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Excel中設置到期提醒,能提醒幾天到期,還能改變填充色

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Hello,大家好!今天和大家分享如何在Excel中設置日期提醒。 我們在工作中會遇到諸如,合同多久到期,應收賬款是否到期等,各種到期提醒問題。今天就和大家分享如何處理到期問題的一個案例。

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問題描述

如下圖所示,各員工持有的證件到期日期不同。

要求 :1、以當天日期作為比較基準,如果證件已到期,在提示欄内顯示“已過期”;如果證件在未來7天内到期,提示欄内顯示“緊急提醒”;如果證件在未來30天内到期,提示欄内顯示“即将到期”。
2、已到期,整行記錄填充紅色背景色;緊急提醒,整行記錄填充黃色背景色;即将到期,整行記錄填充綠色背景色。 期望得到的效果如下圖所示:



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操作步驟

1、在D2單元格輸入公式:
=IF(C2


2、選中A2:D8單元格,單擊【開始】-【條件格式】-【新建規則】,打開【新建格式規則】對話框。
(1)選擇【使用公式确定要設置格式的單元格】;
(2)輸入公式:=$C2


單擊确定,可以看到已過期的記錄,整行數據填充為紅色。


接下來按照同樣的方法,為7天内到期的記錄填充黃色,為30天内到期的記錄填充為綠色。

3、選中A2:D8單元格,單擊【開始】-【條件格式】-【新建規則】,打開【新建格式規則】對話框。 (1)選擇【使用公式确定要設置格式的單元格】;
(2)輸入公式:=$C2


單擊确定,得到的結果如下圖所示。可以看到,不僅7天内到期的記錄填充為黃色,已過期的記錄也填充為黃色。


單擊【開始】-【條件格式】-【管理規則】,打開如下圖對話框。單擊選中第1個規則(也就是填充黃色的規則),然後單擊向下的小三角按鈕。


這樣原本排在第1位的規則,移動到下方,成為第2個規則,如下圖所示:



單擊确定後,可以發現已過期的記錄顯示為黃色,7天内到期的記錄顯示為綠色。




4、選中A2:D8單元格,單擊【開始】-【條件格式】-【新建規則】,打開【新建格式規則】對話框。 (1)選擇【使用公式确定要設置格式的單元格】;
(2)輸入公式:=$C2


單擊确定,得到的結果如下圖所示。可以看到,不僅30天内到期的記錄填充為綠色,已過期和7天内到期的記錄也填充為綠色。


單擊【開始】-【條件格式】-【管理規則】,打開如下圖對話框。


單擊選中第1個規則(也就是填充綠色的規則),然後單擊向下的小三角按鈕,一直到該規則移動到最下方。如下圖所示:


單擊确定,得到的結果如下圖所示。可以看到,已過期的填充為紅色;7天内到期的填充為黃色;30天内到期的填充為綠色。


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原理解析

本例中,需要将各員工的證件到期日期與當天日期進行比較。 使用today()函數動态獲取當天日期。 今天是2022/3/21,那麼today()返回的日期就是2022/3/21。當日期變 化時,today()返回的當天日期會自動更新。
将證件到期日期與當天日期比較,如果證件到期日期在當天日期之前,也就是說證件到期日期小于當天日期,則提示“已過期”; 如果證件到期日期在未來7天内,則提示“緊急提醒”; 如果證件到期日期在未來30天内,則提示“即将到期”。 這是邏輯判斷的情形,我們自然想到使用IF函數。 因為涉及多種情形,因此要多層嵌套IF函數。
對證件到期日期與當天日期進行比較後,根據不同的間隔天數,對整行數據填充不同的背景色。 我們會想到使用條件格式。 在條件格式新建規則對話框中,如果公式返回的值為True,則适用設置的格式。 在本例中,設置了3個條件格式規則。 當證件到期日期小于當天日期時,背景色填充為紅色; 當證件到期日期在未來7天内時,背景色填充為黃色; 當證件到期日期為未來30天内時,背景色填充為綠色。
當設置這3個條件格式規則時,我們需要調整3個規則的優先順序。在【條件格式規則管理器】對話框中,排在前面的規則優先級别較高,而排在後面的規則優先級别較低。如果我們把條件格式規則“=$C2

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