部顯示分類彙總，在組的頂部顯示分類彙總。

06 優居區域代理視頻素材改動版（2021年）.xlsx

第十二、針對數據透視表的日期或數字進行分類統計

我們要對基礎數據表的日期按月進行分類彙總，一個思路是在基礎數據表添加輔助列為月份（提取字符形成月份），再針對月份這個字段進行彙總，但這樣操作起來工作量比較大。還有一種方法可以更簡單：點擊透視表中的一個日期單元格，點擊鼠标右鍵，點擊彈出來的菜單中的“組合”，選擇“月”，再點擊“确定”。如果選擇“季度”，可以按季度進度分類彙總；如果既選擇月份又選擇季度，可以實現在月份彙總的基礎上再按季度彙總。

點擊鼠标右鍵，點擊彈出來的菜單中的“取消組合”，可以将月份或者季度彙總返回到日期明細或者數字明細。

我們要對求和列，分區間進行分類彙總，如分為0—1000,1001—2000,2001—3000，進行分類彙總。我們可以将數值先拖入到行方框，再拖入到求和方框，讓行方框和求和方框都有數值。點擊透視表中行字段的一個數值單元格，點擊鼠标右鍵，點擊彈出來的菜單中的“組合”，在“組合”對話框中設置“起始于”、“終止于”、“步長”的值後點擊“确定”，即可。起始于的值初始設定為求和值的最小值，終止于的初始設定為求和值的最大值，一般情況下我們不需要更改這些初始設置，步長值我們可以根據需要修改。

這種方法對數據進行分類求和，是對相同的間隔區間的數據進行求和。如果把透視表中的值顯示依據由“求和”變為“計數”，就可以求出每一區間的數據個數，常用來求出學生某個分數段的人數。

取消分類彙總的方法是，點擊行字段的一個數值，再點擊鼠标右鍵，選擇“取消組合”，即可。

銷售表（表和透視表）.xlsx

第十三、用切片器控制透視表

在透視表對話框中，有一個方框叫做“篩選器”，但篩選器隻能控制一個透視表。切片器能夠同時控制多個透視表，實現多種形式的表格彙總，減少工作量。

用切片器控制多個透視表的方法是：

一是進入切片器，确定控制字段。這個字段和我們篩選器中的字段作用是一樣的。将光标放在一張透視表上，點擊菜單欄的“插入”，再點擊下面工具欄的“切片器”，進入“插入切片器”對話框，選擇相應的字段。

二是确定要控制的透視表。點擊切片器的下拉菜單“報表連接”（也有的版本叫做“數據透視表連接”），進入“數據透視表連接”對話框，選定透視表，關閉此對話框。

三是運用切片器實現對透視表的控制。進入插入的切片器，單選或多選切片器中字段包括的内容，就可以用切片器控制多個透視表。假如切片器的字段是月份，我們選擇“一月”，透視表就可以顯示一月的數據；我們同時選定一月和二月，透視表就可以顯示這兩個月的合計數據。

切片器隻能針對一個表格生成的不同類型透視表進行操作，不能控制多個表格生成的不同透視表。

06 優居區域代理視頻素材改動版（2021年）.xlsx

第十四、數據透視表的複制和移動

數據透視表的複制和移動，是兩個不同的概念。框選已經形成的透視表，點擊鼠标右鍵，單擊複制菜單，可以将透視表複制到另外一個地方。但這個複制的透視表，是普通的表格，如果要讓複制的透視表具有透視表的功能，應該采取移動工作表并建立副本的辦法來複制數據透視表。

點擊數據透視表的一個單元格，點擊菜單欄的“分析”，點擊其下的功能鍵“移動數據透視表”，進入“移動數據透視表”對話框，點擊我們要重新放置數據透視表位置的起始區域，就改變了原來放置數據透視表的起始區域，達到了移動數據透視表的目的。

