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這裡梳理的22種常用工作方法,主要覆蓋日常管理、溝通表達、問題解決、作業改善、人的管理五個類别。
屬于日常管理的有:PDCA、SWOT、海因裡希法則、5R法則、時間四象限原則。
屬于溝通表達的有:30秒法則、KISS原則、溝通7C法則、DISC性格模型、
屬于問題解決的有:SMART原則、28原理、8D步驟、魚骨圖分析法、SIPOC。
屬于作業改善的有:4M1E、5W1H、ECRS、5S管理。
屬于人的管理有:ASK模型、管理4R法則、高效人士七個習慣、卓越領導五項行為、
1. 30秒法則 30秒法則源自麥肯錫一個典故。麥肯錫一名銷售人員在電梯内遇到潛在客戶老闆,在僅有的共乘電梯30秒時間内沒能将項目講清楚,丢掉了訂單。 于是,麥肯錫總結出一個30秒法則,即在極短時間能将一件事情講清楚。30秒這個數字是一個概述,要求在極短時間将内容講清楚,說服對方。馬雲見軟銀孫正義,孫正義對馬雲說:“隻給你六分鐘時間”。馬雲口若懸河地講起來。6分鐘演說完畢,孫正義說了一句話:“我決定投資阿裡巴巴。”
2. PDCAPDCA是計劃、執行、檢查、行動四個環節的簡稱。每項工作推進都應該包含這四個環節,從而使得推進具有章法,且能促進工作趨向完美。
企業工作推進應該有一個大的PDCA,各部門或分支機構應圍繞企業大的PDCA展開自己的工作,促進共同目标的達成。
3. 5W1H 5W1H也稱為六何法,即何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)、為何(why)、如何做(how)。 5W1H的最初意涵是為了将事情講清楚。譬如布置一項工作,需要明确“做什麼事,在哪裡開展,什麼時候做,誰來做,為什麼要做,怎麼做”等,明确布置之後,就不會發生推诿或無法開展工作的狀況。在工作改善中,5W1H主要用于對現有工作的質疑,從而找出可能的改善機會,這種質疑通常如,為什麼要做這件事(可否取消)、為什麼在這個位置做(可否合并到其他位置做)等等。
4. ECRS改善最基礎的思維方式,即能否取消(Eliminate),合并(Combine),重組(Re-arrange),簡化(Simplify)?
5. SMART法則 SMART法則用于制定目标的方法,使目标更聚焦、更具可執行性。SMART分别是Specific、Measurable、Ambious、Reliable、Time-bound的英文縮寫。也就是說,制定目标時,應遵守具體、可衡量、有雄心(具有挑戰性)、可靠有來源、有時間限制的這五項基本要求。
6. SWOT分析 SWOT是Strength、Weakness、Oppotunity、Treat 的縮寫,常用于企業戰略分析。 比如,企業要推出一款新産品,需要分析“企業具有強項或弱點是哪些?外部有怎樣的機會或威脅”,根據SWOT分析,确定是否推出這款産品,以及推出産品的策略應該是什麼。在SWOT分析中,SW(強項、弱點)主要分析内部狀況,而OT(機會、威脅)主要分析外部狀況。
7. 4M1E當出現質量問題時,通常也會從這五個方面來查找原因。
8. 28原理28原理是用于查找或明确重點影響因素的一種方法,即20%的因素産生了80%的影響。28原理的常用事例有,20%的關鍵客戶提供了企業80%的銷售額,20%的富人占有社會80%的财富等。
9. ASK模型ASK是Attitude、Skill、Knowledge三個單詞縮寫。提拔一名管理人員時,常從這三個維度進行考量,被提拔者是否具有良好的工作态度(缺乏态度,可能會起反作用)、是否具有一定的技能(能把工作搞定)、是否具有一定的知識(能把技能傳導給下屬)。
10. 5S管理來自于日本的現場管理方法,5S分别是整理、整頓、清掃、清潔、素養。整理指去除不要品,騰出空間;整頓指對留下的必要品分區分類标識放置,便于識别和查找;清掃指環境清掃與問題點檢;清潔指制定必要的規範,能夠保持現場清潔;素養指人員養成了良好的習慣。
11. 海因裡希法則 海因裡希法則常用于安全管理,即一件事故背後常有着29件的小事故以及300件的小問題(1:29:300)。 海因裡希法則告訴人們,要想杜絕安全事故,就得從平時各類小事抓起。我們日常聽到的“防微杜漸”、“千裡之堤,毀于蟻穴”講的其實就是海因裡希法則。
12. 5R法則 一種常用的采購供應鍊法則,指的是供應商在合适的時間以合适的質量、合适的數量、合适的價格、合适的地點提供物料或部件。5R是Right Time,Right Quality,Right Quantity,Right Price,Right Place縮寫。
