哈喽,大家好呀~
但俗話說得好,授之以魚不如授之以漁。
今天就來具體教教如何制作一個出入庫管理系統。
這個系統由四部分構成:基礎數據表(也叫基本信息表)、出入庫記錄表(也叫流水明細表)、庫存統計表(也叫結果彙總表)、庫存查詢表。
為簡化流程,此文章将基礎數據表與庫存統計表合二為一了。
模闆具有以下功能:日常出入庫登記、庫存量實時自動統計、自動補貨提醒、物料庫存查詢。
下面一起來看看吧!
一、基礎數據表的做法
基礎數據表一定要規範,關于數據源的問題,之前有給大家分享過好幾篇教程了,還不了解的同學可以點擊下面的鍊接查看:
《Excel運用規範1:一個單元格隻記錄一條信息》
《Excel規範2:如何做一張能滿足後續分析需求的表格?》
《數據源表規範》
庫存管理模闆的基礎數據可以根據自己公司的實際需求進行設計,但是要遵守一個基本原則:表格要能夠體現出物品的所有屬性,并且每個屬性單獨一列進行存放,一定不要出現合并單元格。下圖就是一個比較标準的基礎數據表。
二、出入庫記錄表的做法
出庫和入庫可以分為兩個sheet分别登記,也可以合并在一起登記。它們實際上就是一個流水賬,必須要有的是産品的基本信息,發生出入庫的日期(或具體時間),出入庫的數量。除此外,通常還包括入庫經辦人、出庫領料部門、領料人等。
示例如下:
在這個記錄表中,隻有藍色的這幾列需要手工登記。分類、名稱和單位等基本信息都是通過公式來自動生成的。
公式為:=IFERROR(VLOOKUP($A2,基礎數據表!$B:$E,COLUMN(B1),0),"編碼有誤請核查!")
公式是利用A列的産品編碼在基礎數據表中匹配對應的信息,如果匹配不到則返回錯誤提示,公式用到的函數比較簡單,就不再贅述了。
三、庫存統計表
庫存統計表有兩種形式,一種是在基礎數據表中添加一些統計字段,使基礎表具備一些統計的信息。另外一種是根據出入庫記錄表生成一些統計彙總表,這個就沒有統一的模闆了,但是可以使用數據透視表來靈活設計。
以下重點介紹第一種情況,在基礎表中添加統計字段。
根據實際需要可以設計統計字段,本例添加了6個字段,具體如下圖所示。
初始庫存和安全庫存需要人工錄入,初始庫存原則是隻填一次,後期不需要修改,安全庫存可以根據具體情況随時做調整。
其他四個字段都是公式計算的,以下分别介紹。
累計出庫數量的公式:=SUMIF(出入庫記錄表!A:A,B2,出入庫記錄表!F:F)
累計入庫數量的公式:=SUMIF(出入庫記錄表!A:A,B2,出入庫記錄表!G:G)
當前庫存數量是用初始庫存-累計出庫數量+累計入庫數量,公式為=F2-G2+H2
庫存狀态包括庫存充足、庫存不足、已缺貨三種,可以使用IF函數判斷,公式為:=IF(I2<=0,"已缺貨",IF(I2
為庫存狀态添加條件格式,“已缺貨”顯示為紅色,“庫存不足”顯示為土黃色,如此醒目,方便安排補貨。
四、庫存查詢表
新建一個“庫存查詢”工作表,參考樣式如下。
用VLOOKUP函數查找輸入的産品編号,即可獲得需要的庫存數據。但是直接這麼寫公式,則要求用表的人必須輸入完整編号或者物料名稱才能查詢,增加了使用難度,不夠人性化。因此,我們這裡做成一對多模糊查詢,隻要輸入部分編碼即可實現查詢。
返回到“基礎數據表”工作表,插入一個“輔助查詢”列。在A2中輸入公式=IF(庫存查詢!$B$2="","",COUNTIF($C$2:C2,"*"&庫存查詢!$B$2&"*"))并下拉填充。此處采用了通配符,為所有包含輸入編碼的産品生成不同的數字,方便後續實現查詢。
回到“庫存查詢”工作表。在A4中輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(ROW($A1),基礎數據表!$A$1:$L$62,MATCH(A$3,基礎數據表!$A$1:$L$1,0),0),""),右拉填充;然後再下拉填充。
在B2中輸入“PGL”,即可查詢所有編碼中包含“PGL”的物料庫存,如下。
此處的庫存的模糊查詢實質就是利用通配符和COUTIF函數生成符合條件的數字,然後再用VLOOKUP查詢數字實現一對多模糊查詢。
到這裡,一個簡單的出入庫管理模闆就做好了。
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