說到「宏」,使用 Excel 有一段時間的人,估計至少聽說過幾次。我們對「宏」的了解包括提高效率、批量操作、無需編程基礎等等。那麼,「宏」是否能提高工作效率、是否容易掌握,接下來我們一探究竟。
什麼是 Excel 宏?簡單來說,Excel 宏指的是,使用 Excel 内置的編程語言 VBA (Visual Basic for Applications)寫的,能在 Excel 環境裡運行的一系列操作指令。我們在 Excel 裡手動進行的幾乎所有操作,宏(VBA)也都可以操作。在這裡,什麼是 VBA,這篇文章暫不做介紹,簡單可以認為宏就是 VBA。
這裡我們可能疑惑,我自己可以進行的操作,為什麼還需要宏呢?因為,宏具有兩個誘人的特性:
1. 宏可以幫你自動完成重複、批量的任務。
2. 錄制宏不需要其他技術,你隻需把任務「演示」給 Excel 即可。
為什麼要用宏?想象你平時在洗衣服前的準備工作:
①找出髒衣物;
②分類;
③給洗衣機注水;
④倒洗衣液;
⑤放入衣服。
如果你每周洗一次衣服,一年就需要重複以上步驟53次。那麼我告訴你,有一個機器人,你隻需給他演示一次準備工作,它就能記住所有步驟,并每次幫你在極短的時間内完成,你想不想用這個機器人呢?
如果我們把 Excel 中數據處理比作是洗衣服,那麼準備數據就是洗衣服前煩瑣的準備工作。現實中,準備數據往往會占用我們大量的時間,如果這部分時間能減少,我們的工作效率也會相應的提高。
宏,就是一個自動化完成重複工作的工具。而且,隻要會用 Excel,就可以學會錄制并使用宏,提高工作效率。接下來,一步一步教你如何錄制一個簡單的宏,并運行它。
開啟「開發工具」錄制和管理宏,需要使用「開發工具」選項卡。默認情況下,Excel 不顯示此選項卡,需要自定義開啟。
開啟步驟如下:
第一步:在功能區任意一區域點擊右鍵,彈出的菜單中選擇「自定義功能區」。
第二步:在右側選項卡列表中,找到「開發工具」并勾選。
第三步:點擊确定,這時在功能區可以看到「開發工具」了。
設置宏安全性接下來是設置宏安全性。默認情況下,為防止來源不明的工作簿自帶宏自動運行,Excel 會禁用宏的運行。
為了運行自己錄制的宏,按如下步驟設置宏安全性。先點擊開發工具選項卡裡,「宏安全性」命令。在彈出的設置菜單中,按如下方式設置。
工作簿設置正确的文件類型
Excel 2007 及以後的版本中,工作簿中想要保存和運行宏,必須将其另存為「啟用宏的工作簿」文件類型。
按一下步驟另存為啟用宏的工作簿:點擊「文件」命令,菜單中選擇「另存為」,在彈出的另存為菜單中,保存類型列表中選擇「Excel 啟用宏的工作簿」,點擊保存。
錄制你的第一個宏
前期工作已經完成,接下來可以錄制你的第一個宏了。這裡說明一下,同一個電腦,開啟開發工具和設置宏安全性隻需一次設置,以後無需再重新設置了。
接下來一步一步,我們錄制一個規範日期格式的宏,即,将「2018.1.1」格式日期,使用Excel 替換功能,轉換成「2018-1-1」标準格式日期。
第一步:在開發工具選項卡→代碼命令組中,點擊「使用相對引用」。
第二步:接上一步,先選中數據區域,再點擊「錄制宏」按鈕。
第三步:在彈出的對話框中,輸入宏名,指定快捷鍵,選擇保存在「當前工作簿」,填寫說明。點擊「确定」開始錄制。快捷鍵我們設置為「Ctrl Shift Q」。
第四步:這一步我們按正常操作,使用替換功能,将「.」替換為「-」。注意,這個步驟,不要使用鼠标重新選擇數據區域。
第五步:點擊功能區「停止錄制」按鈕,停止錄制。到這一步,就完成了錄制。
運行錄制的宏上一步中,我們給宏「規範日期」設置了「Ctrl Shift Q」快捷鍵。現在,選中你要轉換的區域,按對應快捷鍵即可。對,就是這麼簡單。
管理已錄制的宏對已經錄制的宏,使用宏管理菜單,對其進行編輯、删除、執行等操作。點擊開發工具選項卡→宏命令,即可打開宏管理菜單。
總結今天這篇文章,先簡單介紹了Excel 中宏的概念。宏具有兩個特性,一個是自動批量執行重複操作;一個是,操作簡單,容易學會。如果你不想學習背後的 VBA 知識,也可以正常使用宏,提高你的工作效率。
然後,介紹了錄制宏前的準備工作:開啟開發工具選項卡,設置宏安全性,設置合适的文件類型。最後,一步一步演示了錄制宏的基本操作,成功錄制了「規範日期」宏。
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