金蝶财務軟件操作流程和使用技巧

　　金蝶财務軟件操作流程

　　一、新建賬套

　　在系統登錄處直接單擊“新建”，輸入文件名，保存(在系統登錄處新建賬套必須在沒有選中賬套的前提下，如已選中賬套可進去後點文件上面的新建賬套)。下一步輸入賬套名稱，此處名稱一定為單位全稱，它将出現在所有的打印輸出資料中。選擇行業後雙擊或單擊“詳細資料”，可以查看所選行業的預設科目表。科目級别最長為6級，最多為15位。建議采用“自然月份”和“會計年度由1月1日開始”，選擇賬套的啟用期間，表示從某月開始進行電腦賬務處理。完成，進入初始化。

　　二、初始化設置

　　1、币别：增加，輸入代碼和名稱，在啟用賬套當月輸入期初彙率，如：USD 美元 7.2 HKD 港元 0.98

　　2、會計科目：在此可添加、修改和删除科目。有外币核算的科目可選擇“核算單一外币”或“核算所有币别”，勾選“期末調彙”。有往來業務核算的科目可設置“單一或多核算項目”，勾選“往來業務核算”。存貨類科目可勾選“數量金額輔助核算”，輸入計量單位。

　　3、核算項目：在此增加往來單位、部門和職員的資料。

　　在“往來單位”頁輸入往單位代碼和名稱。

　　在“部門”頁，逐個輸入部門代碼和名稱。

　　在“職員”頁，注意增加新的職員類别，如果類别為“不參與工資核算”，則以後在進行工資費用核算時此職員的工資将不予出現。

　　注：已離職人員選擇“不參與工資核算”

　　4、初始數據：

　　白色區域直接錄入。黃色區域隻要錄入其下級科目的數據即可。

　　如果是年初(1月)建賬，隻需錄入期初餘額。年中建賬(2-12月)，則必需錄入期初餘額、累計借方、累計貸方、累計損益實際發生額4項。

　　分币種數據錄入：在初始數據輸入窗口中左上角的下拉框可選擇不同的币種進行錄入，如選擇“美元”，則可輸入設了美元核算的科目，選擇“數量”可輸入設了數量金額輔助核算的科目。選擇“綜合本位币”可對輸入的所有币種金額進行彙總計算。

　　注：“綜合本位币”窗口隻能看不能進行修改。

　　初始往來業務資料錄入：

　　雙擊“應收賬款”等設有往來核算的會計科目區域，增加，輸入往來業務編号，同一筆經濟業務隻有一個編号，編号最長20個字符。選擇發生日期，輸入摘要，借方或貸方發生額，選擇核算項目代碼，增加。注意：隻有相同業務編号的金額可以進行計算。

　　固定資産在窗口左上角下拉框中選擇固定資産模塊進入，然後點新增，增加固定資産卡片。

　　試算平衡：全部數據輸入完畢，試算平衡。平衡以後，可以啟用賬套。

　　5、啟用賬套：

　　賬套一旦啟用，就意味着關閉初始化界面，所有初始化資料都不能修改。單擊“啟用賬套”，根據系統提示一步步進行。注意備份路徑。

　　賬套的恢複：

　　如果系統遭受破壞，或初始化有誤，可以利用備份文件進行恢複，文件——恢複，找到備份文件，打開，在“恢複為”窗口，輸入文件名，保存。然後單擊“打開賬套”，找到剛剛恢複的賬套文件，打開即可修改。

　　萬一備份文件找不到，可新建一個賬套，文件——引入——初始數據，找到源賬套，即可将所有初始化資料全部引入。

　　三、操作流程

　　憑證輸入——審核——過賬

　　1、憑證輸入：常用功能鍵：F7=獲取，可獲取常用摘要和科目代碼、核算項目和業務編号，敲鍵盤上的小數點兩下，自動攜帶上一條摘要。敲兩下反斜杠，自動攜帶第一條摘要。可以利用摘要庫輸入常用摘要，用的時候直接調用。空格鍵可進行借貸方餘額切換。自動找平：CTRL+F7，負數：輸入數字後按一下減号鍵。F5新增一張憑證，F8自動保存， F11調出金蝶計算器，F12輸入計算值。