第十五、數據透視表的删除

點擊數據透視表的一個單元格，點擊菜單欄的“分析”，點擊其下的功能鍵“删除數據透視表”，就可以數據透視表了。

也可以選擇已經形成的數據所在行，用删除行的辦法來删除數據透視表。

第十六、數據透視表的功能小結

數據透視表把表格制作、篩選、分類彙總、數據的比率和差異性分析等幾項功能統一起來了，并且能夠實現快速刷新，能滿足絕大多數情況下對于數據分析的需要。

其篩選是通過點擊某一項數據的彙總值，自動彈出其明細而實現；分類彙總，是需要将彙總的字段列入透視表而實現，而且這種彙總在顯示具備結果的同時，還反映了各項彙總的整體情況；數據比率和差異性分析，主要是通過“值顯示方式”來實現。

網上有許多關于數據篩選、分類彙總、數據計算和分析的小視頻，但它們隻是從局部來分析，而不是作為一個整體來分析。從這點上講，它們都不及數據透視表全面，從深入的角度，它們可能比數據透視表研究得更深。Excel作為一樣工具，能夠滿足我們快速全面地進行數據分析，我們沒有必要就工具去研究工具。數據透視表滿足了我們提高工作效率和解決問題的需要，是一種簡潔實用的工具。

第九講：數據透視表與圖表

圖表是數據形象化的表示，圖表往往給人高大上的感覺。圖表作為Excel的一項重要功能，我們将這部分内容作為單獨的一講。

生成圖表的數據來源及生成方法。

圖表既可基于基礎數據表生成，也可直接基于數據透視表生成。直接基于基礎數據表生成圖表時，要框選基礎數據表的區域，而且要求表格中的行字段不重複，隻适用于簡單的表格。透視表是在基礎數據表進行分類彙總後形成的，基于透視表生成的圖表，能正确反映我們需要的數量關系，也适合于複雜的基礎數據表，從本質上講，還是反映基礎數據表的數量關系，是我們工作中經常采用的方法。

點擊已經生成的數據透視表，将光标放在透視表中，再點擊菜單欄的“插入”，進入其工具欄，點擊“全部圖表”，選擇恰當的圖形，即可形成圖表。

06 優居區域代理視頻素材改動版（2021年）.xlsxB-1工作表

2、不同圖表的功能

一般用柱形圖來表示不同系列的比例，用折線圖來表示數據随時間變化的趨勢，用餅圖來顯示局部與整體的占比情況。

3、圖表在本工作表内的移動

将鼠标放在圖表中，當鼠标變成四方箭頭的十字架時，我們就可以移動圖表了。

4、圖表的大小變化

點擊圖形，這時會發現圖形被一個方框框起來了，這個方框的上下邊都有3個圓圈，再将鼠标放在圖表方框的邊角下頂處，當鼠标變為雙向箭頭時，拖動鼠标可以改變圖形的大小。

5、給圖表添加标題

将鼠标放在圖表上，依次進入“圖表工具”、“添加元素”、“圖表标題”，可以為圖表添加标題。

6、給圖表添加數據

将鼠标放在圖表上，依次進入“圖表工具”、“添加元素”、“數據标簽”，可以為圖表添加數據。可以根據喜好，選擇不同的圖例，把數據放在圖表的不同地方，如柱形圖的上面，柱形圖的中間。

7、更改圖表顔色

将鼠标放在圖表上，依次進入“圖表工具”、“更改顔色”，可以更改圖表的顔色。

8、更改圖表樣式

将鼠标放在圖表上，進入菜單“圖表工具”，下面的各種圖示，可以更改圖表的樣式。

9、移動圖表到其他工作表

将鼠标放在圖表上，依次進入“圖表工具”、“移動圖表”，可以将圖表移動到另一個工作表的指定位置。

第十講：名 稱

這一講，我們來講解名稱。

第一、“名稱”的概念和使用範圍

名稱，就是把一個複雜的東西，給它取個名字，讓這個名字來代替這個複雜的東西，使複雜問題簡單化。我們取的名字，應力求個性化，能反映它所代表的東西。這樣便于我們以後在應用名稱時，看到該名稱，就知道它所代表的對象，特别是在完成表格一段時間以後，再次查閱表格時，會更加感覺到名稱取名的重要性。

