Excel技巧應用篇：18個技巧

1、理解“活頁書”和“工作表”的區别。

打開excel後，選擇添加新文件。這個新文件是“工作簿”。在工作簿中添加的頁面稱為“工作表”。工作表可以根據需要自由添加和删除，這意味着一個工作簿中可以有無數工作表。這個概念與紙質工作簿的概念相同。工作簿可以單獨添加或删除散頁。為了理解工作表之間的關系，有必要進行數據分析、計算、打印等，并進行組織。

▲ 在Excel中打開新文件後，該文件是一個工作簿，文件中的分頁是工作表。默認情況下，将有三個頁面，然後按鍵快速添加一個松散頁面。

2、将多個工作表設置為組操作。

在同一工作簿下，有多個工作表需要編輯。這些工作表可以設置為組。這樣，在一個工作表上編輯将更改組中的其他工作表，而無需單擊單個編輯。設置方法簡單。按住鍵盤上的“shift”鍵，然後用鼠标單擊工作表。選定的工作表從灰色變為白色，表示它已設置為一個組。松開shift鍵。

▲1.打開工作簿後，按“shift”鍵并單擊要設置為組的工作表。當所選工作表從灰色變為白色時，表示完成。

▲2.編輯任何頁面上作為組設置的工作表，以與所有組中的工作表同步。

3、兩步複制結構工作表。

如果要快速制作結構化工作表，可以在幾秒鐘内複制工作表。所謂結構是指工作表中設置的格式、公式、圖表等。在複制過程中，應将其完全複制，因為在複制表格的過程中，許多時候，由于粗心的選擇錯誤，工作表中的内容無法完全複制。

▲1.單擊要複制的工作表，按“Ctrl”鍵，當光标更改為添加到新工作表中的符号時，将其拖動到所需位置。

▲2、複制的工作表将以相同的方式用括号命名，并且工作表的内容完全相同。

4、快速将數據移動到不同的工作表。

很多時候，我們必須在工作表之間移動大量數據。事實上，我們需要将數據移動到同一工作表中。按“ALT”鍵和鼠标左鍵可以快速移動不同的工作表。可以使用工具欄上的工具完成。這種方法非常方便在不同的工作表中移動數據，因為它用于組合快捷鍵，并且數據的移動可以在幾秒鐘内完成。

▲1、用鼠标選擇要複制的數據後，将鼠标移動到單元格邊緣，光标上出現十字箭頭符号（如圖所示）。

▲2.按住“ALT”鍵和鼠标左鍵，并嘗試移動鼠标光标以查看是否有虛線框。

▲3、按住“ALT”鍵，上一步中的虛線框移動到不同工作表中的特定位置。

▲4、選擇存儲位置後，松開“ALT”鍵，完成數據傳輸。

5、快速将數據複制到不同的工作表。

您可以将數據快速移動到不同的工作表或将數據複制到其他工作表，操作方法類似于移動數據。再按一個Ctrl鍵将指定的數據複制到同一工作表。複制到不同的工作表沒有問題。

▲1、同樣，在上述移動數據的方式中，按“ALT”鍵和“Ctrl”鍵，使箭頭加号出現在光标中（如圖所示）。

▲2.按住鼠标左鍵加上“ALT”和“Ctrl”鍵，并将虛線框放在要存儲的單元格工作表上。

6.大型工作表使用“凍結窗格”保留标題。

當工作表的編輯範圍較大時，滾動工作表将看不到列的标題，也不會反映表中的數字代表什麼。您必須上下左右滾動工作表才能進行比較。它浪費了很多時間，而且在工作表的擴展下很麻煩，您不妨好好利用Excel提供的“凍結窗口”功能。選擇柱作為邊界。将來如何擴展工作表不會影響視圖的内容。凍結窗口分為凍結窗格、凍結頂列和凍結第一列，可根據需要自由設置。

▲ 在工作表中，選擇“查看”索引選項卡的“窗口”類别，找到“凍結窗格”，然後選擇要凍結的方法。

7、啟用切換窗口快捷方式。

打開多個工作簿進行查詢時，需要在不同的工作簿中來回切換，超過兩個後，用鼠标點擊工作欄，效率低下，容易出錯。Excel具有内置的“切換窗口”功能，方便用戶查看和編輯，可以使用“Ctrl”和“F6”組合鍵在鍵盤上快速切換工作簿。

