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Excel技巧應用篇:【上班族必看】Excel 基礎技巧輕松學,善用 Excel 提升工作效率

所謂的「改善Excel 作業」,是指更正确、且迅速地完成繁瑣的日常Excel 例行性作業,而且還能更有效率地統計資料及更确實地分析資料。若是能提升這部分的效率,也會替你的工作帶來莫大的好處。

選擇最佳圖表的方法

利用折線圖繪制實際成績/預測圖表

利用時間軸呈現值的趨勢的「折線圖」

若隻說「圖表」,大部分的人會直覺想到直方圖,但在商務場合上,更常使用的是折線圖。折線圖能清楚呈現「數據的變化」,所以數據制作完成後,若不知道該使用什麼圖表,不妨先從折線圖試看看。

利用折線圖确認業績趨勢


圖說:折線圖可依照時間軸排列數據,一眼看出業績的好壞。

Excel内建了六種有無數據标記、有無堆棧的折線圖。最常使用的是最簡單的折線圖。

折線圖的種類


若數據「隻有一個時期」時,是無法繪制出折線圖。

折線圖是依照「數年、數月、數日這種時間軸來觀察值的變化」的圖表,若隻有一個時間點的數據,是無法繪制出具有意義的折線圖。至少需要兩段時期的數據。

此為無意義的折線圖


将五間公司的資料繪成折線圖也沒有意義。此時該使用的是直方圖。至少要有兩段時期的資料才能繪制出有意義的折線圖。

強調成長率的時候,要「縮窄寬度」

折線圖在形狀上的特性就是圖表拉得太寬,就看不出數據差距(因為圖表的斜率會趨緩),反之,如果縮窄寬度,就能強調數據的差距(圖表的斜率會變陡)。

在了解這項特色後,可調整圖表的寬度,讓閱讀者明了制作者的想法。

不過,若是弄巧成拙,反而會造成閱讀者看不出數據的差異性。

縮窄圖表的寬度可強調數據的差距


寬度縮窄後,比原始的圖表更能強調數據的差距。以這張圖表來看,營業額似乎是急速成長。

在同一條線呈現實際成績與預測值

在繪制每年實際成績趨勢的折線圖時,若想在年度中間放入預測值(放入未确定的值),可多花點心思制作資料。若隻是将實際成績與預測值放在同一張數據表/表格裡,就隻會做出下圖這種折線顔色相同的圖表,無法看出到哪邊是實際成績,哪邊是預測值。

看不出實際成績與預測值的分界

實際成績(2016年之前)與預測值(2017年)都輸入在同一列的話,折線圖的線條就會隻有一種顔色,看不出資料的界線。

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