　　銀行存款類科目需要填寫結算方式，結算号，結算日期。應收賬款類設了“往來業務核算”的科目必須輸入往來單位和業務編号。原材料等設了數量金額輔助核算的科目隻要輸入數量和單價，金額自動計算。外币科目輸入原币，本位币自動折算。

　　涉及到退貨憑證，建議采用“科目相同，紅字相沖”的方式輸入憑證，以便于出報表時從賬上取數。

　　在會計分錄序時簿裡，删除最後一筆憑證，可以馬上删除。如果是删除中間任意一筆憑證，隻是打上“作廢”标記，再單擊一次删除，才能徹底删除。在“作廢”之後可以“恢複”。

　　2、憑證審核：憑證制單與審核不能為同一人，必須增加一個具有審核功能的操作員

　　單張審核：直接單擊憑證工具欄上的“審核”鍵，再單擊一次即可取消。

　　成批審核：在“憑證過濾”窗口設定範圍，定義會計期間，選擇“全部”或“未審核”憑證，确定。單擊“編輯/成批審核”或工具欄上的“批審”按鈕，提示是否成批審核?是。

　　反審核：先換上審核人，選擇“成批審核”，單擊“編輯/成批銷章”，可成批反審核，如果隻要單張取消，首先選中憑證上的任一分錄，單擊工具欄上“審核”，打開憑證後，再單擊憑證上方的“審核”鍵，即可單張取消審核。

　　3、憑證過帳：根據系統提示逐步進行。也可以部分過帳，在“憑證過濾”窗口選擇憑證範圍即可。反過帳：CTRL+F11，也可以部分反過帳，隻有系統管理員才有反過帳的權限。

　　4、增加操作員：

　　系統維護——用戶管理，在“用戶設置”下“新增”，選擇用戶組，輸入操作員名字和安全碼(5-16個字符)，确定，授權，在“權限分配”窗口設置相應的權限，權限範圍根據實際選擇“所有用戶”或“本組用戶”，授權，提示授權成功。

　　注意：安全碼不同于密碼，也可在此窗口增加新的用戶組。

　　更換操作員：文件——更換操作員，在下拉框裡選擇自己名字，直接更換。或者直接右單擊右下方操作員處，也可直接更換操作員。密碼在系統維護——修改密碼設置，原密碼為空。

　　5、模式憑證的運用：

　　在“模式憑證”窗口新增，輸入名稱，選擇或增加類别，選擇憑證字。勾選“常用模式憑證”，輸入摘要，獲取借貸方科目代碼，保存。

　　也可在輸入憑證時，在憑證保存前先保存為模式憑證，單擊“編輯/保存為模式憑證”，再保存該張憑證。下次再做相同内容的憑證時，在憑證輸入界面單擊“編輯/調入模式憑證”。

　　四、固定資産

　　1、增加固定資産：類似于初始化的固定資産卡片輸入。

　　輸入固定資産代碼和名稱，入賬日期和增加方式，選擇使用部門及折舊費用科目和減值準備對方科目等，錄入完畢，單擊“記帳憑證”，系統給了一張不完整的記帳憑證，補全憑證後保存，回到卡片确定。系統自動生成的憑證不允許修改，隻能修改卡片。

　　2、減少固定資産：

　　單擊“減少”，獲取代碼，選擇減少日期和減少方式，單擊“記帳憑證”，補全憑證後保存，回到卡片确定。減少的固定資産首先納入“固定資産清理"科目，在收到相關收入和付出費用之後，“固定資産清理”沒有餘額。