▲1.打開多個工作簿時，在“查看”索引選項卡的“窗口”類别下，找到“切換窗口”并選擇要查看的工作簿。

▲2、使用“Ctrl”和“F6”組合快捷鍵，無需點擊鼠标即可快速切換工作簿。

8、充分利用“并排”窗口，使數據比較更容易。

如果屏幕足夠大，您可以在查看多個活頁夾時使用“并排顯示”功能，以便活頁夾可以同時顯示在一個窗口中。要在活頁夾之間切換，您不需要用鼠标單擊，也不需要鍵盤的快捷鍵組合。您可以一次查看工作簿，并排的方法包括并排、垂直、水平。。。等等可以選擇各種組合。

▲1、打開多個工作簿時，可以在“查看”索引選項卡的“窗口”類别下找到“并排顯示”，并從出現的窗口中選擇并排顯示的方法。

▲2.選擇“垂直并排”後，工作簿将在左右兩側并排顯示。在上一步中，選中“重新排列活動工作簿的窗口”，它将按相反的順序排列。

9、多個工作簿存儲在一起，一個文件可以全部打開。

打開多個活頁夾進行編輯時，可以使用上述“切換窗口”和“并排顯示”功能來方便文件的編輯過程。但是，每次編輯時都需要打開多個固定活頁夾。您不妨将這些鍊接的活頁夾存儲在一起，并在将來打開一個文件，您可以打開鍊接的活頁夾，節省逐個打開活頁夾的時間。

▲1.打開多個鍊接的活頁夾後，在“視圖”索引選項卡的“窗口”類别下，找到“保存工作區”選項。

▲2.在出現的存儲窗口中，選擇存儲位置并根據您的習慣創建文件名。在這裡，您會發現擴展名是“.Xlw”。

▲3、以後打開上一步保存的文件時，會發現excel圖标與過去有所不同。這是多活頁的圖标。你可以直接點擊它。

▲4、打開文件後，您會發現所有live books都打開了，可以結合切換窗口的并排顯示功能進行編輯。

10、重要工作簿的自動備份和密碼設置。

保存編輯後的工作簿時，将其另存為新文件。您可以設置自動備份，并根據需要為該工作文件添加備份文件，在同一設置菜單中，您可以設置live book的密碼，密碼分為“保護密碼”和“防寫密碼”。

▲1.保存新文件時，在出現的窗口右下角找到“工具”，并在下拉菜單中選中“常規選項”。

▲2、您可以在“常規選項”窗口中選中“創建備份”，設置“保護密碼”和“防寫密碼”。

11.識别Excel單元格中的常見錯誤消息。

合并到excel工作簿中的單元是工作表。工作表中的單位是單元格，它是數字、單詞、公式、函數等的輸入。數據在單元格中有意義。我相信很多人都在手機中遇到過錯誤信息的圖片。仔細準備好工作表的内容後，單元格的預期結果是一堆英文錯誤消息，您可以立即判斷出哪裡出錯了。然而，事實上，這些錯誤消息是有意義的。記住将出現的幾個錯誤消息，我相信它可以快速解決工作表中的錯誤内容。

12.在手機中輸入電話号碼。

當單元格中輸入的數字以“0”開頭時，按enter鍵後，0将自動消失，并自動判斷為以前配置的格式。一個常見的例子是輸入電話号碼。手機以0開頭。為了能夠在手機中留下完整的電話号碼，讓手機将其識别為文本類型。在輸入0之前，忘記添加“'”符号，例如“'0912123113”。

▲1.要在手機中輸入電話号碼，請在輸入0之前忘記添加“'”符号，例如“'0912123113”。

▲2、在單元格左上角可以看到一個綠色的小箭頭。單擊單元格，将出現警告。您可以選擇“error”以保持工作表的新鮮。

13.在單元格中輸入分數以轉換小數點顯示。

如果要在單元格中輸入分數，直接關聯是使用“/”表示分數。實際輸入後，發現分數自動成為日期。輸入分數數據時，分數前是否有整數，中間應加一個空白鍵，分數前不存在整數。例如，1/6的輸入為“0”+“空白鍵+“1/6”，用鼠标快速指向分數兩次，将其轉換為小數點格式。

