案例 | 變更管理的瓶頸和解決方案
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前言工程變更單 (ECO-Eginneering change notice) 或工程變更通知 (ECN-Engineering Change Notice) 是在産品生命周期中進行調整或更正過程的文件。它在工程和産品開發中起着至關重要的作用。可以說唯一不變的就是變化——制造過程也不例外。盡管設備、标準和程序需要大量計劃才能建立，但它們并不是一成不變的。機器和電器元件随着向更新型号的發展而發展，而标準和程序一直在改進。
組織可以從适應變化中獲益匪淺，而不是相反。在大多數情況下，更改需要經過層層審批。這可确保新零件或修改适合用途，并與現有組件和流程兼容。這些适用性評估通過工程變更通知 (ECN) 或工程變更單 (ECO) 執行。
工程變更通知 (ECN) 或工程變更單 (ECO) 記錄有關流程或系統更改的詳細信息。它們指示正在修改的組件或流程、更改的原因以及問題的完整描述。它列出了會受到影響的組件和流程，以及技術圖紙和文檔以供參考。工程變更通知 (ECN) 或工程變更單 (ECO) 還清楚地顯示了為執行任何進一步行動而獲得的批準。
工程變更過程的步驟是什麼？組織可能有不同的工程變更管理流程來滿足其特定需求。但是，一般步驟在大多數情況下看起來相似。無論是哪個行業或公司，變更流程通常都需要三種類型的文件——請求、命令和通知。請參閱以下顯示這些文檔如何相互關聯的步驟：
1.确定問題和範圍
該過程從識别需要進行更改的問題開始。此階段的一部分還定義了更改的程度。在此階段開始對受影響部件的數量和相應的工作量進行高級别的評估。
2. 創建工程變更請求 (ECR)
然後提出 工程變更請求（ECR-Engineering Change Request） 以更詳細地了解該提案。此階段準備信息，以便利益相關者在以後做出是否繼續進行的決定。此過程解釋了更換組件或過程修訂的技術可行性。例如，在更換停産型号時，工程師會比較規格差異，并指定任何受影響的相關部件。這個階段還決定了經曆變革的成本和收益。列出了實施新流程所需的資源，同時也确定了任何相關風險。
3. 審查和批準 ECR
然後工程變更請求 (ECR) 進入審查和批準過程。做出“通過”或“不通過”決定的委員會。與大多數審查和批準流程一樣，此階段可能是叠代的，最終請求會根據需要進行修改。
4. 創建工程變更單 (ECO)
既然 工程變更請求 (ECR) 已經過審查和批準，那麼就創建了工程變更單(ECO)。如果 工程變更請求 (ECR)總結了指導批準所需的信息，請将 工程變更單(ECO) 視為實施更改的手冊。
工程變更單(ECO) 提供有效執行變更所需的所有信息。通常，這包括更新的技術圖紙、任務列表和 物料清單（BOM-Bill of Material）。工程變更單(ECO) 将列出所有受影響的設備組件，以及執行任何變更任務所需的相關程序手冊。通過創建一個有條不紊的 工程變更單(ECO) ，可以避免錯過的風險。
5. 審查和批準 ECO
完成工程變更單(ECO) 後，再進行另一輪審查和批準。鑒于可能的工作範圍比較廣，批準可能來自許多具有各自專業領域的不同個人。在利益相關者提供他們的建議後，高級管理層最終可以簽署整體批準。
6. 向相關部門傳達工程變更通知（ECN）
工程變更單(ECO) 審查和批準後，将向所有相關團體發送通知。工程變更通知 (ECN) 提供了變更批準的詳細信息以及不久需要執行的步驟，确保工程變更通知 (ECN) 通知到所有受變更影響的人員。
7. 實施所需的更改
現在工程變更提案已經通過了所有相關的審查和批準，可以開始實施了。每個團隊都被賦予了特定的角色和職責來實施所需的更改。此時，工程變更單(ECO) 和工程變更通知 (ECN) 成為指導任務執行的必備文件。
誰來創建工程變更單？任何确定對物料清單（BOM）進行必要更改并有權訪問該系統的人都可以提出工程變更單(ECO) 。然而，審查和批準過程通常由不同的人執行。
哪些類型的更改需要工程變更單(ECO)？首先，您應該确定更改的類型。此信息将使您能夠确定流程中将進行的審查和批準級别。
您還可以将評估深度與不同類型的更改相關聯。下面是幾個常見的例子：
1. 排版變化
這些類型的更改都與拼寫更正和印刷錯誤有關。任何組件都不會發生物理變化，因此不會影響系統的形式、裝配或功能。
2. 替代供應商
從其它制造商或供應商采購不應影響現有設備的運行。這些變化通常旨在通過減少提前期或成本來改進采購流程。對于這種類型，重要的是确保隻有供應源發生變化，而不是零件本身的規格。
3. 過期的零件
盡可能地更換制造商停産的部件并不打算改變現有部件的特性。但是，由于引入了全新的零件，因此需要進行更徹底的兼容性審查。
4. 設計變更和新機型
這些類型的更改通常被确定為改進當前流程的機會。由于對現有系統的形式、配合和功能進行了修改，這些通常會接受更全面的審查。
典型的工程變更流程圖是什麼樣的？雖然我們之前提到了變更提案所經曆的步驟，但我們隻關注請求如何到達實施階段。現實情況是，在生成 工程變更通知 (ECN) 後，後台會發生更多活動。
例如，實施任務可以分配給多個小組和個人。考慮到每項任務都需要經過審核才能完成并相應地更新，因此跟蹤起來會變得和複雜。