　　3、其他變動：

　　不增不減，信息發生變動，如果原值或折舊沒變動，不需要調整憑證。

　　進入其他變動，選擇固定資産，前面三項隻能查看不能修改，後面增加了三項内容，可在變動信息框進行修改

　　如果原值或折舊發生變動，隻需輸入調整的原值或折舊數額。

　　4、工作量錄入：在本月以前錄入的以工作量法提折舊的固定資産，需要錄入本月工作量。本月增加的到下月輸入工作量。直接輸入即可。

　　5、計提折舊：根據提示一步步前進，自動生成憑證。

　　6、變動資料查詢：當本月變動資料過帳後，就隻能通過本窗口查詢。

　　五、工資模塊

　　1、設置工資項目：新增工資項目，選擇職員姓名、部門、職員類别等，增加基本工資、加班時間、加班工資、崗位津貼、獎金、應發工資、扣款、實發工資等，選擇數值型。

　　2、計算方法：(工資項目雙擊，運算符單擊)

　　加班工資=加班時間*5

　　應發工資=基本工資+加班工資+崗位津貼+獎金

　　各公式已在資料上面注明，這裡就不再重複

　　3、數據輸入：在已輸入職員資料的前提下，輸入白色方格的數字，黃色為設了公式的單元格，由系統計算。

　　4、工資費用分配：根據提示前進，在“工資分配向導”窗口選擇職員類别，選擇工資項目，再選擇費用科目代碼和應付工資代碼。每個職員類别都要逐一設置，如管理人員、銷售人員等。

　　完成後，系統自動生成一張憑證。

　　5、銀行代發工資文本文件：必須先将銀行賬号設為工資項目!

　　名稱 類型 長度 小數 項目或常數

　　職員姓名 文本 8 職員姓名

　　工資金額 數字 14 2 實發工資

　　銀行賬号 文本 14 銀行帳号

　　确定。出現銀行代發工資文件，勾選“含無帳号職員”。

　　文件——導出，選擇引出類型，确認。選擇保存路徑，輸入文件名，保存，再次确認。

　　六、往來模塊

　　勾選了“往來業務核算”的科目才可使用。

　　1、核銷往來業務：選擇會計科目和項目代碼，一次隻能選擇一個往來單位，确定。使用“自動核銷”可把同一業務編号餘額為零以前的所有業務資料核銷掉。反核銷或手工核銷使用雙擊所選記錄，手工核銷時系統不自動檢驗數字是否正确。在核銷窗口，選擇項目代碼可以過濾到别的往來單位，但應同屬于一個會計科目。

　　2、往來對帳單：通過對帳單可反映出每一業務編号往來業務的餘額狀況。

　　3、帳齡分析：天數可自定義，選擇會計科目後，系統自動生成相應賬齡分析表。

　　七、出納系統

　　1、定義出納系統起始期間：可以和賬務系統啟用期間不一緻，但最好是同步。啟用期間在“賬套維護/賬套選項/稅務、銀行”中設置。如果選擇不需和銀行對賬，則在做憑證時不需錄入結算方式、結算号等。

　　2、現金餘額初始錄入：錄入期初餘額即可。

　　3、銀行存款初始餘額設置：分别輸入銀行存款日記賬和銀行對賬單的啟用餘額。注：銀行存款日記賬餘額和銀行對賬單餘額相等。

　　特别注意：銀行收支款項的方向與企業剛好相反。

　　4、現金日記賬：三種方式可以使用。

　　1)直接新增：直接錄入借方或貸方金額，可以選擇經手人和摘要，沒選也可以保存。2)從賬務引入數據：在已知憑證字、憑證号和分錄号的前提下才可使用。使用此功能之前，在“維護/賬套選項/高級/出納”中必須做相關設置，即勾選相應功能。回到“現金日記賬”窗口中，勾選“編輯/編輯時自動從賬務引入數據”，激活此功能才可使用。單擊新增，在彈出的“現金日記賬”卡片上選擇憑證字、号，和分錄号，金額和摘要等自動帶入。分錄号由0開始。3)從憑證引入現金日記賬：和第二點相同，先做好相關設置才可使用。在“現金日記賬”窗口單擊“文件/從憑證引入現金日記賬”，在彈出的“憑證過濾”窗口設置條件，确定從哪些憑證引入數據，确定。系統提示引入數據。