13.KISS原則
KISS作為英文單詞“親吻”的含義被人們所熟知。這裡的KISS是Keep It Simple & Stupid的縮寫,為員工編制作業指導書時,或為客戶提供的産品操作盡可能地“簡易化”,讓人一眼就能看明白。
14. 管理4R法則4R法則用于對下屬的管理,具體為:
Require~明确提出要求;
Respect~尊重下屬;
Reward~表揚亮點;
Review~全面評估下屬。
15. 時間四象限管理 無論對個人還是企業而言,時間都是最可寶貴的資源。 時間管理的基本原則為“要事第一”,具體按重要性與緊急程度分為四個象限, 分别是:重要緊急:首先需要處理的;
重要不緊急:常常提升管理内在的機會;
緊急不重要:看自身的工作安排而定;
不重要不緊急:看潛在的影響,通過不予處理。
16. 溝通7C法則7C法則較完整地描述了溝通的基本要求。
Correct(正确)---信息必須是正确的。
Complete(完整)---即在溝通中,雙方将自己要說的内容說得完整。
Concrete (言之有物)---在溝通中要有事實、有證據。
Clarity(清晰)---溝通之前做好準備,分類彙總,有條理地解釋說明。
Courtesy(禮貌)---溝通中要注意禮儀、說話講技巧、有分寸。
Concise(簡明)---要簡潔,越簡單越好。
Considerate(體貼)---換位思考,以心換心。(注:7C法則由美國專家特立普、森特提出。)
主動積極;(保持樂觀、努力的心态與姿态)
以始為終;(明确并追逐自己的目标)
要事第一;(将時間花在重點事務上)
雙赢思維;(考慮到對方的利益或關切)
知彼知己;(了解明确的狀況)
統合綜效;(達成最大利益平衡點)
不斷進取;(追求更高的目标)
18. 卓越領導五項行為 要想成為一名卓越的領導者,應做到如下五點:①以身作則;(孔子曰,其身正,不令而行)
②共啟願景;(讓衆人看到未來的發展前景)
③挑戰現狀;(通過改變現狀趨向于目标達成)
④使衆人行;(将大家擰成一股繩)
⑤激勵人心;(管理始終在于人,激發出人們的積極心态)
19. DISC性格模型 Disc性格模型将人的性格分為四種典型,分别是支配型,影響型,穩健型以及謹慎型。支配型(Dominance),喜歡主宰或支配他人,占據主導地位,如西遊中孫悟空、三國中呂布、張飛等。
影響型(Influence),性格外向,喜歡展現自我,如西遊中八戒、水浒中潘金蓮。
穩健型(Steadiness),做事沉穩,足夠耐心,不容易情緒化,如西遊中沙僧、三國魯肅。
謹慎型(Compliance),服從、遵守規則、追求精準,謹小慎微,如唐僧、諸葛亮等人。人的性格是多面性的,但通常以上面四種中的一種為典型。與人溝通時,根據對方的性格特點進行溝通常有更好的效果,比如諸葛亮分析孫權性格後,說了一句:“此人隻能激,不能說”,于是有了後面的舌戰群儒的場面。
20. 8D步驟 8D是8 Disciplines縮寫,即八條紀律,事實上明确解決問題的八個步驟。 8D方法由福特公司提出,旨在規範其供應商解決質量問題的過程,确保解決問題的有效性。 這八個步驟分别是:D1:成立小組。(成立跨部門小組,從而确保各部門協同有效解決問題)
D2:問題說明。(用5W1H的方法将問題描述清楚)
D3:實施并驗證臨時措施。(先采取迫在眉睫的事務,防止負面影響擴大)
D4:确定并驗證根本原因。(找到問題原因,問題就被解決了一半)
D5:選擇确認糾正措施。(該做什麼來解決這個問題)
D6:實施糾正措施。(執行過程)
D7:預防再發生。(标準化或系統預防)
D8:祝賀小組。(肯定小組的付出)
21. 魚骨圖分析法 魚骨圖因形狀像魚刺(魚骨)而得名,由日本質量大師石川馨最早提出,常用于問題特别是質量問題的分析之中,通過魚骨圖将問題可能原因分為幾大類,在大類之下,查找可能的細分原因,從而鎖定真正的問題原因。魚骨圖具有形象化、簡單易用的特點。
22. SIPOC分析法 SIPOC分别代表:“供應方、輸入、過程、輸出、接受方”,SIPOC完整表達了一個流程具有的五個環節,從這五個環節進行分析,可以發現現有流程問題(如輸入欠缺)、明确各自職責以及優化流程。SIPOC為Supplier,Input,Process,Output,Customer的英文縮寫。
《質量管理實戰》
著 | 張堅
出版:人民郵電出版社
出版時間:2021-10-1
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