公文寫作講究格式規範
公文最明顯的特征就是有一定的規格樣式，所以我們看一篇公文，最先看到的就是公文的格式。公文格式，是指公文各個組成部分在頁面上的呈現形式，也叫公文的外部組織形式。
經過長期的實踐，公文形成了一套獨特的寫作格式和制發規範，實現了程序化、規範化和标準化。形式上的規範、統一，掃清了溝通傳播障礙，也使公文的寫作、閱讀、傳遞、處理更加快捷、有效。
一、公文格式規範化是公文的本質要求
古今中外的公文，都有比較明确、細緻的格式規範。公文格式的規範化，是公文的本質要求，也反映了公文的内在規律和客觀需要，更是公文生命力的關鍵所在。
公文格式規範化是由公文的本質決定的。公文是實現政令暢通的重要載體。為了确保信息在傳遞過程中不失真、不出錯、不被誤解，就要求信息在格式上做到準确、清晰、嚴謹，便于讀者了解和掌握。有了标準規範，人們便能夠更加直觀地獲取信息，提高閱讀效率。
公文格式規範化有利于公文的處理。公文處理是企事業單位使用頻率最高的一項工作。在公文處理過程中，如果格式不統一，不規範，勢必會影響工作效率。為了确保公文完整、準确、莊重、有效、合法，便于規範化處理，同時也為立卷和歸檔提供方便，實現格式的規範化就非常有必要，同時還可以有效提高公文處理的制度化、科學化、規範化水平。
公文格式規範化體現了公文的權威性和約束力。公文是傳遞信息的有效載體，它的形式保證了公文的内容。公文寫作結構的規律性表現，不僅體現了公文的權威性和約束力，而且有利于保證政令暢通。公文格式不僅會影響公文的質量和美觀，更重要的是會影響公文的法律效力。公文格式不規範，可能會影響公文的嚴肅性和作用的發揮，甚至會造成重大失誤。
公文格式規範化是信息化發展的必然要求。使用計算機進行公文處理，能夠極大地提高辦公效率，對公文制作水平的提高也起到積極推動作用。根據統一的公文格式标準，可以開發出公文制作模闆，成倍地提高工作效率，同時也實現了運行高效、風格統一、易于識别，為推廣辦公自動化奠定了基礎，創造了條件。
二、公文格式規範的主要内容
公文格式規範的總體要求是：公文要素要齊全沒有累贅，使用位置要準确沒有偏差，公文版式要正确不能混淆，首尾相符不産生矛盾。具體來講，公文格式規範主要包含以下三方面的内容。
一是公文有其組成要素和标注标準，并在公文頁面上有着固定的排列順序。各個組成要素，比如份數、密級和保密期限等，都有着其标識規則和标識位置。
二是公文使用的介質有一定的标準，在紙張、排版和印制等方面也有要求。公文一般采用A4紙，且在公文版面、頁邊距與版心尺寸上都有規定，在排版的字号規格、印刷裝訂和圖文顔色等方面也有明确要求。
三是公文在數據表現形式也有一定的規範，比如公文中的文字、外文字符、表格、标點符号、計量和數字等方面的使用必須符合規範要求。
公文寫作必須符合相關的國家法律法規和标準規範，必須依照特定模式進行，任何機關和企事業單位都不能各行其是，别出心裁，另搞一套。
三、公文的要素及其規範
公文一般由份号、密級和保密期限、緊急程度、發文機關标志、發文字号、簽發人、标題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等18個要素組成。
18個要素按照其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前6個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最後3個要素）。眉首部分位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。版記部分位于公文最後一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間兩個要素。
公文的版式要按照《黨政機關公文格式》國家标準執行。我們必須認真學習掌握，學透弄懂用好，嚴格遵照執行，避免發生錯誤。
四、公文的文種及其規範
公文包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要15個文種，每個文種都有其撰寫規範，必須嚴格遵守。
不同的文種目的和功用不同，不能混淆使用。有的文種具有指示功能，适用于上級機關向下級機關行文，如決議、決定、指示、批複。有的文種具有陳述呈請的功能，适用于下級機關向上級機關行文，如請示、報告。有的文種具有周知功能，适用于公開發布或在一定範圍發布事項，如公報、通報。有的文種具有規範功能，适用于對特定範圍的工作或事務制定具有約束力的行為規範，如條例、規定。
使用文種要注意行文關系，公文有上行文、平行文、下行文，分别體現着發文機關和受文機關的關系，一定要正确使用。
公文的文種使用要恰當，如果不加以分辨，錯誤使用文種，會造成行文關系的混亂，影響公文效能的發揮。比如，我們想要向上級報告工作，并希望得到批複或者回複，就需使用請示，而不是報告。對下級部門的請示，一定要有批複，而對于報告則隻要知道就好。有的人把請示報告連在一起，會成為笑話，也影響正常工作。
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