　　5、現金盤點與對帳：錄入現金實盤數。

　　6、銀行對帳單：根據銀行提供的對帳單逐筆新增錄入。

　　7、銀行存款對帳：輸入本次對帳日期，确定。

　　自動對帳：設置相應條件，确定。系統默認的條件“借貸方向相反，金額相等”是最基本的條件，不得操作。其他的根據實際自行選擇。

　　手工對帳：直接在對帳單和日記賬雙方雙擊某條對應記錄，對上的以“**”顯示，針對“一對多”的情況。由于系統不對手工對帳進行數據校驗，因此核對要仔細。

　　取消對賬：取消單筆記錄，隻需同時在對帳單和日記賬雙方雙擊。若要一次性取消某次對帳的結果，首先勾選“包括已勾對記錄”，單擊“取消對帳”，确定取消日期，确定。

　　8、銀行存款餘額調節表：根據對帳後的未達賬項自動生成。調節後的餘額應相等。

　　出納軋賬：

　　可在任意期間多次軋帳，但必須至少有一次是在該期的最後一天進行。軋帳後，軋帳日期前的記錄不得增删改。

　　反軋帳：CTRL+F9

　　八、期末處理

　　1、自動轉帳：設置一些每月要結轉性質的憑證，憑證每月數額可能不一樣，但取數公式或來源必須一緻。如：将制造費用轉入生成成本。

　　自動轉帳：增加，輸入憑證名稱和摘要，如：将制造費用轉入生産成本，獲取生産成本科目代碼，選擇借貸方向為借，轉帳方式：轉入;接着再獲取制造費用各明細科目代碼，有幾個獲取幾個，選擇借貸方向為貸，轉賬方式：按公式轉出餘額或者發生額，包含未過賬憑證，設置好後存盤，每個月做憑證時選中後點生成憑證，憑證自動生成。

　　2、期末調彙：調整數=原币金額*彙率-原折合人民币金額餘額

　　在有外币業務，并且所有憑證都已過帳的前提下使用，輸入期末彙率，獲取彙兌損益科目代碼：财務費用，完成。隻能選擇“付”款憑證或“記”字憑證。

　　3、結轉損益：月末所有憑證都過帳後，結轉損益，系統自動生成憑證，所有損益類科目的餘額轉入本年利潤科目，月末無餘額。

　　4、報表：

　　(1)資産負債表：雙擊打開，點擊“重算”，檢查數字是否平衡。

　　如要修改公式首先選中單元格，單擊“向導”，清除公式，在賬上取數處選科目代碼和取數類型，填入公式确定。

　　(2)利潤表：系統同樣自動生成，打開後點“重算”。

　　(3)報表及憑證的打印

　　報表打印設置在報表頁菜單欄“屬性”——“報表屬性”設置。

　　憑證打印首先進入憑證查詢裡面的會計分錄序時薄，點“文件”下面“打印憑證”，如需要設置在點開打印憑證時有一個“打印設置”，點開後可以設置憑證打印方法。

　　期末結賬：可以先結賬再出報表，也可以先出報表再結賬，如果先結賬的在出報表時“報表期間”必須是“上月”。

　　年度結賬：如果當前是12月，則在結賬時屬于年度結賬。在年結時，系統強制用戶做好備份，因為在年結過程中，系統将把所有的憑證及業務資料全部删除，隻将有關賬務數據的發生額結入到下一年。年結結到下一年後是無法反結賬的，隻能使用備份賬套進行恢複回到上一年12月。