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Excel自動出入庫系統，帶庫存查詢&補貨提醒，建議收藏！

哈喽，大家好呀~

但俗話說得好，授之以魚不如授之以漁。

今天就來具體教教如何制作一個出入庫管理系統。

這個系統由四部分構成：基礎數據表（也叫基本信息表）、出入庫記錄表（也叫流水明細表）、庫存統計表（也叫結果彙總表）、庫存查詢表。

為簡化流程，此文章将基礎數據表與庫存統計表合二為一了。

模闆具有以下功能：日常出入庫登記、庫存量實時自動統計、自動補貨提醒、物料庫存查詢。

下面一起來看看吧！

一、基礎數據表的做法

基礎數據表一定要規範，關于數據源的問題，之前有給大家分享過好幾篇教程了，還不了解的同學可以點擊下面的鍊接查看：

《Excel運用規範1：一個單元格隻記錄一條信息》

《Excel規範2：如何做一張能滿足後續分析需求的表格？》

《數據源表規範》

庫存管理模闆的基礎數據可以根據自己公司的實際需求進行設計，但是要遵守一個基本原則：表格要能夠體現出物品的所有屬性，并且每個屬性單獨一列進行存放，一定不要出現合并單元格。下圖就是一個比較标準的基礎數據表。

二、出入庫記錄表的做法

出庫和入庫可以分為兩個sheet分别登記，也可以合并在一起登記。它們實際上就是一個流水賬，必須要有的是産品的基本信息，發生出入庫的日期（或具體時間），出入庫的數量。除此外，通常還包括入庫經辦人、出庫領料部門、領料人等。

示例如下：

在這個記錄表中，隻有藍色的這幾列需要手工登記。分類、名稱和單位等基本信息都是通過公式來自動生成的。

公式為：=IFERROR(VLOOKUP($A2,基礎數據表!$B:$E,COLUMN(B1),0),"編碼有誤請核查！")

公式是利用A列的産品編碼在基礎數據表中匹配對應的信息，如果匹配不到則返回錯誤提示，公式用到的函數比較簡單，就不再贅述了。

三、庫存統計表

庫存統計表有兩種形式，一種是在基礎數據表中添加一些統計字段，使基礎表具備一些統計的信息。另外一種是根據出入庫記錄表生成一些統計彙總表，這個就沒有統一的模闆了，但是可以使用數據透視表來靈活設計。

以下重點介紹第一種情況，在基礎表中添加統計字段。

根據實際需要可以設計統計字段，本例添加了6個字段，具體如下圖所示。



初始庫存和安全庫存需要人工錄入，初始庫存原則是隻填一次，後期不需要修改，安全庫存可以根據具體情況随時做調整。

其他四個字段都是公式計算的，以下分别介紹。

累計出庫數量的公式：=SUMIF(出入庫記錄表!A:A,B2,出入庫記錄表!F:F)



累計入庫數量的公式：=SUMIF(出入庫記錄表!A:A,B2,出入庫記錄表!G:G)



當前庫存數量是用初始庫存-累計出庫數量+累計入庫數量，公式為=F2-G2+H2



庫存狀态包括庫存充足、庫存不足、已缺貨三種，可以使用IF函數判斷，公式為：=IF(I2<=0,"已缺貨",IF(I2



為庫存狀态添加條件格式，“已缺貨”顯示為紅色，“庫存不足”顯示為土黃色，如此醒目，方便安排補貨。

四、庫存查詢表

新建一個“庫存查詢”工作表，參考樣式如下。



用VLOOKUP函數查找輸入的産品編号，即可獲得需要的庫存數據。但是直接這麼寫公式，則要求用表的人必須輸入完整編号或者物料名稱才能查詢，增加了使用難度，不夠人性化。因此，我們這裡做成一對多模糊查詢，隻要輸入部分編碼即可實現查詢。

返回到“基礎數據表”工作表，插入一個“輔助查詢”列。在A2中輸入公式=IF(庫存查詢!$B$2="","",COUNTIF($C$2:C2,"*"&庫存查詢!$B$2&"*"))并下拉填充。此處采用了通配符，為所有包含輸入編碼的産品生成不同的數字，方便後續實現查詢。


回到“庫存查詢”工作表。在A4中輸入公式=IFERROR(VLOOKUP(ROW($A1),基礎數據表!$A$1:$L$62,MATCH(A$3,基礎數據表!$A$1:$L$1,0),0),"")，右拉填充；然後再下拉填充。


在B2中輸入“PGL”，即可查詢所有編碼中包含“PGL”的物料庫存，如下。



此處的庫存的模糊查詢實質就是利用通配符和COUTIF函數生成符合條件的數字，然後再用VLOOKUP查詢數字實現一對多模糊查詢。

到這裡，一個簡單的出入庫管理模闆就做好了。

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