工廠内現有設備的典型工程變更單(ECO)流程可能類似于下圖：
工程變更通知 (ECN) /工程變更單(ECO)瓶頸的迹象是什麼？流程“瓶頸”被視為對特定操作的提前期貢獻最大的活動。換句話說，瓶頸是流程中導緻延遲的約束。變更管理流程可能需要花費大量時間和精力才能完成。
如果被忽視，延遲的工程變更通知 (ECN) /工程變更單(ECO)實施可能會對生産和安全管理造成緻命打擊。
以下是一些迹象，表明您的工程變更通知 (ECN) /工程變更單(ECO)隊列正在對您的其餘操作造成限制：
1. 冗餘信息流
任何更改的請求和實施僅取決于可用信息。如果您收到多個請求，并且看到很多雙倍增加，那麼您可能會浪費大量資源。有一種清晰的方式來接收您可以與您的部門保持一緻的信息。
2. 工程變更單任務沒有具體負責人
一份寫得好的文件隻有在執行得好的情況下才能對組織有用。工程變更單(ECO)實施的陷阱之一是未明确說明角色和責任。為了變革管理的成功，每個團隊都必須知道他們對集體努力的貢獻。
3. 由于不必要和/或人工協調導緻的延遲解決
變更流程通常會影響多個團隊和部門。如果整個組織内沒有清晰的溝通渠道，工作組之間進行不必要的協調的可能性就會更高。更有效的做法是通過一個系統進行交流，團隊可以通過該系統實時閱讀和更新彼此的進度。
4. 紙質文件處理效率低下
正如我們都經曆過的那樣，數字化大大減少了手動處理。在移動設備上甚至可以使用維護軟件的時代，選擇使用文字文件跟蹤變得更難證明。
工程變更單(ECO)管理的四項原則是什麼？工程變更單為改進現有流程和程序提供了真正的機會。缺點是正确實施更改需要一定的成本。這個想法是盡量減少工程變更單(ECO)的負面影響并突出其好處。工程變更單(ECO)管理的四項原則有效地總結了該策略：
1. 避免不必要的改動
新産品一開始很容易看起來很有前途。誰不想要一組有望提高生産效率的新組件？嚴酷的現實是，不必要地轉向新産品實際上弊大于利。新開發帶來的成本節約可能不會超過重組投資和兼容性調整的成本。
在評估變更需求時要考慮的一些關鍵點是投資回報和需求的緊迫性。例如，對于在一年内收回成本的新産品開發，那麼财務風險實際上可能低到可以考慮追求。至于緊迫性，請評估變更是否隻是對您當前的流程進行了微調，還是對您的關鍵操作程序産生了重大影響。
2. 減少變化的影響
第二個原則更傾向于接受變化是不可避免的。下一個最好的事情是減少變化的影響。
想象一個相互依賴的組件系統。如果其中一個組件過時并被新部件替換，系統是否仍可運行？由于那一個部件發生了變化，您還需要更換多少個其他組件？這個例子說明了變化的影響可以在整個系統的設計級别解決。
如果您的整個系統的子組件在設計上更加模塊化，那麼您正在為減少變化的影響做好準備。您希望您的整個系統由在某種程度上獨立于相鄰子系統的獨立組組成。
3. 及早發現工程變更單
工程變更單(ECO)被推遲和延遲的時間越長，它們就越難完成。通過繼續運行次優流程，您不太可能扭轉對您的設備和運營的負面影響。它有助于及早發現 ECO 并在造成任何進一步損害之前實施必要的更改。
通過結合使用模式的模拟和潛在故障模式的分析，可以應用正确而智能來提前變更需求。
4. 加快工程變更單流程
之前的原則側重于工程變更單(ECO)的設計和工程方面。最後一個原則有點不同，因為它更側重于執行流程的重要性。
與大多數流程一樣，工程變更單(ECO)容易受到行政延誤的影響。毫不奇怪，完成變更單所需的實際時間會比執行相關任務所花費的實際工作時間更長。應識别并盡量減少延遲的來源，尤其是非必要的，例如等待時間、空閑時間和花在多餘活動上的時間。
自動化流程軟件（RPA）如何幫助工程變更通知 (ECN) /工程變更單(ECO)流程？在實施工程變更通知 (ECN) /工程變更單(ECO)流程時，很大一部分問題與請求從一個利益相關者流向另一個利益相關者的方式有關。僅舉幾例 - 利益相關者之間的溝通、進度的可見性、信息的可用性和數據的準确性。通過在适用的情況下自動化流程，可以有效地解決所有這些問題以及更多問題。
例如，任何需要人工輸入的過程都存在人為錯誤的風險。從印刷錯誤到遺漏的任何事情都可以很容易地歸因于手動更新。通過自動化流程的一部分，例如工作流生成，可以對任務進行編程以按照設計完成所有必需的步驟。此外，由于所有信息都在系統上可用，因此可以輕松實現任務進度的透明度。
結論變更管理流程是組織保持最佳狀态的重要工具，通過采用一種實施變革的方法消除任何誤判決策的風險。雖然變更管理是一個細緻的過程，但技術工具随時可用性，可以減輕過去純手動方法的負擔。
所以，您公司準備好自動化了嗎？
TPP Smart Solution多年來一直在幫助公司加快産品開發和發布流程。我們的電子變更管理解決方案可以提高效率、控制和問責制。TPP Smart Solution将幫助内部團隊和供應鍊合作夥伴快速設計、開發和生産高質量的創新産品。基于雲的軟件解決方案通過與受影響零件、物料清單 (BOM)、質量問題、培訓記錄、項目計劃等相關聯的電子變更 (ECO) 建立了堅實的産品開發基礎。
更重要的是，它們使您組織中的每個人都能看到正在發生的事情以及随着時間的推移發生了什麼。通過報告和分析，您的執行團隊可以獲得關鍵見解，以加快産品開發速度，并在預算内快速将産品交付給客戶。
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