俗話說“磨刀不誤砍柴工”,在一個新的項目開始之前要做好充分的工作分析,其目的就是為了更好地定義項目團隊所需的角色以及所需成員的數量。
工作分析可以把一個項目按一定原則分解,項目分解成任務,任務再分解成一項項具體的工作,再把一項項工作分配給合适的團隊成員。
由于組織的很多項目都是基本相同的,因此,團隊有必要建立自身項目的标準工作分解結構和相應的工作說明,這樣在項目執行中就會有章可循。
領導者進行自身定位一、扮演多種角色的“演員”
項目團隊的領導者可能是某些領域的專家或精英,在其被提拔為項目團隊領導者之後,他成為項目的推動者和全面的負責人。這時項目團隊領導者必須從某方面專家或精英轉變成為同時扮演多種角色的“演員”。
角色1:項目團隊領導者是聯系項目團隊、客戶及高層管理者的“紐帶”
在整個項目進展過程中,項目團隊領導者處于核心地位。
角色2:項目領導者是項目的管理者
項目團隊領導者的“第一要務”就是管好項目,使項目順利開展。所以,對于項目團隊領導者來說最重要的就是要明确自己應該管什麼。
項目團隊領導者的管理内容
負責項目團隊的組建工作
負責整個項目的計劃、預算和監督工作
負責團隊成員的授權、控制和激勵工作
負責處理在項目進展中出現的各種困難和矛盾
負責團隊成員的績效考核工作和培訓工作
角色3:項目領導者是項目信息的傳遞者
項目團隊領導者是項目信息的“中轉站”,他既要把項目進展信息傳遞給高層管理者,又要把項目運作信息傳遞給團隊成員,還要把項目的階段性成果傳遞給客戶,因此,項目領導者要掌握和控制盡量多的有效信息。
團隊項目領導者需要掌握的信息大緻分為2類,即内部信息和外部信息。
内部信息
團隊成員的工作情況,如成員的基本信息、項目經曆、價值取向等
項目進展情況,如項目運作難點、某些棘手問題、進度調整等
項目成本執行情況,如項目實際成本支出、意外支出等
項目質量等情況,如項目與預期目标的差異
外部信息
團隊外部環境信息
客戶對項目進展情況與項目質量是否滿意的信息
供應商對物資供應以及核算方式的态度等信息
政府對項目是否支持的信息
二、具備多種素質的“多面手”
确定合适成員數量為了提高項目團隊效率,項目團隊應該包括為完成任務所必須的各種專門人才,以及為協調各個方面關系所需要的利益協調者。
項目團隊成員數量要根據項目任務的需要進行确定。
當項目團隊的主要任務是做出高質量的決策時7、9或者11人
當項目團隊的主要任務是解決矛盾、沖突,達成協議時3或者5人
當項目團隊的既要達成協議,又要做出高質量的決策時5或者7人
當項目團隊要迅速作出決定并采取行動時3人或者5人
确立團隊運作規範俗話說:“沒有規矩,不成方圓”。馬路的十字路口如果沒有紅綠燈的“指揮”,車輛就會陷入混亂無序的狀态;團隊如果沒有規範的約束,就會變成無組織、無紀律的群體。
要想使項目團隊成員具有統一的行為,就必須建立起合理的規範,并切實地落實下去,讓團隊成員都按照規範進行自我管理。
一、明确運作規範的制訂原則
項目團隊的規範對于團隊成員的行為引導和約束作用尤為重要,所以規範就應像火爐一樣,誰碰誰就被燙,這就是火爐的“滾燙原則”。
原則1:預警原則
火爐燒紅時明擺着是不會有人主動去碰的。在任何項目團隊中都有這樣一個“火爐”——健全的規範。它對團隊中的每個成員該做什麼和不該做什麼都有明确的規定。
原則2:即時原則
如果項目團隊成員敢以身試法,将手放到火爐上,他就會立即被燙傷——即受到懲罰。
原則3:公平原則
火爐不會和任何人有“私交”,它會“一視同仁”,不論觸摸它的人地位有多高、聲望有多大,隻要用手去摸,鐵定會被燙到,因為火爐不會見風使舵、因人而異。
原則4:一緻性原則
簡單地說,就是要保證團隊成員每次去用手摸火爐時,肯定會被燙到,不存在通融的情況。
二、制訂項目團隊運作規範
規範是項目團隊逐漸形成的各種規章、制度和标準等,在項目團隊組建之初,一般是以組織的運作規範作為其自身的運作規範。
但由于項目團隊運作中出現一些新的需求,于是項目團隊領導者就對組織規範進行修改和創新,從而形成項目團隊的運作規範。
可以借助3種方法制定項目團隊的規範。
觀察法
通過對項目團隊成員行為的觀察,了解團隊各種成文和不成文的規定規範,并記錄下來。
訪談法
通過訪談,讓團隊成員自己對團隊的規範進行描述,并記錄整理,為制定項目團隊運作規範提供資料。
調查法
通過調查問卷,詢問團隊成員對團隊項目的期望,在制定規範時要考慮團隊成員的期望,并将其在團隊規範中予以體現。
這樣,原來在項目團隊中不成文的團隊規範,通過整理就成為對項目團隊成員有約束力的、成文的團隊規範。
構建項目團隊的信任信任是合作的開始,也是團隊管理的基石。
在項目團隊管理中,團隊信任程度的高低直接影響着團隊協作的水平和團隊目标的實現。缺乏信任的團隊不僅無法保證團隊目标和個人利益的實現,甚至會造成不必要的損失。
一、項目團隊信任的表現形式
要提升項目團隊信任能力,首先必須明确項目團隊信任的表現形式,在此基礎上尋找提高團隊信任能力的各種途徑。
團隊成員對團隊領導者的信任
團隊領導者對成員的信任
團隊成員之間的信任
二、提升項目團隊信任的途徑
提升團隊信任主要有4大途徑。
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