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辦公小技巧:就地取材 在Word中将普通文本變為方格作文

語文老師經常會選擇網上一些優秀的作文打印出來供學生參考,不過網上下載的文章大多使用常規的Word樣式,這種排版方式打印出來不僅閱讀效果較差,也不便于學生統計字數。我們可以在Word中将普通的排版樣式轉換為作文簿的方格樣式,查看起來非常直觀。

要實現類似于作文簿的方格樣式(每個格子為一個字符,包括标點符号),我們可以在原始文章中的每個字符後添加一個分隔符(如制表符),這個借助“查找和替換”功能就可以實現。

點擊“開始→替換”,在打開的窗口中定位到“查找内容”,展開下方的“更多”選項,點擊“特殊格式→任意字符”(即查找文中的所有字符,包含标點符号)。接着定位到“替換為”,同上點擊“特殊格式→查找内容”,再次點擊“特殊格式→制表符”(即将查找到的任意字符使用“查找内容+制表符”替換),最後點擊“全部替換”即可(圖1)。

圖1 查找和替換

完成替換後它會在文章中的每個字符後添加上一個制表符,不過這樣在每一個段落之前也隻有一個制表符,仍然不符合段落開頭“空兩個格”的習慣。同上操作,繼續在“查找内容”中輸入“^p”,“替換為”中輸入“^p^t”,即可在每個段落前再增加一個制表符,從而在每段文字前添加兩個空格。

現在選中一個滿行的字符行并在下方查看其字數,比如筆者這裡顯示19個,即表示一行最多能顯示19個字符(隻能插入19列表格)。選擇全文,打開“将文字轉換成表格”窗口,“列數”設為“19”,“文字分隔位置”選擇“制表符”,最後點擊“确定”按鈕(圖2)。

圖2 插入表格

這樣所有的字符都會自動地插入到每一個單元格中且每段的開頭都空兩個格。為了獲得更好的顯示效果,我們還可以調整單元格的列寬、行高等參數。另外也可以在每頁的最下方插入字數說明,如20×19(表示每頁為20行×19列,總計380個字符),便于查看和統計文章的字數(圖3)。如果不想打印,而是需要在Word中直接查看,還應設置為不顯示段落标記。

圖3 最終效果

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