▲1.要在單元格中輸入分數，請使用空白鍵分隔整數分數。例如，1/6的輸入側為“0”+“空白鍵”+“1/6”。

▲2、用鼠标點擊分數兩次，分數将自動轉換為小數點格式顯示。

14、單元格數據拆分多個單元格。

如果希望将一個單元格中的數據劃分為多個單元格，大多數人可能會選擇複制、粘貼、删除。在單元格之間重複上述操作很麻煩。其次，這需要很多時間。事實上，通過Excel内置的“數據分析”功能，可以根據需要快速将單元格中的數據劃分為單元格。

▲1、選擇要拆分的單元格，在“數據”索引選項卡的“數據工具”類别下，找到“數據分析”。

▲2.在出現的設置窗口中，選擇“固定寬度”選項并單擊“下一步”。

▲3、在“預覽列結果”下，點擊鼠标點擊箭頭，拉出要拆分的位置，不限于兩列。

▲4.選擇上一步後，返回工作表時，您會發現單元格被剪切成多列。

15、在單個單元格中手動換行。

當工作表的列寬固定時，輸入長數據内容以換行。您可以檢查自動換行功能，寬度将自動切換到多行。有時，當自動換行的位置不合适時，您可以自己手動換行。您可以使用ALT鍵和“enter”鍵來完成操作。操作非常簡單。

▲1.将鼠标指向要分支的單元格數據，然後按“ALT”鍵和“enter”鍵。

▲2、單元格中的數據将自動換行。在一個單元格中拆分多行沒有問題。

16、使用智能标簽更改單元格連續大小。

在單元格中，如果輸入數據是規則的文字和數字，可以通過拖動鼠标快速完成大量公差為1的等時序列，也可以指定公差級别的值。Excel中内置的這個實用功能也可以稱為“填充”，這使表格更容易制作。然而，該填充函數不提供相等的差值。使用“智能标簽”可以改變數據的填充規則。

▲1、具有填充單元格的功能，它會自動以1的等差增加，最後一個單元格旁邊會出現“智能标簽”圖标。

▲2.在“智能标簽”菜單中，選擇“複制單元格”，單元格的數據将從相等值更改為第一個單元格的内容。

17、自動删除工作表中的重複數據。

Excel生成的數據表将重複鍵入數據。當表格中的數據日益增加時，在龐大的表格中不容易找到重複項，需要對表格進行計算，如彙總、平均、累加等，重複的數據會影響計算結果的正确性，Excel内置了“删除重複項”功能，表格中的重複數據會自動删除，以保持表格的積極确定。但是，在“删除重複項”功能中，您可以使用“設置格式條件”在龐大的表中查找“重複值”，然後進一步選擇要删除的重複項。

▲1、選擇比較字段，在“使用”索引選項卡項中找到“設置格式條件”，在“醒目提示單元格規範”中選擇“重複值”。

▲2.在出現的窗口中，選擇“repeat”（重複）以指定過濾以複制值的顯示顔色。

▲3.返回工作表時，您會發現找到的單元格已标記。

▲4.在“數據”索引選項卡下的“數據工具”中，單擊“删除重複項”項。

▲5.在出現的窗口中，檢查要删除的數據字段，然後按“OK”。此示例為成員編号和成員名稱。

▲6、彈出提示窗口，告知删除數據數和保留數據數。按OK完成。

18、打印時隐藏注釋錯誤消息。

打印工作表内容時，如果發現單元格中存在注釋錯誤消息，往往會影響表單的可信度和美觀性。打印前進入“布局設置”，并對暫時無法解決的錯誤消息進行注釋。選擇他的方式來呈現它們，這樣打印出來的形式就新鮮了。

▲1.在“布局設置”窗口中，為“注釋”選擇“無”，并為“單元格錯誤”設置“空白”。

▲2.返回工作表，您會發現原始錯誤單元格的位置為空。