名稱的使用範圍，也就是名稱所代表的内容，在什麼範圍内得到電子表格軟件的認可。一般設置為本工作簿，也可以設置為工作簿中的一個工作表。點擊菜單欄的“公式”，再點擊“名稱管理器”，進入“名稱管理器”對話框，點擊“新建”，在“新建名稱”對話框中，在“範圍”旁邊的長方形方框中，點擊其下拉菜單，可以設置名稱的使用範圍。

第二、将一個區域表達為“名稱”的方法

将一個區域表達為“名稱”的方法是：

1、将一個區域表達為名稱的一般方法。點擊菜單欄“公式”，點擊其工具欄的“名稱管理器”，在“名稱管理器”對話框中，點擊“新建”，進入“新建名稱”對話框。在此對話框中，輸入适當的名稱，選擇或默認應用範圍，最後框選名稱代表的區域，或者在此對話框中的引用位置中輸入區域範圍的電子地址，如D1:D10。

2、批量設置名稱的方法。例如，我們的下拉菜單都建在一個工作表中，每個下拉菜單在首行都有一個标題，可以批量建立名稱。

在WPS表格中，進行此設置的方法是，框選包括标題行的下拉菜單區域，點擊菜單欄“公式”，點擊其工具欄的“名稱管理器”旁邊的“指定”工具，進入“指定名稱”對話框，勾選“名稱創建于首行”，即可。

在微軟表格中，進行此設置的方法是，框選包括标題行的下拉菜單區域，點擊菜單欄“公式”，點擊其工具欄的“名稱管理器”旁邊的“根據所選内容創建”工具，進入“根據所選内容創建名稱”對話框中，勾選“首行”，即可（與WPS表格的方法類似）。

3、“名稱對話框”中備注的作用，可用來描述這個名稱的具體含義。

4、應用區域名稱的方法是，在引用這個區域時，直接輸入設定的名稱即可。當我們輸入名稱的第一個字符時，系統會自動提示以這個字符開頭的名稱，避免說錯名稱。

下面我們舉一個例子來說明如何将一個區域表達為“名稱”。

将一個區域表達為一個名稱.xlsx

我們在前面講解将區間轉換為“表”時，講過這時Excel會給“表”一個名稱，就區域引用來講，這兩個“名稱”的含義是相同的，“表”的名稱還代表這個區域是“表”，具有特殊的功能。

第三、将一個公式中的整體或片段表達為一個“名稱”的方法

給公式取一個“名稱”的方法是：

1、點擊“名稱管理器”，在名稱管理器對話框中點擊“新建”；

2、在“名稱管理器”對話框中的名稱欄，給這個公式取一個名字。

3、在“名稱管理器”對話框中的引用位置欄，點擊設置了公式的一個單位格，将這個單元格的公式寫到引用位置欄中（打開名稱對話框後，WPS表格不允許采取複制粘貼的辦法在這裡直接輸入公式）；或者先點擊設置了公式的單元格，這時編輯欄會顯示設置的公式，在編輯欄複制公式，然後按下回車鍵，讓該單元格的公式不再處于編輯狀态，再打開“名稱管理器”，就可以在“引用位置”欄中複制公式了。

如下拉菜單與VLOOKUP函數的聯合應用.xlsx中，給元月工資查找公式取一個名稱。

第四、名稱在公式中的應用

其一，将一個公式表達為“名稱”，其引用單元格表達範圍的變化。

下面我們先舉一個例子來說明如何将一個公式表達為“名稱”。

下拉菜單與VLOOKUP函數的聯合應用.xlsx第一張表

K4單元格查找元月份工資的公式為：

=VLOOKUP($J$4,$D$6:$F$24,MATCH(K$3,$D$5:$F$5,0),0)

L4單元格查找2月份工資的公式為：

=VLOOKUP($J$4,$D$6:$F$24,MATCH(L$3,$D$5:$F$5,0),0)

L4單元格公式由K4單元格公式向右拖曳而成，僅僅是将“K$3”改為“L$3”，就是說其相對引用功能發揮了作用。如果将k4單元格的公式，設定為一個名稱，将這個公式名稱向右拖曳，依然可以得到L4單元格的公式。

在原來的WPS表格軟件中，名稱所對應的公式中，其引用的單元格，是不會随着位置的變化而變化的。各位同仁可以發現，在2021年8月份，WPS的此項功能得到了改進，其引用的單元格，可以随着位置的變化而變化的，給我們設置和應用公式帶來了很大地方便，但我們有時需要在另一單元格應用名稱所代表的單元格時，應該将其所引用的單元格設置為絕對引用。

我們在這裡實際上講到了一個電子表格中很重要的一對概念，就是“相對引用”和“絕對引用”。簡單地說，相對引用，就是所引用單元格的範圍，會随着公式的移動而移動，但相對位置不發生變化，我們通常引用的單元格都是相對引用；絕對引用，就是所引用單元格的範圍，不會随着公式的移動而發生變化。我們在第十五講——函數與公式（二），再具體地對這些概念進行詳細的講解。

其二，将公式中的一部分參數表達為一個名稱。

我們可以将公式中的一部分參數設置為“名稱”，如上面例子中，“$D$6:$F$24”，它表達的是查找區間，我們可以給他取一個名稱叫“查找區間”。其方法是，在“名稱管理器”對話框中的名稱欄輸入“查找區間”，在引用位置欄，直接輸入“$D$6:$F$24”。

下拉菜單與VLOOKUP函數的聯合應用.xlsx第一張表

一般地，跨工作表引用區域，而且這些區域是絕對引用，采用名稱的功能來替換參數，可以增強了公式的閱讀性，簡化了公式，還保證了公式在拖曳時得到我們想要的公式。關于這一部分内容的展開，我們在講解函數SUMIFS函數和vlookup函數時再講。

其三，将公式中比較複雜的數學物理公式表達為一個名稱。

将公式表達為“名稱”的另一個應用是，将公式中比較複雜的數學或物理公式設置為“名稱”，如将梯形的面積公式(a+b)h/2，定義為“梯形面積”，就會很方便我們閱讀，提高公式書寫速度。

其四，“表”與名稱定義的區域

我們知道“表”的區域具有拓展功能，當名稱定義的區域是“表”的一部分的時候，名稱定義的區域不會随着“表”的拓展而拓展。在微軟表格中，名稱定義的區域可以随着“表”的拓展而拓展。

銷售表（表和透視表）.xlsx“表”與名稱的應用

其五，下拉菜單與名稱的應用

我們在前面講解下拉菜單時，講過可用導入的方式建立下拉菜單，将下拉菜中“從單元格選擇下拉菜單”的一個區域取一個名字，但用這個名字應用到我們需要引用的區域時，是不可行的。名稱是菜單欄“公式”下面的一個功能鍵，隻适用于公式中。

第五、确認、修改、删除名稱的方法

确認、修改、删除名稱的方法是：

1、确認建立名稱的方法。創建名稱完成後，我們點擊“名稱管理器”，進入名稱管理器對話框，可以看到已經将我們創建的名稱列入其中了。

2、修改名稱的方法。點擊“名稱管理器”，進入“名稱管理器”對話框，點擊“編輯”可以對名稱進行修改。

3、删除名稱的方法。點擊“名稱管理器”，進入“名稱管理器”對話框，選中名稱管理器中排列的任意一條名稱，點擊“删除”可以删除名稱。對“表”取的名稱不允許删除。